Protocol geheimhouding Regio Holland Rijnland

Protocol geheimhouding Regio Holland Rijnland Het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de voorzitter van Regio Holland Rijnland; Ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van Regio Holland Rijnland van 11 mei 2026 (kenmerk ADV-26-02494); gelezen het advies van de Commissie Bestuur en Middelen van 23 september 2026 (kenmerk ADV-26-02543); gelet op de artikelen 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht en artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; besluit vast te stellen het: Protocol geheimhouding Regio Holland Rijnland Paragraaf 1 Algemeen Artikel 1.1 Openbaarheid als uitgangspunt, geheimhouding is de uitzondering 1.In de informatievoorziening tussen het Algemene Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en een commissie en in de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.2.Geheimhouding wordt alleen opgelegd als dat strikt noodzakelijk is. 3.Geheimhouding wordt zo veel mogelijk op onderdelen (alinea's of onderdelen van alinea's) van een document opgelegd. Alléén wanneer het voorgaande echt niet mogelijk is, wordt geheimhouding opgelegd op het gehele document.4.De duur van geheimhouding is zo kort mogelijk. Artikel 1.2 Wettelijke kaders 1.Alle bepalingen met betrekking tot geheimhouding binnen het openbaar lichaam Regio Holland Rijnland zijn geregeld in artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).2.Daarnaast geldt, overeenkomstig art. 2:5 Awb, dat iedereen die kennis heeft van vertrouwelijke informatie verplicht is deze geheim te houden, tenzij wet of opdracht anders bepaalt. Paragraaf 2 Geheimhouding van documenten Artikel 2.1 Geheim Informatie van het Dagelijks Bestuur, de voorzitter, het Algemeen Bestuur en commissies is ‘openbaar’ of ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gehanteerd. Artikel 2.2 Het opleggen van geheimhouding op schriftelijke informatie 1.Het Algemeen Bestuur kan in een besloten vergadering, op grond van de belangen van artikel 5.1 Wet open overheid, geheimhouding opleggen over hetgeen in die vergadering met gesloten deuren is behandeld en over de stukken die aan het Algemeen Bestuur zijn overgelegd. Wanneer stukken nog niet onder geheimhouding vallen, dient het Algemeen Bestuur tijdens de vergadering een besluit tot geheimhouding te nemen.2.Het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en commissies als bedoeld in de artikelen 24 en 25 Wgr kunnen, op grond van de belangen van artikel 5.1 Wet open overheid, eveneens geheimhouding opleggen op stukken die zij aan het Algemeen Bestuur of aan de leden van het Algemeen Bestuur overleggen.3.Op de stukken wordt dan vermeld dat geheimhouding is opgelegd.4.In een expliciet besluit tot het opleggen van geheimhouding wordt gemotiveerd op grond van welk belang de geheimhouding wordt opgelegd.5.Het besluit zelf is openbaar tenzij het besluit op zichzelf al een deel van de geheime inhoud bevat.6.De opgelegde verplichting tot geheimhouding vervalt, indien de oplegging niet door het Algemeen Bestuur in zijn eerstvolgende vergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden, tezamen vertegenwoordigend meer dan de helft van het aantal stemmen, is bezocht, wordt bekrachtigd. Artikel 2.3 Horizonbepaling 1.Het Dagelijks Bestuur, de voorzitter, het Algemeen Bestuur of de commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan het Algemeen Bestuur of aan de leden van het algemeen bestuur overleggen, vermelden onder welke voorwaarde of op welke datum de geheimhouding eindigt.2.Bestaat er geen voorwaarde waaronder - of geen datum waarna - de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden. De geheimhouding blijft van kracht totdat het Algemeen Bestuur besluit deze op te heffen. Artikel 2.4 Formulering besluiten 1.Formulering DB-besluit wanneer het Dagelijks Bestuur geheimhouding oplegt ten aanzien van stukken die zij aan het algemeen bestuur overleggen: 1.“Op grond van artikel 23, tweede lid, Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten: a. ‘Document’ 2. De geheimhouding op te leggen tot <datum> OF onder de voorwaarde <…>. 3. De opgelegde verplichting tot geheimhouding te laten bekrachtigen door het Algemeen Bestuur in zijn eerstvolgende vergadering. 2.Formulering AB-besluit: 1. Op grond van artikel 23, eerste lid, Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten: a. ‘Document’ 2. De geheimhouding op te leggen tot <datum> OF onder de voorwaarde <…>. 3.De hierboven omschreven formulering van de besluiten kunnen per situatie worden aangepast. De weergegeven formulering van besluiten dient als uitgangspunt. Artikel 2.5 Hoofddocument openbaar Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Artikel 2.6 Geheimhoudingsplicht 1.De geheimhouding geldt voor allen die bij de behandeling in een besloten vergadering aanwezig waren en voor iedereen die kennis heeft van de betreffende stukken of de behandelde informatie.2.Deze verplichting geldt voor alle mondelinge en schriftelijke informatie die in de besloten vergadering wordt behandeld. De geheimhoudingsplicht geldt totdat het Algemeen Bestuur besluit deze op te heffen. Paragraaf 3 Vergaderen in beslotenheid Artikel 3.1 Stap 1: Openbare aankondiging en opening 1.Vergaderingen van het Algemeen Bestuur zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend en ook in het openbaar gesloten.2.Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken. Artikel 3.2 Stap 2: het sluiten van de deuren 1.De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte der aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. 2.Het Algemeen Bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.3.Als de deuren worden gesloten besluit de het Algemeen Bestuur of er naast de leden nog andere personen aanwezig mogen zijn. 4.Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.5.De secretaris staakt de (online) uitzending en zorgt ervoor dat de vergadering niet langer elders buiten de vergaderruimte is te volgen. Artikel 3.3 Stap 3: Vergaderen in beslotenheid 1.Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als het Algemeen Bestuur in meerderheid van stemmen hiertoe besluit wordt daadwerkelijk met gesloten deuren vergaderd.2.Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de leden van het Algemeen Bestuur ook eventuele overige aanwezigen en derden.3.Van een besloten vergadering worden afzonderlijke notulen opgesteld.4.In het verslag van de voorzitter van het Algemeen Bestuur voor een besloten vergadering wordt opgenomen: “Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering”.5.Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door het Algemene Bestuur ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen ten aanzien van wat in deze vergadering is behandeld en ten aanzien van de inhoud van alle schriftelijke en mondelinge informatie die in deze vergadering is behandeld.”5.Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar, tenzij het openbaar wordt gemaakt.6.Leden van het Algemeen Bestuur die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en ambtelijk secretariaat. Artikel 3.4 Overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen Hetgeen omschreven in artikel 3.1, 3.2 en 3.3 van deze paragraaf is overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen. Paragraaf 4 Opheffen geheimhouding Artikel 4.1 Gevolgen bij opheffing geheimhouding 1.Alleen het Algemeen Bestuur kan besluiten om geheimhouding opheffen. Een besluit tot geheimhouding kan altijd worden opgeheven. Ook wanneer de vervaldatum nog niet is verstreken of een materieel feit zich nog niet heeft voorgedaan. 2.Wanneer het Dagelijks Bestuur of de commissie van mening is dat geheimhouding kan worden opgeheven, dan stelt het Dagelijks Bestuur of de commissie aan het Algemeen Bestuur voor om de geheimhouding op te heffen. 3.Zodra de termijn is verstreken, de voorwaarde is voldaan (horizonbepaling) of wanneer een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de secretaris de openbare stukken. De secretaris plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het bestuurlijke informatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing geheimhouding. Paragraaf 5 algemene bepalingen Artikel 5.1 Herkenbaarheid geheime documenten Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding 'GEHEIM’. Artikel 5.2 Overleg tussen leden van het Algemeen Bestuur onderling Overleg tussen leden van het Algemeen Bestuur over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van het Algemeen Bestuur niet aanwezig zijn geweest bij de (besloten) vergadering. Artikel 5.3 Informatie delen met anderen 1.Informatie waarop krachtens artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen een verplichting tot geheimhouding rust, wordt niet aan derden verstrekt, tenzij het Algemeen Bestuur daartoe uitdrukkelijk besluit.2.Het Algemeen Bestuur kan bij besluit toestaan dat geheime informatie aan derden wordt verstrekt, onder handhaving van de geheimhouding, indien dit noodzakelijk is voor: a.de uitvoering van wettelijke taken van het openbaar lichaam; b.de behartiging van procesbelangen in rechte; c.onderzoek door een door of namens het Algemeen Bestuur ingestelde onderzoeksinstantie. 3.Bij een besluit als bedoeld in het tweede lid bepaalt het Algemeen Bestuur: a.aan welke derden de informatie mag worden verstrekt; b.welke informatie het betreft; c.dat de geheimhouding onverkort van kracht blijft en door de ontvanger in acht wordt genomen. 4.Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot uitvoering van het besluit van het Algemeen Bestuur als bedoeld in het tweede lid en informeert het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk over de verstrekking.5.Verstrekking van geheime informatie aan derden zonder een voorafgaand besluit van het Algemeen Bestuur is niet toegestaan.6.Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de verplichting van leden van het Algemeen Bestuur om op grond van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad die hen heeft aangewezen. In dat geval is verstrekking van informatie waarop geheimhouding rust uitsluitend toegestaan indien en voor zover wordt voldaan aan de voorwaarden van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Paragraaf 6 Beschikbaarheid en register Artikel 6.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen besloten vergaderingen Geheime documenten worden in het besloten deel van het bestuurlijk informatiesysteem gepubliceerd of ter inzage gelegd bij de secretaris. Artikel 6.2 Register a.De secretaris legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding is opgelegd en die aan het Algemeen Bestuur zijn verstrekt. b.De secretaris legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden. c.De registers bevatten de datums van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven. d.De registers worden op het openbare gedeelte in het bestuurlijke informatiesysteem of op de website geplaatst, voor zover dit zich verdraagt met de geheimhouding. e.De secretaris bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het Algemeen Bestuur wordt gedaan. f.Zo vaak als nodig is maar in ieder geval ieder jaar, worden de registers door de secretaris geactualiseerd voor wat betreft opheffing van de geheimhouding. Paragraaf 7 Schending geheimhouding Artikel 7.1 Strafbepaling 1.Bij schending van de geheimhouding besluit de voorzitter in overleg met het presidium of hij namens het openbaar lichaam aangifte doet.2.Bij schending van de geheimhouding kan het Algemeen Bestuur besluiten het betreffende lid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Paragraaf 8 Inwerkingtreding en citeertitel Artikel 8.1 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie. Artikel 8.2 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Protocol geheimhouding Regio Holland Rijnland. Aldus vastgesteld door de voorzitter op 15 oktober 2026. de voorzitterP.J. Heijkoop Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 11 mei 2026. De secretarisE. Loenen de voorzitterP.J. Heijkoop Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 28 oktober 2026. De secretarisE. Loenen de voorzitterP.J. Heijkoop Toelichting Artikel 1.1 Deze bepaling bevat de algemene uitgangspunten. Openbaarheid is het uitgangspunt binnen Regio Holland Rijnland. Geheimhouding wordt alleen opgelegd als dat echt noodzakelijk is. Geheimhouding wordt daarbij altijd beperkt tot zo weinig mogelijk informatie. Waar mogelijk wordt geheimhouding opgelegd op onderdelen van documenten en niet op het gehele document. Ook de duur van geheimhouding is zo kort mogelijk. Artikel 1.2 Dit artikel beschrijft het wettelijke kader voor geheimhouding binnen het openbaar lichaam Regio Holland Rijnland. Geheimhouding is geregeld in artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Dit artikel bevat een uitputtende regeling voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding door de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast geldt artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Op grond van deze bepaling is iedereen die uit hoofde van functie of anderszins kennis draagt van vertrouwelijke gegevens verplicht deze geheim te houden, tenzij een wettelijk voorschrift of een expliciete opdracht anders bepaalt. Artikel 2.1 Dit artikel verduidelijkt dat informatie binnen Regio Holland Rijnland uitsluitend de status “openbaar” of “geheim” kan hebben. De term “vertrouwelijk” wordt niet gebruikt, omdat deze term geen zelfstandige juridische betekenis heeft binnen het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Wet open overheid. Artikel 2.2 Wanneer geheimhouding wordt opgelegd, gebeurt dat altijd in een expliciet besluit. Dit besluit is in beginsel openbaar. In het besluit wordt deugdelijk gemotiveerd waarom in het concrete geval het belang van openbaarheid minder zwaar weegt dan het belang dat met geheimhouding wordt beschermd. Geheimhouding kan uitsluitend worden opgelegd ter bescherming van de belangen genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, te weten: •eenheid van de Kroon (artikel 5.1, eerste lid, onder a, Woo); •veiligheid van de staat (artikel 5.1, eerste lid, onder b, Woo); •vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- of fabricagegegevens (artikel 5.1, eerste lid, onder c, Woo); •bijzondere persoonsgegevens (artikel 5.1, eerste lid, onder d, Woo); •nummers die leiden tot een persoon (artikel 5.1, eerste lid, onder e, Woo); •internationale betrekkingen van Nederland (artikel 5.1, tweede lid, onder a, Woo); •het economische of financiële belang van het openbaar lichaam (artikel 5.1, tweede lid, onder b, Woo); •opsporing en vervolging van strafbare feiten (artikel 5.1, tweede lid, onder c, Woo); •inspectie, controle en toezicht (artikel 5.1, tweede lid, onder d, Woo); •eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, tweede lid, onder e, Woo); •niet-vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens (artikel 5.1, tweede lid, onder f, Woo); •het milieu (artikel 5.1, tweede lid, onder g, Woo); •beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage (artikel 5.1, tweede lid, onder h, Woo); •het goed functioneren van het openbaar lichaam (artikel 5.1, tweede lid, onder i, Woo). Een voorbeeld van het opleggen van geheimhouding is de aankoop van een terrein door Regio Holland Rijnland. Indien vooraf een maximaal aankoopbedrag openbaar zou worden gemaakt, kan dit de onderhandelingspositie van het openbaar lichaam ernstig schaden. In dat geval wordt geheimhouding opgelegd ter bescherming van het economische of financiële belang van het openbaar lichaam. Artikel 2.3 Geheimhouding wordt opgelegd voor een zo kort mogelijke termijn. Bij het opleggen van geheimhouding wordt vastgelegd op welke datum de geheimhouding eindigt (vervaldatum) of onder welke objectief bepaalbare voorwaarde de geheimhouding wordt opgeheven. Soms is vooraf niet precies vast te stellen wanneer een belang niet langer speelt. In dat geval wordt een materieel feit geformuleerd, bijvoorbeeld: “het sluiten van een definitieve overeenkomst” of “het definitief beëindigen van de onderhandelingen”. Artikel 2.4 Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Tegen dit besluit staat bezwaar en beroep open voor belanghebbenden. Belanghebbenden zijn degenen voor wie de geheimhoudingsplicht geldt en anderen die rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt, bijvoorbeeld omdat zij in de stukken worden genoemd. Indien derden het niet eens zijn met het opleggen van geheimhouding, kunnen zij een verzoek om openbaarmaking indienen op grond van de Wet open overheid. Bij afwijzing van dat verzoek staat bezwaar en beroep open. Artikel 2.5 Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt geheime informatie opgenomen in een afzonderlijke bijlage, zodat het hoofddocument openbaar kan blijven. Artikel 2.6 De geheimhoudingsplicht geldt voor allen die bij de behandeling van geheime informatie aanwezig waren en voor iedereen die van die informatie kennis draagt. De verplichting geldt voor zowel mondelinge als schriftelijke informatie en blijft van kracht totdat het Algemeen Bestuur besluit de geheimhouding op te heffen. Artikel 3.1, 3.2 en 3.3 Deze artikelen beschrijven de procedure voor vergaderen in beslotenheid. Vergaderingen van het Algemeen Bestuur zijn openbaar, tenzij het Algemeen Bestuur besluit met gesloten deuren te vergaderen. Het sluiten van de deuren gebeurt conform de procedure uit de Wet gemeenschappelijke regelingen en het Reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van Regio Holland Rijnland. Van besloten vergaderingen worden afzonderlijke notulen opgesteld en wordt een aparte presentielijst bijgehouden. Geheimhouding over het behandelde wordt expliciet door het Algemeen Bestuur opgelegd. Artikel 3.4 De procedure voor besloten vergaderen is van overeenkomstige toepassing op commissievergaderingen van Regio Holland Rijnland. Artikel 4.1 De gevallen waarin geheimhouding is opgelegd, worden vastgelegd in een register. Dit register wordt zo vaak als nodig, maar in ieder geval jaarlijks, geactualiseerd. Het Dagelijks Bestuur of een commissie kan het Algemeen Bestuur voorstellen om geheimhouding op te heffen. De achterliggende gedachte hierbij is dat het Dagelijks Bestuur vaak eerder zicht heeft op situaties waarin geheimhouding niet langer noodzakelijk is. Indien een vervaldatum verstrijkt of een vastgestelde voorwaarde is vervuld, vervalt de geheimhouding en worden de stukken openbaar gemaakt, behoudens onderdelen die niet openbaar mogen zijn op grond van de Wet open overheid, de AVG of andere bijzondere wetgeving. Artikel 5.1 Dit artikel borgt dat voor iedereen duidelijk is welke documenten geheim zijn, door iedere pagina te voorzien van de aanduiding “GEHEIM”. Artikel 5.2 Dit artikel verduidelijkt dat leden van het Algemeen Bestuur onderling overleg mogen voeren over geheime informatie, ook indien zij niet aanwezig waren bij de besloten vergadering waarin de informatie is behandeld. Artikel 5.3 Het Algemeen Bestuur kan besluiten om geheime informatie te verstrekken aan derden, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken, procesvoering of onderzoek. Daarbij blijft de geheimhoudingsplicht onverkort van kracht. Dit artikel laat onverlet de verplichting van leden van het Algemeen Bestuur om verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad die hen heeft aangewezen op grond van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Verstrekking van geheime informatie in dat kader is uitsluitend toegestaan indien aan de voorwaarden van dat artikellid wordt voldaan. Artikel 6.1 Geheime documenten en verslagen van besloten vergaderingen zijn uitsluitend toegankelijk via het besloten deel van het bestuurlijk informatiesysteem of ter inzage bij de secretaris. Artikel 6.2 Het geheimhoudingsregister bevat informatie over geheime documenten en besloten vergaderingen, waaronder de datum, de reden voor geheimhouding en de horizonbepaling. Het register wordt voor zover mogelijk openbaar toegankelijk gemaakt, zonder dat dit afbreuk doet aan de geheimhouding. Artikel 7.1 Bij schending van de geheimhouding kan namens het openbaar lichaam aangifte worden gedaan. Daarnaast kan het Algemeen Bestuur bestuurlijke maatregelen treffen, waaronder tijdelijke uitsluiting van het ontvangen van geheime informatie. Artikel 8.1 en 8.2 Deze artikelen regelen de inwerkingtreding en de citeertitel van het protocol.