Informatiebeleid Gemeente Lingewaard

Informatiebeleid Gemeente Lingewaard Leeswijzer Dit Informatiebeleid beschrijft hoe de gemeente Lingewaard omgaat met informatie als strategische hulpbron. Het plan vormt het overkoepelende kader voor alle thema’s die samen de informatievoorziening bepalen: van digitalisering tot dienstverlening, van data en archivering tot informatiebeveiliging en privacy. Het biedt richting voor keuzes, investeringen en prioriteiten in de komende jaren. Het document is opgebouwd in logische onderdelen, zodat bestuur, management, informatieprofessionals en medewerkers snel kunnen vinden wat voor hen relevant is. Type lezer Wat lezen? Waarom? Veel tijd & veel interesse Hele document, inclusief visie, pijlers en inhoudelijke hoofdstukken Geeft volledig beeld van koers, keuzes en samenhang tussen alle kaders. Weinig tijd & veel interesse Voorwoord, samenvattingen boven elk deel, visie, strategische pijlers Geeft in korte tijd inzicht in de kern en richting van het beleid. Weinig tijd & weinig interesse Voorwoord, management samenvatting, de drie strategische pijlers Binnen 10 minuten helder waarom dit beleid bestaat en wat de koers is. Voorwoord Gemeente Lingewaard wil een klantgerichte en betrouwbare dienstverlener zijn voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Goede dienstverlening vraagt om actuele, juiste en toegankelijke informatie. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen onze organisatie. Onze informatievoorziening is een goede stabiele fundering voor onze dienstverlening en daar zijn we trots op. Er is hard gewerkt aan een stabiel, betrouwbaar en veilig ICT-landschap. De kantoorautomatisering is betrouwbaar, veilig en ook uitstekend benaderbaar buiten ons gemeentehuis, we werken zoveel mogelijk digitaal en zaakgericht en ons gemeentelijk archief is daar waar dat kan digitaal. Onze dienstverlening is waar mogelijk digitaal ingericht, met blijvende aandacht voor mensgericht werken. Het is voor ons belangrijk dat onze klanten een mensgerichte service ervaren ook al zou het een volledig geautomatiseerd proces zijn. Data slim combineren geeft ons een schat aan informatie. Dat bewustzijn is steeds meer aanwezig in het DNA van onze organisatie. Vanuit deze basis bouwen we door naar een informatievoorziening die ondersteuning biedt om adequaat in te spelen op interne en externe ontwikkelingen. Nieuwe wet- en regelgeving, verdere digitalisering, data-gedreven werken en de inzet van AI stellen namelijk steeds hogere eisen aan hoe wij met informatie omgaan. Ook intern vraagt de ontwikkeling van onze dienstverlening om meer samenhang en wendbaarheid. Dit informatiebeleid geeft richting aan deze opgaven. Het maakt duidelijk welke keuzes we maken en hoe informatie bijdraagt aan het realiseren van maatschappelijke doelen en het verbeteren van onze dienstverlening. Het brengt relevante thema’s, zoals informatiebeveiliging, privacy, data, dienstverlening, digitalisering, samenwerking en cultuur, samen in één geïntegreerd kader dat richting geeft aan besluiten in bestuur en organisatie. Het informatiebeleid sluit aan op de visie op dienstverlening ‘Lingewaardige service’ en op de ambitie om informatie zo open mogelijk beschikbaar te maken, binnen de wettelijke kaders en met respect voor privacy en veiligheid. Met dit informatiebeleid zet gemeente Lingewaard de volgende stap naar een toekomstbestendige informatievoorziening. Zo kunnen we verder groeien als dienstverlener voor alle inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties van Lingewaard. Managementsamenvatting Informatie is voor de gemeente Lingewaard een strategische hulpbron. Ontwikkelingen zoals digitalisering, open overheid, datagedreven werken en de inzet van AI stellen steeds hogere eisen aan hoe wij informatie organiseren, beveiligen en benutten. Tegelijkertijd vraagt de ambitie om Lingewaardige service om een samenhangende, betrouwbare en wendbare informatievoorziening. Dit informatiebeleid biedt één integraal en organisatie breed kader voor alle keuzes rondom informatie, data, ICT en digitalisering. Wat is informatiebeleid en voor wie is het bedoeld? Het informatiebeleid beschrijft de visie, strategische uitgangspunten en sturingsprincipes voor de informatievoorziening van de gemeente Lingewaard. Het doel is om richting te geven, samenhang te creëren tussen bestaande kaders en bestuur en organisatie te ondersteunen bij weloverwogen besluitvorming. Het beleid geldt voor alle gemeentelijke informatie, alle organisatieonderdelen en de volledige informatielevenscyclus, zowel digitaal als analoog. Visie op informatie: de drie VNG-perspectieven De visie vormt het fundament van dit plan. Lingewaard sluit aan bij de drie VNG-perspectieven op informatisering: 1. Kansen benutten Informatie en technologie inzetten om maatschappelijke waarde te creëren, dienstverlening te verbeteren en besluitvorming te versterken. 2. Mogelijk maken Zorgen voor een stabiele, veilige, toegankelijke en betrouwbare informatiebasis. 3. Duiden & reflecteren Informatie gebruiken om te leren, te verbeteren en transparant verantwoording af te leggen. Strategische pijlers: hoe Lingewaard haar visie realiseert Dit deel vertaalt de visie naar drie concrete sturingsprincipes: 1. De basis moet altijd op orde zijn: veiligheid, continuïteit en beheersbaarheid zijn randvoorwaarden. Registreren aan de bron, standaardisatie en duurzaam informatiebeheer vormen de basis voor betrouwbare dienstverlening en vernieuwing. 2. Alles wat we doen moet dienstverlening verbeteren: Informatievoorziening staat in dienst van inwoners en ondernemers. Investeringen in ICT, data en digitalisering dragen aantoonbaar bij aan betere, snellere en begrijpelijkere dienstverlening, met behoud van de menselijke maat. 3. We werken als één organisatie in een netwerk van ketens: Lingewaard werkt samen binnen de organisatie en met ketenpartners, regio en landelijke voorzieningen. Landelijke standaarden zijn het uitgangspunt, tenzij gemotiveerd anders. De pijlers geven houvast bij prioritering, investeringen en besluitvorming. Slimme volger Lingewaard positioneert zich hierbij als slimme volger: gebruikmakend van beproefde standaarden en oplossingen, met ruimte voor gerichte innovatie waar dit aantoonbaar waarde toevoegt. Toepassing en sturing Het informatiebeleid fungeert als toetsingskader bij besluiten over digitalisering, systemen, data, AI en samenwerkingen. Bestuur en management gebruiken vaste bestuurlijke toetsvragen om te borgen dat initiatieven bijdragen aan dienstverlening, veiligheid, publieke waarden en toekomstbestendigheid. Toelichting, bijlagen en onderliggende kaders Waar relevant verwijst het document naar onderliggende beleidsstukken (dienstverleningsvisie, informatiebeveiligings-beleid, AI-richtlijnen, processen voor toegangsbeveiliging, dataprincipe-documenten en architectuurplaten). Deze zijn bewust niet integraal opgenomen, maar dienen als uitvoerende documenten onder dit strategisch kader. Financiële consequenties Het vaststellen van dit informatiebeleid heeft geen directe consequenties voor de begroting of (vervanging)budgetten. Dit beleid wordt vertaald naar concrete (jaar)plannen, projecten en initiatieven. De financiële consequenties daarvan landen in de bestaande financiële instrumenten uit de P&C cyclus. Conclusie Met dit informatiebeleid beschikt Lingewaard over een helder en samenhangend strategisch én toetsingskader voor een toekomst-bestendige, veilige en mensgerichte informatievoorziening die bijdraagt aan maatschappelijke doelen en betrouwbare dienstverlening. Intrekking Met de vaststelling van dit geactualiseerde beleid wordt het nog geldende informatiebeleid 2020-2024 ingetrokken. Het Informatiebeleid Gemeente Lingewaard gaat gelden vanaf de dag dat het gepubliceerd wordt via het Elektronisch Gemeenteblad. Waarom informatiebeleid Samenvatting: De omgeving verandert snel door digitalisering, open overheid, data en AI. Dit vraagt om samenhangende keuzes en een stevig strategisch kader. Dit informatiebeleid bouwt door op het fundament dat er ligt en beschrijft de visie en strategische keuzes voor informatievoorziening in de hele organisatie. Het creëert samenhang tussen alle informatie gerelateerde kaders en procedures. Het beleid geldt voor alle informatie en alle teams. Het is bedoeld voor bestuur, management, medewerkers en ketenpartners. De focus van het informatiebeleid 2020-2024 lag op het leggen van een stevig fundament, een stabiele en betrouwbare informatievoorziening. Dit informatiebeleid bouwt door op dat fundament en geeft Lingewaard richting om met ‘nieuwe’ uitdagingen om te gaan. Het is dus niet nieuw, maar een actualisatie n.a.v. technologische, organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen. Landelijke ontwikkelingen zoals digitalisering, open overheid, datagedreven werken en strengere informatiebeveiligingseisen hebben directe impact op gemeentelijke informatievoorziening. Lokale accenten, zoals de ambitie om ‘Lingewaardige service’ te bieden en de samenwerking met regionale partners, versterken deze ontwikkeling. Deze context vraagt om samenhangende, organisatie brede keuzes voor informatie. Doel van het informatiebeleid Het informatiebeleid beschrijft de visie, kaders en strategische keuzes op gebied van informatie van de gemeente Lingewaard. Het beleid is bedoeld om samenhang te creëren tussen alle informatie gerelateerde kaders. Toepassing van het informatiebeleid als een toetsingskader stelt bestuur en organisatie in staat om goed afgewogen beslissingen te nemen over informatievoorziening, data, ICT en digitalisering. Scope Dit beleid geldt voor alle gemeentelijke informatie en alle organisatieonderdelen. Het omvat digitale en analoge informatie, basisregistraties, zaak- en procesgegevens, managementinformatie en data die wordt gebruikt voor analyses en AI-toepassingen. Het beleid is bedoeld voor bestuur, directie, management, informatieprofessionals, alle medewerkers en ketenpartners. Voor ieder van deze groepen dient het als richtinggevend kader voor hoe met gemeentelijke informatie wordt omgegaan. Positie ten opzichte van andere kaders Het Informatiebeleid vormt het overkoepelende strategische kader. Onder dit beleid hangen onder meer het informatiebeveiligingsbeleid, privacybeleid, AI-richtlijnen, encryptiebeleid, dataclassificatie, toegangsbeveiliging, procesprocedures en de dienstverleningsvisie. Dit plan neemt de inhoud niet over maar verwijst ernaar en plaatst deze documenten in samenhang. Visie op gemeentelijke informatie Samenvatting: Lingewaard werkt vanuit drie VNG-hoofdperspectieven: kansen benutten, mogelijk maken, en duiden & reflecteren. Deze visie benadrukt dat informatie zowel waarde creëert als veiligheid, betrouwbaarheid en kwaliteit moet waarborgen. Het hoofdstuk beschrijft hoe de gemeente data, technologie en verantwoording inzet om dienstverlening en besluitvorming te verbeteren. Hierbij hanteert Lingewaard het uitgangspunt van ‘slimme volger’. Voor de gemeente Lingewaard is informatie meer dan een hulpmiddel: het is een strategische krachtbron. Informatie stelt medewerkers in staat om hun werk goed te doen, ondersteunt bestuur en management in het nemen van afgewogen besluiten, en maakt het mogelijk om inwoners en ondernemers betrouwbaar en toegankelijk van dienst te zijn. Slimme volger met ruimte voor innovatie Een belangrijk uitgangspunt voor de inrichting van de gemeentelijke informatie in Lingewaard is dat van ‘slimme volger’. Dat wil zeggen dat we niet alles zelf uitvinden, uitdenken of als eerste aan de slag gaan met bijvoorbeeld nieuwe technologie. Een slimme volger maakt gebruik van beproefde technologie, concepten, software en processen die zijn bedacht of gemaakt door andere gemeenten of de VNG (Common Ground). Een slimme volger betekent overigens niet dat we nooit voorop lopen. De gemeente Lingewaard doet wel selectief mee aan innovatieve initiatieven vanuit samenwerkingen of de VNG. En houdt ruimte om met beproefde technologie of op basis van standaarden tot ‘Lingewaardse-oplossingen’ te komen. Denk hierbij aan burgerparticipatie, de informatiewinkel en dienstverlening aan inwoners en bedrijven. In lijn met de landelijke ontwikkelingen en de VNG-visie op informatisering werkt Lingewaard vanuit drie centrale perspectieven op informatie: 1. Kansen benutten – waarde creëren met data, digitalisering en nieuwe technologie. 2. Mogelijk maken – zorgen voor een stabiele, veilige, toegankelijke en verantwoorde informatievoorziening. 3. Duiden & reflecteren – informatie gebruiken om te leren, te verbeteren en verantwoording af te leggen. Deze drie perspectieven geven richting aan de keuzes en prioriteiten van Lingewaard voor de komende jaren, we leggen uit wat dit betekent voor Lingewaard. Kansen benutten - waarde creëren met data, digitalisering en nieuwe technologie Lingewaard wil de maatschappelijke en organisatorische kansen van informatie maximaal benutten. De gemeente ziet informatie als grondstof voor betere keuzes, betere dienstverlening en betere samenwerking — met inwoners, ondernemers, ketenpartners en regionale samenwerkingen zoals met de gemeente Overbetuwe. Dit betekent dat informatie en technologie actief worden ingezet om maatschappelijke opgaven en dienstverlening beter aan te pakken. Data wordt niet alleen opgeslagen, maar bewust gebruikt om processen te verbeteren, doorlooptijden te verkorten, inwoners beter te informeren en beleidskeuzes te onderbouwen. ‘Informatie als motor voor dienstverlening en maatschappelijke waarde’ Nieuwe technologieën, zoals algoritmen en AI, worden daarbij opgavegericht en verantwoord ingezet: als hulpmiddel om het werk van medewerkers slimmer te maken, niet als vervanging van mensen. Concreet levert dit de gemeente onder andere op: beter onderbouwde investeringskeuzes, meer inzicht in wat werkt en wat niet en ruimte om dienstverlening te vernieuwen (bijvoorbeeld via digitale kanalen, chatbots of datagedreven sturing op klantsignalen). Verbeteren en versnellen van dienstverlening De visie op “Lingewaardige service” benadrukt een combinatie van gastvrijheid, vakmanschap en digitale toegankelijkheid. Informatie speelt hierbij een sleutelrol: •Actuele en betrouwbare gegevens maken snelle en juiste afhandeling van klantvragen mogelijk; •Klantsignalen, meldingen en interacties worden systematisch benut voor verbetering; •Zaakgericht werken en digitale kanalen worden doorontwikkeld op basis van data over gebruik en knelpunten; •De koppeling tussen informatie en processen maakt dienstverlening voorspelbaar, meetbaar en persoonlijker. Bron: Visie op Dienstverlening, Werken met Klantsignalen, Raadsinformatie Versterking Dienstverlening Datagedreven werken versterkt het bestuurlijk en ambtelijk kompas Lingewaard wil besluiten steeds meer baseren op objectieve, betrouwbare en actuele informatie. Datagedreven werken betekent: •(Beleids)keuzes onderbouwen met gegevens uit verschillende domeinen; •Inzicht in trends, maatschappelijke opgaven en effectiviteit van beleid; •Dashboards en indicatoren die direct bruikbare sturingsinformatie bieden; •Verbanden leggen tussen informatie uit het sociaal domein, ruimtelijk domein en bedrijfsvoering. Innovatie en verantwoorde inzet van AI De gemeente staat open voor kansen van technologie, zolang deze verantwoord en transparant worden ingezet. De Lingewaardse AI-richtlijnen bieden hiervoor een helder kader. In deze visie staat: •AI is ondersteunend, nooit leidend; •Slimme toepassingen helpen processen te versnellen werkdruk te verlagen en dienstverlening te verbeteren; •Voor elke toepassing gelden eisen rond datakwaliteit, uitlegbaarheid en privacy. Bijlage: AI-richtlijnen Lingewaard (1437400), Advies Chatbot Transparantie en open informatie als waarde voor de samenleving Lingewaard wil vanuit de Woo-gedachte informatie toegankelijker maken voor inwoners en ondernemers: •open data waar mogelijk (denk aan vergunningen, leefomgevingsdata); •begrijpelijke informatievoorziening over beleid en uitvoering; •proactieve openbaarmaking, ondersteund door goede ordening en vindbaarheid van informatie. Mogelijk maken – zorgen voor een stabiele, veilige, toegankelijke en verantwoorde informatievoorziening ‘Een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige basis’ Kansen benutten kan alleen als de basis op orde is. Dit sluit naadloos aan bij de VNG-doelstelling “Mogelijk maken (de basis op orde)”, waarin een betrouwbare digitale infrastructuur, goede informatiehuishouding en stevige informatiebeveiliging centraal staan. Voor Lingewaard betekent dit: een robuuste en toekomstbestendige IT- en informatiebasis, met duidelijke kaders voor beveiliging, privacy, datakwaliteit, archivering en toegankelijkheid. Denk aan: heldere rollen en verantwoordelijkheden (CISO, ISO, FG, PO, IV), geborgde processen voor toegangsbeheer, back-up en restore, changemanagement, en een applicatie-landschap dat is ingericht volgens landelijke standaarden (zoals Common Ground) en regionale afspraken. Informatiebeveiliging als randvoorwaarde Lingewaard werkt volgens BIO-normering (Baseline Informatieveiligheid Overheid) en heeft hiervoor uitgebreide beleidsdocumenten en procedures vastgesteld (wachtwoordenbeleid, patchbeleid, dataclassificatie, digitale sleutels en certificaten & encryptie, toegangsbeveiliging, het in- door- en uitstroomproces, back-up & recovery). Deze vormen samen het fundament onder het principe: “Zo open mogelijk, zo veilig als noodzakelijk.” Dit bereik je door: •Heldere rollen en verantwoordelijkheden (CISO, ISO, FG, PO, teammanagers) te beschrijven; •Functies daadwerkelijk in te vullen; •Strikte procedures voor autorisaties, wijzigingen, certificaten en media-vernietiging op te stellen; •Periodieke controles en rapportages uit te voeren; •Duidelijke maatregelen voor continuïteit, beschikbaarheid en integriteit van gegevens te nemen. Bijlage: IB-beleid 2024, Privacybeleid, PKI-beleid, Backup & Restore, Wachtwoordenbeleid, Change Management, Logische toegang, Vernietiging verwijderbare media Datakwaliteit en duurzaam informatiebeheer Gemeentelijke informatie moet volledig, juist en actueel zijn. Lingewaard legt nadruk op: •Data governance: rollen en afspraken rondom eigenaarschap; •Registreren aan de bron en éénmalige vastlegging; •Goede archivering en Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO); •Kwaliteitscontroles op basis- en kernregistraties; •Duidelijke werkafspraken over metadatering, versiebeheer en ordening. Bijlage: Kaders op gemeentelijke informatie, Informatiebeleid 2020–2024 Architectuur en applicatielandschap op orde De huidige architectuur laat zien dat Lingewaard een complex maar beheersbaar landschap heeft. De visie richt zich op: •Verdere standaardisering en vereenvoudiging (applicatierationalisatie: voorkomen dubbele functionaliteit); •Cloud-SaaS (Software As A Service) waar dit veilig en doelmatig is; •Gegevensuitwisseling op basis van standaarden (Common Ground, API’s); •Wendbare informatievoorziening waarin processen centraal staan, niet systemen, •Sterke regie op leveranciers binnen de samenwerking met de gemeente Overbetuwe. Bijlage: Architectuurplaat IST Lingewaard, Change Management, PKI-procedures Professionaliseren informatiemanagement en regie Om de informatievoorziening toekomstbestendig te maken, is professionele regie cruciaal: •informatiemanagement als strategische verbinding tussen opgaven en techniek; •portfoliomanagement als keuze instrument voor veranderingen; •duidelijke inrichting van informatiemanagement met rollen, prioritering en besluitvorming; •nauwe samenwerking tussen IV, CISO/ISO, informatiebeheerders, functioneel beheer en teammanagers; •investering in kennis, vaardigheden en cultuur. Belangrijkste wet- en regelgeving in één oogopslag De gemeente Lingewaard werkt met veel gevoelige en maatschappelijk relevante informatie. Wet- en regelgeving bepalen hoe die informatie veilig, zorgvuldig en transparant moet worden gebruikt. De belangrijkste wetten en regels waar Lingewaard aan moet voldoen zijn: Duiden & reflecteren – informatie gebruiken om te leren, te verbeteren en verantwoording af te leggen De derde VNG-doelstelling gaat over waarden en innovatie in de informatiesamenleving: niet alleen doen, maar ook begrijpen wat digitalisering betekent voor inwoners, hun rechten, hun vertrouwen en de rol van de overheid. Voor Lingewaard betekent dit dat informatie niet alleen wordt gebruikt om te handelen, maar ook om terug te kijken: wat leren we van onze data, incidenten, klantfeedback en rapportages? Hoe raken digitalisering en AI aan publieke waarden zoals transparantie, gelijke behandeling, inclusie en de menselijke maat? En hoe leggen we daar begrijpelijk verantwoording over af richting raad en inwoners? ‘Leren, verbeteren, verantwoorden en koers houden’ Dit perspectief helpt de gemeente om koersvast te blijven, om tijdig bij te stellen als ontwikkelingen anders lopen dan gedacht en om het gesprek over digitalisering en data structureel te voeren. Niet alleen technisch, maar ook bestuurlijk en maatschappelijk. Lingewaard wil een lerende organisatie zijn waarin informatie gebruikt wordt om continu te verbeteren, risico’s te beheersen en transparantie te vergroten. Informatie als spiegel van de organisatie Door systematische monitoring en analyse van gegevens ontstaat inzicht in: •Kwaliteit van dienstverlening; •Naleving van procedures (autorisaties, veiligheidsmaatregelen); •Prestaties van processen en digitale kanalen; •Knelpunten, incidenten en risico’s. Deze feedback maakt reflectie mogelijk én wenselijk. Verantwoording naar bestuur, inwoners en partners Lingewaard gebruikt informatie voor heldere en begrijpelijke verantwoording: •Rapportages over dienstverlening, informatiebeveiliging, privacy, datakwaliteit; •Dashboards die inzicht geven in voortgang van projecten en maatschappelijke resultaten; •Actieve openbaarmaking en toegankelijke communicatie. Proces van continue verbetering Duiden en reflecteren betekent ook: steeds slimmer worden. Lingewaard richt zich op: •structurele evaluaties van beleid en processen; •benutten van leerervaringen uit incidentanalyses en knelpunten; •verbeteren van gegevenskwaliteit door audits en controles; •periodieke actualisatie van kaders en procedures; •gebruik van klantfeedback en klantsignalen als motor voor verbetering. Bijlage: Werken met Klantsignalen, Dienstverleningsvisie, IB-procedures (periodieke controles), Change Management. Ethische reflectie bij gebruik van data en technologie Met toenemende digitalisering en AI worden vragen over ethiek belangrijker: •welke keuzes zijn uitlegbaar en legitiem? •welke data mag je gebruiken en hoe voorkom je bias? •hoe zorg je dat inwoners invloed houden op hun eigen gegevens? De AI-richtlijnen en het privacy kader van Lingewaard vormen hiervoor het fundament. Bijlage: AI-richtlijnen Lingewaard Strategische pijlers van de informatievoorziening Samenvatting: De strategische pijlers vertalen de visie naar concrete keuzes: de basis moet altijd op orde zijn, alles wat we doen moet de dienstverlening verbeteren en we werken als één organisatie in ketens en regionale samenwerkingen. De pijlers geven richting aan investeringen, prioriteiten en governance. Dit is het sturende hart van het beleid. Van visie naar keuzes en richting Op basis van de visie maakt Lingewaard drie strategische keuzes. Deze pijlers vertalen de abstracte perspectieven uit de VNG-visie naar concrete sturingsprincipes die de gemeente richting geven bij investeringen, planning, prioritering en governance. De drie pijlers zijn: Pijler 1 – De basis moet altijd op orde zijn Pijler 2 – Alles wat we doen moet dienstverlening verbeteren Pijler 3 – We werken als één organisatie in een netwerk van ketens Deze pijlers zorgen ervoor dat Lingewaard de juiste dingen doet, in de juiste volgorde, en met een helder doel voor ogen. Voorwaarden voor betrouwbaarheid, continuïteit en veiligheid Pijler 1 – De basis moet altijd op orde zijn Deze pijler gaat niet over “het netjes op orde brengen van de techniek”, maar over wat die basis de organisatie oplevert: •betrouwbare kwaliteit van informatie •continuïteit in dienstverlening •vermindering van risico’s •voorspelbaarheid in uitvoering •minder incidenten en herstelwerk •ruimte voor innovatie Lingewaard stelt drie harde basisprincipes vast: 1.We doen niets nieuws als de basis niet veilig, stabiel of beheersbaar is 2.We registreren aan de bron en houden informatie duurzaam toegankelijk 3.We standaardiseren, tenzij er een aantoonbare reden is om dat niet te doen 1.We doen niets nieuws als de basis niet veilig, stabiel of beheersbaar is Om onze informatievoorziening stabiel, betrouwbaar en veilig te houden toetsen we elke verandering, vervanging of nieuwe oplossing. Starten we een nieuw project of initiatief, dan stellen we onszelf eerst de volgende vragen: •Is de beveiliging gewaarborgd? •Is het beheer geborgd? •Is de datakwaliteit voldoende? •Past het binnen de architectuur? •Pas bij “ja” kan een project door. 2. We standaardiseren, tenzij er een aantoonbare reden is om dat niet te doen Wij gaan het wiel niet (opnieuw) uitvinden, maar gebruiken dat wat er in de markt beschikbaar is, wat we zelf al hebben draaien of wat al door anderen is bedacht. Waarom? 1.Minder beheerlast; 2.Minder afhankelijkheid van leveranciers; 3.Meer wendbaarheid; 4.Beter beheer van security- en privacyrisico’s. 3. We registreren aan de bron en houden informatie duurzaam toegankelijk Wij registreren informatie zoveel mogelijk één keer, zo dicht mogelijk bij de bron waar de informatie ontstaat. Dit betekent dat gegevens daar worden vastgelegd waar ze inhoudelijk thuishoren en van daaruit beschikbaar zijn voor hergebruik binnen de organisatie. We bewaren informatie in overeenstemming met geldende wetgeving (Archiefwet en AVG). Door eenduidige registratie en vastgelegde afspraken over eigenaarschap en kwaliteit, ontstaat een betrouwbare basis voor processen, besluitvorming en dienstverlening. Dit voorkomt: •Dubbele registratie; •Fouten; •Vertraging; •Dataverlies; •Onvolledige dossiers (belangrijk voor Woo én dienstverlening). Kortom: Pijler 1 is ons “veiligheidsnet”: alleen met een stabiele, veilige basis kunnen we de andere pijlers waarmaken. Informatievoorziening dienend aan de inwoner Pijler 2 – Alles wat we doen moet de dienstverlening verbeteren Deze pijler is de kern van het Lingewaardse karakter: eerst de inwoner, dan de techniek. Wat betekent dit concreet? We investeren alleen in informatietechnologie als dit aantoonbaar bijdraagt aan betere dienstverlening, bijvoorbeeld: •Kortere doorlooptijden; •Minder fouten; •Meer duidelijkheid voor inwoners; •Eenvoudiger digitale processen; •Beter inzicht in de status van zaken. Projecten zonder directe of indirecte dienstverleningswaarde krijgen geen prioriteit Data gebruiken we om kwaliteit te sturen, niet om te controleren Datagedreven werken wordt in Lingewaard niet ingezet om medewerkers af te rekenen, maar juist om: •Inzicht te krijgen om de dienstverlening te verbeteren; •Trends en signalen vroeg herkennen; •Knelpunten op te lossen. Digitalisering ondersteunt de menselijke maat Geen digitalisering om te digitaliseren. Deze pijler voorkomt: •Onpersoonlijke dienstverlening; •Te complexe systemen; •Zelfredzaamheidseisen die niet passen bij doelgroepen. AI en automatisering zijn hulpmiddelen, geen vervangers De AI-richtlijnen vormen hierbij het startpunt: •Altijd transparant; •Altijd uitlegbaar; •Altijd met menselijke controle; •Nooit autonoom beslissend. Kortom: Pijler 2 zorgt ervoor dat alle IV-keuzes terug te voeren zijn op de vraag: “Wat merkt de inwoner hiervan?” Samengang, samenwerking en schaalvoordeel Pijler 3 – We werken als één organisatie in een netwerk van ketens De realiteit is: gemeenten functioneren niet meer alleen. Lingewaard werkt samen met Overbetuwe op het vlak van ICT, ketens in het sociaal domein, veiligheidsketens en leveranciers. Binnen Lingewaard werken teams, domeinen en projectgroepen samen. Deze pijler draait om samenhang. Eén Lingewaard, één manier van werken Dezelfde processen, dezelfde gegevens, dezelfde beveiligings-principes. Waarom? •Vermindert fouten; •Versnelt samenwerking; •Maakt processen voorspelbaar; •Maakt trainings- en beheerinspanning kleiner. Samenwerking is een organisatiekeuze In Lingewaard doen we van oudsher zoveel als mogelijk zelf, dat is altijd ons uitgangspunt geweest. Maar in de praktijk zien we steeds vaker (regionale) samenwerkingen ontstaan. In de huidige tijd is het soms beter om het samen te doen. Ons belangrijkste criterium is dat samenwerking (in alle vormen) waarde toevoegt aan onze gemeente. Samenwerken als middel en niet als doel! Dit doen we bijvoorbeeld om: •Security op niveau te houden; •Schaalvoordelen te behalen; •Kennis & capaciteit te delen; •Kwetsbaarheden te verkleinen; •Uniformiteit in beheer te borgen. In lijn met het convenant van de VNG zoeken we actief naar samenwerking die waarde toevoegt aan onze gemeente. Dus samenwerken, tenzij… We sluiten aan op landelijke standaarden, tenzij… Common Ground (VNG Samen organiseren), API-standaarden, Woo, ENSIA en basisregistraties geven richting, voorkomen leveranciersafhankelijkheid en verbeteren ketensamenwerking. We gebruiken ook de Gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen van de VNG. Deze normen helpen ons om veilig samen te werken en goed aan te sluiten op landelijke afspraken. Afwijken mag, maar alleen als: •Het aantoonbaar veiliger is; •Het aantoonbaar goedkoper is; •Het aantoonbaar beter werkt voor de inwoner We zijn transparant over wat we doen en waarom Dit versterkt: •Vertrouwen van inwoners; •Legitimiteit van besluiten; •Kwaliteit van publieke verantwoording; •Samenwerking met partners. Kortom: Pijler 3 zorgt ervoor dat Lingewaard geen eiland is, maar bewust onderdeel van een groter geheel. Hoe passen we dit informatiebeleid toe? Samenvatting: Het informatiebeleid is ook een praktisch toetsingskader om te borgen dat ontwikkelingen, initiatieven en projecten daadwerkelijk bijdragen aan betere dienstverlening en effectieve sturing. Het wordt toegepast bij besluiten over digitalisering, ICT-investeringen, data-analyse, AI en samenwerkingen. Bestuur en directie toetsen voorstellen aan 6 samenhangende toets vragen over dienstverleningswaarde, sturingsinformatie, veiligheid en beheersbaarheid, aansluiting op de informatievisie en strategische pijlers, proportionaliteit en toekomstbestendigheid van investeringen. Maar ook het borgen van publieke waarden zoals transparantie, privacy, veiligheid en de menselijke maat. Hiermee wordt voorkomen dat technisch mogelijke oplossingen zonder maatschappelijke of organisatorische meerwaarde worden gerealiseerd. Het informatiebeleid fungeert als toetsingskader bij besluiten over digitalisering, systemen, data, AI en samenwerkingen. Het informatiebeleid is de kapstok voor al het uitvoerende beleid over informatisering en automatisering. Onder dit beleid vallen onder andere informatiebeheer, applicatiebeheer, informatiebeveiliging, ICT serviceniveaus, uitbesteding en aanbesteding, ICT inrichting, toegangsbeheer, back upbeleid en patchbeleid. Deze documenten werken de strategische keuzes uit dit informatiebeleid verder uit. Informatiebeleid gebruik je om iets te bereiken; bijvoorbeeld een efficiëntere bedrijfsvoering of een betere dienstverlening. Dat betekent dat je, om deze doelen waar te maken, het informatiebeleid toe moet gaan passen. In dit hoofdstuk vertalen we het beleid naar een aantal vragen die gebruikt worden om ontwikkelingen, initiatieven en projecten te toetsen aan het beleid. Wanneer wordt dit kader gebruikt? Dit kader wordt toegepast bij besluiten over: •nieuwe digitale toepassingen of systemen •grote wijzigingen in processen of informatievoorziening •investeringen in ICT, data of digitalisering •inzet van data-analyse en/of AI •samenwerkingen met ketenpartners of leveranciers De 6 bestuurlijke toets vragen Bij elk voorstel beantwoordt de organisatie de onderstaande vragen. Hoe meer vragen met “ja” worden beantwoord, hoe sterker het voorstel. De vragen zijn een ‘checklist’ en komen niet in de plaats van de bestaande governance structuren en instrumenten, maar zijn handvatten om besluitvorming ‘rijker’ te maken. 1.Draagt dit aantoonbaar bij aan betere dienstverlening? •Wordt dienstverlening sneller, eenvoudiger of duidelijker? Merkt de inwoner of ondernemer hier concreet iets van? Zo niet: waarom doen we dit dan? 2.Ondersteunt dit betere keuzes en sturing? •Levert het betere management- of beleidsinformatie op? •Helpt het bij prioritering, monitoring of verantwoording? Informatie is een middel voor beter sturen, geen doel op zich. 3.Is de basis op orde (veilig, beheersbaar, betrouwbaar)? •Voldoet het aan BIO, AVG, Woo en archiefwet? •Is beheer, continuïteit en beveiliging geregeld? •Is datakwaliteit voldoende? Geen innovatie zonder veilige basis. 4.Past dit binnen de informatievisie en strategische pijlers? •Basis op orde •Verbetering van dienstverlening •Samenwerking in ketens? •Is het in lijn met landelijke standaarden (Common Ground)? Dit voorkomt versnippering en ad-hoc oplossingen. 5.Is de investering proportioneel en toekomstbestendig? •Zijn kosten, baten en risico’s inzichtelijk? •Voorkomt het extra complexiteit of afhankelijkheid? •Is het schaalbaar en duurzaam? Niet alleen “kan het?” maar “is dit verstandig op de lange termijn?” 6.Zijn publieke waarden geborgd? •Transparantie (Woo) •Privacy en gegevensbescherming (AVG) •Veiligheid en betrouwbaarheid •Menselijke maat (zeker bij data en AI) Technisch mogelijk ≠ maatschappelijk wenselijk. Randvoorwaarden Samenvatting: De uitvoering van het informatiebeleid vraagt om specifieke randvoorwaarden die moeten zijn ingevuld. Deze randvoorwaarden zorgen indirect voor een voorspelbare, wendbare, betaalbare en beheersbare informatievoorziening en zijn gebaseerd op gedeelde verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. • Ontwikkelingen in informatievoorziening komen tot stand in nauwe samenwerking tussen gebruikersorganisatie en IV-organisatie; • Vakinhoudelijke en technologische trends worden cyclisch en gestructureerd vertaald naar concrete behoeften; • Besluitvorming vindt plaats binnen vastgestelde mandaten; • We hanteren een integraal projectportfolio en realiseren, projectmatig in lijn met actuele visies en uitvoeringsplannen • Architectuur fungeert als leidend fundament; • Duurzame toegankelijkheid van informatie is de verantwoordelijkheid van ieder individu. Om uitvoering te kunnen geven aan dit beleid is het heel belangrijk om specifieke randvoorwaarden te hebben ingevuld rondom informatie, -beheer en ICT. Deze randvoorwaarden zorgen ervoor dat het beleid uitvoerbaar is en blijft en vormen hiermee indirect de basis van een voorspelbare, wendbare, betaalbare en beheersbare informatievoorziening. Deze randvoorwaarden bieden Lingewaard handvatten om grip te houden op de huidige informatievoorziening en dragen bij aan het bereiken van onze doelstellingen. Informatievoorziening is de verantwoordelijkheid van de gehele organisatie en niet alleen van de IV organisatie. Trends en ontwikkelingen vertalen we samen, cyclisch en gestructureerd naar de informatiebehoefte. De gebruikersorganisatie is verantwoordelijk voor ontwikkelingen vanuit het vakgebied, de IV organisatie is verantwoordelijk voor de technologische trends en ontwikkelingen. Uitvoering en verandering van de informatievoorziening vindt alleen plaats met inbreng van de gebruikersorganisatie en de IV organisatie. Afspraken inkoop informatievoorziening De mandaatregeling is leidend in de bevoegdheid om uitgaven te doen in het kader van de informatievoorziening. Daarnaast worden afspraken gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden, het inkoopproces, architectuur- en beveiligingseisen, contract- en leveranciersmanagement, financiële kaders en de verplichting tot aansluiting op gemeentelijke standaarden en wet- en regelgeving. Afwegingskader ontwikkelingen Onze organisatievisies (visie op dienstverlening, visie op bedrijfsvoering, etc.) en/of onze uitvoeringsplannen (team- of jaarplan) zijn leidend voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Ontwikkelingen worden gewogen op basis van de mate waarin zij bijdragen aan deze visies. Onze visie documenten of uitvoeringsplannen zijn daarom up-to-date. Projectmatig werken Binnen het informatiedomein werken we projectmatig of programmatisch om voorspelbaar van ontwikkeling naar realisatie en beheer te komen. •We werken zoveel als mogelijk vanuit een informatieplan (horizon 1 jaar); •We werken vanuit een integraal en gemeente breed projectportfolio; •Cyclisch wordt de vraag/behoefte van de domeinen met hulp van informatiemanagers vertaald naar informatiserings- en automatiseringsvraagstukken; •We hanteren de 6 bestuurlijke toets vragen om initiatieven te toetsen aan dit beleid; •Elk project, programma, initiatief of ontwikkeling vanuit de inhoudelijke domeinen kent een opdrachtgever vanuit deze domeinen; Architectuur Informatievoorziening vereist een stevig fundament voor veranderingen en verbeteringen. De architectuur is dit fundament en bepaalt hoe wij omgaan met veranderingen verbeteringen in de informatievoorziening. De architectuur is leidend voor de goedkeuring van eventuele afwijkingen. Duurzame toegankelijkheid Duurzame toegankelijkheid van informatie is belangrijk om als gemeente in te kunnen spelen op ontwikkelingen en om ons te verantwoorden naar inwoners. Een goed archief is volledig, betrouwbaar en makkelijk te vinden. Informatie is duurzaam toegankelijk en bruikbaar, van vastlegging tot archivering, en wordt niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan. Het archief biedt inzicht in het verleden en ondersteunt beleidsontwikkeling en verantwoording. Dit vraagt om goed informatiebeheer. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met informatie.