Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar De raad van de gemeente Alkmaar Gehoord het advies van de commissie Bestuur en Middelen d.d. 20 augustus 2026. Gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en artikel 149 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de hierna volgende gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar Inleiding: Goed bestuur is een open, integer en betrouwbaar bestuur. Om die openheid en transparantie te bieden, publiceert de gemeente de vergaderstukken en besluiten van de gemeenteraad inclusief de achterliggende stukken op de gemeentelijke website via het raadsinformatiesysteem (RIS). Aan die online openheid wordt door de wetgeving ook grenzen gesteld, zeker als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens1 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG). Om goed om te gaan met de bescherming van persoonsgegevens is een gedragscode opgesteld. Het rechtskarakter van de gedragscode is een interne regeling, als nadere invulling en concretisering van de wettelijke regels. Zij vormt een beoordelingskader en leidraad bij twijfel, vragen en discussies. Doel van deze gedragscode is om openbaarheid te combineren met een zorgvuldige bescherming van persoonsgegevens. Bij iedere publicatie of verspreiding van informatie waarin naar natuurlijke personen wordt verwezen, wordt vooraf beoordeeld welke gevolgen dit voor de betrokkenen kan hebben. Daarbij worden de waarborgen uit de volgende artikelen toegepast. Deze gedragscode is een uitwerking van de privacyverklaring van de gemeente Alkmaar. De gedragsregels in de gedragscode zijn van toepassing op het werken met persoonsgegevens binnen het kader van het raadsinformatiesysteem (RIS) zoals is te vinden op de gemeentelijke website. Openbaar en bescherming persoonsgegevens “Openbaar, tenzij…”, dat is het uitgangspunt dat geldt binnen een zoveel mogelijk transparante organisatie als de gemeentelijke overheid. Daarom worden er op grond van de Gemeentewet en de Wet open overheid strikte voorwaarden gesteld aan het geheim houden van bestuurlijke stukken. Anderzijds dient de privacy van individuele personen te worden beschermd op grond van de AVG. Ook daarvoor moet aandacht zijn bij het opstellen en publiceren van stukken. Zeker als persoonsgegevens op internet (www.Alkmaar.nl) worden gepubliceerd gelden er striktere zorgvuldigheidsnormen waaraan de gemeente moet voldoen. In deze gedragscode wordt beschreven hoe de gemeenteraad en de griffie van de gemeente Alkmaar om moet gaan met de publicatie van persoonsgegevens in het geval van openbare stukken. Voor geheimhouding geldt een ander regime. Daarvoor geldt de notitie geheimhouding en beslotenheid van de gemeente Alkmaar. Artikel 1 Definitie a.Publicatie Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar, bereikbaar via het webadres https://alkmaar.raadsinformatie.nl, alsmede het via andere kanalen verspreiden of ter beschikking stellen van informatie, bijvoorbeeld per e-mail. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk. Een geplaatst stuk kan na plaatsing uitsluitend inhoudelijk worden aangepast om onbedoeld gepubliceerde persoonsgegevens te verwijderen of af te schermen dan wel om evidente fouten te herstellen. De wijziging en de reden daarvoor worden geregistreerd. Raads- en commissieleden worden over de wijziging geïnformeerd. Deze gedragscode is niet van toepassing op het intern publiceren van informatie ten behoeve van het functioneren van de gemeentelijke bestuursorganen, door deze bestuursorganen ingestelde commissies en de ambtelijke organisatie, waaronder de griffie. Hiervoor geldt dat informatieprocessen en -systemen e.d. zodanig ingericht moeten zijn dat de informatie alleen beschikbaar is voor hen, die hierover functioneel dienen te beschikken. b.Raadsinformatiesysteem (RIS) De digitale vergaderapplicatie waarmee informatie van de raad toegankelijk wordt gemaakt. Het raadsinformatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het openbare gedeelte is door een ieder via de website van de gemeente toegankelijk. Het besloten deel, of delen daarvan, is alleen toegankelijk voor raadsleden, commissieleden, burgemeester, wethouders en daartoe geautoriseerde medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie. Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt in beginsel altijd gehonoreerd. Artikel 3 Gedragscode publicatie raadsvoorstellen, bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten alsmede brieven van het college, burgemeester of wethouder aan de gemeenteraad Deze gedragsregel ziet op de publicatie van door het college of burgemeester aangeboden raadsvoorstellen (inclusief bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten (hierna gezamenlijk te noemen: raadsvoorstellen)) en door het college, burgemeester of wethouder aangeboden brieven (inclusief bijbehorende bijlagen). a. Anonimiseren Voor de publicatie van persoonsgegevens die volgen uit de publicatie van raadsvoorstellen en brieven geldt het algemene uitgangspunt dat alle gegevens die een natuurlijke persoon, natuurlijke persoon bij een rechtspersoon of samenwerkingsverband direct identificeren, geanonimiseerd moeten worden. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens van personen in dienst van een rechtspersoon of bestuursorgaan. De gegevens van natuurlijke personen die professioneel bij de procedure zijn betrokken, worden niet geanonimiseerd (bijvoorbeeld een gemachtigde). Ook worden de gegevens van rechtspersonen en bestuursorganen niet geanonimiseerd. b. Werkwijze anonimiseren •Bij raadsvoorstellen worden de beslispunten zo mogelijk, als de naam niet relevant is, zonder een naam te noemen geformuleerd, als dat niet kan, wordt geanonimiseerd door bijvoorbeeld “betrokkene, belanghebbende of bezwaarmaker”” te vermelden. •Anonimiseren heeft betrekking op geslacht, naam, (mail)adres en woonplaats (NAW-gegevens), als de naam van de persoon bepalend is voor de besluitvorming, bijvoorbeeld bij een aanwijzingsbesluit of een benoemingsbesluit, wordt de naam voluit vermelden. •De inhoud van raadsvoorstellen en brieven wordt geanonimiseerd. Artikel 4 gedragscode publicatie bijzondere categorieën Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. In het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, emailadres en nevenfunctie. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie publiceren, zoals adres en telefoonnummer. De publicatie van deze gegevens vindt plaats in samenspraak met de desbetreffende ambtsdrager. b. Persoonsgegevens van ambtenaren Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Alkmaar of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – geldt dat in de raadsvoorstellen en brieven, afkomstig van het college, en die in het raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden worden opgenomen tenzij vermelding van die gegevens noodzakelijk is voor het begrip van het onderwerp. In dat geval is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. c. Persoonsgegevens van personen, bedrijven, organisaties en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden integraal in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar opgenomen.Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt in het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief of stuk integraal op de website wordt gepubliceerd, vindt publicatie plaats inclusief de persoonsgegevens van de afzender. Dit verzoek heeft geen betrekking op persoonsgegevens van andere natuurlijke personen in die brief of het stuk. Deze gegevens worden voorafgaand aan publicatie geanonimiseerd, tenzij publicatie daarvan noodzakelijk en rechtmatig is. Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken integraal gepubliceerd. Persoonsgegevens van natuurlijke personen die niet noodzakelijk zijn voor het doel van de publicatie, worden daarbij geanonimiseerd. d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of namens bedrijven, organisaties en instellingen Personen die tijdens raads- en/of commissievergaderingen en/of raadsinformatiebijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een commissie-of raadsvergadering of in een raadsinformatiebijeenkomst wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgetekend. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld. Indien een inspreker de spreektekst inlevert (op papier of digitaal), wordt dit beschouwd als een ingekomen stuk als bedoeld onder artikel 4c. De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht is terug te zien en te beluisteren via het digitale geluids- en /of audiovisuele verslag van de vergadering via het raadsinformatiesysteem of via de uitzending van de vergaderingen van de gemeenteraad op andere wijze. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, accepteren insprekers publicatie van hun bijdrage op bovengenoemde wijzen in het raadsinformatiesysteem van de gemeente Alkmaar met vermelding van hun naam. Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en brieven van het college, burgemeester of wethouder •De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in raadsvoorstellen en brieven afkomstig van het college, burgemeester of wethouder, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeschermd. Het college ziet hierop toe. Bij benoemingen en aanwijzingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen/aan te wijzen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. Indien van toepassing worden de persoonlijke gegevens opgenomen in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. •Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden als zodanig niet op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar openbaar gemaakt. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. •Burgerinitiatieven worden in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Het mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief heeft (hebben) ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeschermd. Het burgerinitiatief wordt integraal op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Ondersteuningsverklaringen worden in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem opgenomen. •Verzoeken tot het houden van een referendum in de zin van de Referendumverordening Alkmaar worden in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Het mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het verzoek heeft (hebben) ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Het verzoek tot het houden van een referendum wordt integraal op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Ondersteuningsverklaringen worden in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem opgenomen. f. Uitnodigingen voor de raad Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar openbaar gepubliceerd.Indien incidenteel wordt overgegaan tot de publicatie van activiteiten voor de raad, wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is. g. Aanwezigen raads- en commissievergaderingen Van openbare raads- en commissievergaderingen worden audiovisuele opnamen gemaakt en gepubliceerd. Bezoekers worden hierover vooraf geïnformeerd. Indien een bezoeker aangeeft niet herkenbaar in beeld te willen komen, wordt in overleg bekeken welke redelijke maatregelen mogelijk zijn. Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend. Artikel 6 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak Artikel 7 Afwijkingsbevoegdheid en onvoorziene gevallen a.Indien handelen conform de gedragscode tot gevolg heeft dat dit onevenredig is tot het gediende doel, beslist de griffier over afwijking van de gedragscode.b.In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) in voorziet, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de griffier in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met functionaris gegevensbescherming. Artikel 8 Citeertitel & Inwerkingtreding a.Deze regeling kan worden aangehaald als Gedragscode publicatie persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar. b.Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Alkmaar in zijn openbare vergadering van 27 augustus 2026. De voorzitter,mw. drs. A.M.C.G. Schouten De griffier,mw. mr. V.H. Hornstra Toelichting Artikel 4a Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen, et cetera. Ook nevenfuncties dienen wettelijk openbaar te worden gemaakt. De gedragslijn zoals beschreven onder 4a is van overeenkomstige toepassing waar het de informatie over raadsleden, commissieleden en collegeleden in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar betreft. Artikel 4b Persoonsgegevens van ambtenaren In verband met de goede bereikbaarheid zijn de contactgegevens van de griffie wel terug te vinden op de website en in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar. Artikel 4c Persoonsgegevens van personen, bedrijven, organisaties en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van inwoner, bedrijven, organisaties en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petities, burgerinitiatieven en verzoeken om een referendum aan de raad worden overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking zou betekenen dat via het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger/instelling vereist dat in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Alkmaar te zien is dat de brief bij de raad is binnengekomen. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd. Artikel 4d Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of namens bedrijven, organisaties en instellingen Personen die tijdens raads- en/of commissievergaderingen en/of raadsinformatiebijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Artikel 4e Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en brieven van college, burgemeester of wethouder De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Hierin wordt de lijn van 4c aangehouden. Op de lijst van ingekomen stukken wordt vermeld dat een bezwaarschrift is ontvangen ten aanzien van een raadsbesluit. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd. Artikel 4g Aanwezigen raads- en commissievergaderingen Omdat raads- en commissievergaderingen live worden uitgezonden, is het onontkoombaar dat aanwezigen in beeld komen. Zodra mensen herkenbaar in beeld komen, zijn het persoonsgegevens. Door plaats te nemen in de vergaderzaal geven aanwezigen aan dat zij geen bezwaar hebben tegen audiovisuele publicatie van eventuele herkenbare beelden. Bij de ingang van de vergaderzaal wordt gewezen op de opname.