Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld

Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld, gelet op artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Barneveld, besluit vast te stellen: de regeling Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld Artikel 1 Begripsbepalingen 1.ASV: Algemene subsidieverordening gemeente Barneveld.2.College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld.3.Evenement: een in tijd en plaats afgebakende en voor publiek toegankelijke activiteit met een maatschappelijk, cultureel, sportief of promotioneel karakter. Reguliere of structurele activiteiten, zoals lessen, trainingen, competities en doorlopende programmering, vallen hier niet onder.4.Openstellingsronde: de in artikel 5 genoemde periode waarin aanvragen voor een bepaald halfjaar kunnen worden ingediend.5.Subsidiabele kosten: rechtstreeks aan de organisatie en uitvoering van het evenement toe te rekenen, noodzakelijke en redelijk begrote kosten, met uitsluiting van de kosten genoemd in artikel 9.6.Volledige aanvraag: aanvraag die alle op grond van artikel 5 en de ASV vereiste gegevens bevat, of na aanvulling volledig is geworden.7.Duurzame goederen: goederen die naar hun aard gedurende meerdere jaren of bij meerdere activiteiten kunnen worden gebruikt, zoals apparatuur, meubilair en herbruikbare materialen. Artikel 2 Doel en reikwijdte 1.Deze regeling ondersteunt evenementen in de gemeente Barneveld die aantoonbaar bijdragen aan ten minste één van de volgende doelen: cultuur- of sportparticipatie; sociale cohesie en ontmoeting; leefbaarheid en identiteit van dorpen; of economische vitaliteit, profilering en beleving van de dorpen. De doelen en de eisen aan de bijdrage zijn uitgewerkt in de bijlage bij deze regeling, die daarvan deel uitmaakt.2.Het evenement is openbaar toegankelijk en heeft een aantoonbare betekenis voor een publiek buiten de eigen leden, cliënten, leerlingen of genodigden. Een evenement mag zich in programmering op een doelgroep richten als deelname voor het bredere publiek openstaat.3.Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt aan een stichting of vereniging zonder winstoogmerk die gevestigd is in de gemeente Barneveld. Artikel 3 Subsidieplafond en subsidiehoogte 1.Het subsidieplafond bedraagt € 40.000 per kalenderjaar. Voor evenementen van januari tot en met juni is € 18.000 beschikbaar en voor evenementen van juli tot en met december € 22.000.2.Het college kan na sluiting van de eerste openstellingsronde het niet benutte bedrag daarvan toevoegen aan het plafond voor de tweede openstellingsronde. Het totale jaarplafond blijft € 40.000. Overheveling wordt vóór opening van de tweede ronde bekendgemaakt.3.De subsidie bedraagt ten hoogste € 2.500 per evenement en ten hoogste 40% van de subsidiabele kosten, en nooit meer dan het aantoonbare financieringstekort. De aanvrager dekt het resterende deel uit eigen middelen, inkomsten of bijdragen van derden.4.Het college weigert een aanvraag voor zover verstrekking het voor die ronde geldende subsidieplafond overschrijdt. Een lager bedrag kan uitsluitend worden verstrekt indien de aanvrager bevestigt dat het evenement met aangepaste dekking uitvoerbaar blijft. Artikel 4 Subsidiabele activiteiten 1.Subsidiabel zijn onder meer dorpsfeesten, culturele festivals, muziekmanifestaties, voor publiek toegankelijke sportevenementen, centrumactiviteiten, jaarmarkten en promotionele evenementen die voldoen aan artikel 2.2.De aanvraag beschrijft concreet welk doel van artikel 2 en de bijlage wordt gediend, voor wie het evenement toegankelijk is, welke activiteit voor het publiek wordt aangeboden en hoe die activiteit aan het doel bijdraagt. Het college toetst dit met de beleidscheck van artikel 7. Aanvragen worden niet onderling op inhoudelijke kwaliteit gerangschikt. Artikel 5 Aanvraag en openstellingsrondes 1.Voor evenementen die plaatsvinden van 1 januari tot en met 30 juni wordt een aanvraag ingediend van 1 november van het voorgaande kalenderjaar tot en met 31 maart.2.Voor evenementen die plaatsvinden van 1 juli tot en met 31 december wordt een aanvraag ingediend van 1 april tot en met 30 oktober van hetzelfde kalenderjaar.3.Per stichting of vereniging wordt maximaal één aanvraag per openstellingsronde behandeld. Een aanvraag betreft één evenement. Aanvragen buiten de toepasselijke periode worden geweigerd.4.De aanvraag wordt via het door de gemeente beschikbaar gestelde digitale formulier ingediend en bevat ten minste: een beschrijving van programma, doelgroep, datum en locatie; een begroting van subsidiabele kosten en dekkingsplan met alle gemeentelijke en overige bijdragen; KvK-uittreksel; rekeningbewijs op naam van aanvrager; en zo nodig een ondertekeningsmachtiging.5.De aanvrager dient de aanvraag in voordat het evenement plaatsvindt. Het college beslist binnen acht weken na ontvangst van een volledige aanvraag, met inachtneming van de ASV. Artikel 6 Volgorde van behandeling 1.Binnen iedere openstellingsronde worden volledige aanvragen behandeld in volgorde van ontvangst. De datum en het tijdstip waarop een aanvraag volledig is ontvangen bepalen de volgorde.2.Indien een aanvraag onvolledig is, biedt het college de aanvrager overeenkomstig artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht gelegenheid tot aanvulling. De datum en het tijdstip waarop de aanvraag volledig is geworden bepalen vervolgens de volgorde.3.In afwijking van het tweede lid blijven de oorspronkelijke datum en het oorspronkelijke tijdstip van ontvangst bepalend indien: a.de aanvulling uitsluitend betrekking heeft op een kennelijke verschrijving, een administratieve omissie of een verduidelijking van reeds verstrekte gegevens; b.de aanvraag bij ontvangst voldoende informatie bevat om de aard en omvang van het evenement, de bijdrage aan de doelstellingen van het fonds en de financiële onderbouwing te beoordelen; en c.de gevraagde aanvulling binnen veertien kalenderdagen na verzending van het verzoek om aanvulling volledig is ontvangen. De aanvulling mag geen wezenlijke wijziging van het evenement, de begroting of het aangevraagdesubsidiebedrag inhouden.Het college beoordeelt of aan deze voorwaarden is voldaan en vermeldt in het verzoek om aanvulling of deoorspronkelijke positie behouden blijft bij tijdige en volledige aanvulling.4.Wanneer meerdere volledige aanvragen op hetzelfde geregistreerde tijdstip binnenkomen en het resterende plafond onvoldoende is om deze alle te honoreren, bepaalt het college de volgorde door loting; de loting wordt vastgelegd.5.Aan een subsidieaanvraag kan geen voorrang worden ontleend door het vooraf reserveren van budget, een informele aankondiging of het indienen buiten de openstellingsronde. Artikel 7 Subsidievereisten en samenloop 1.Het evenement vindt plaats in de gemeente Barneveld binnen het halfjaar waarvoor subsidie is aangevraagd en voldoet aan de artikelen 2 en 4.2.Een evenement heeft niet hoofdzakelijk een commercieel karakter: het doel en de besteding van een eventueel overschot zijn primair maatschappelijk, cultureel, sportief of gericht op publieke centrumbeleving. Verkoop, sponsoring en deelname van ondernemers sluiten subsidie op zichzelf niet uit.3.Het college voert per aanvraag een korte beleidscheck uit. Daarbij stelt het op grond van de evenementenbeschrijving vast of de publieke activiteit aantoonbaar en rechtstreeks bijdraagt aan ten minste één doel uit artikel 2 en de bijlage, of zij voor een publiek buiten de eigen kring toegankelijk is en of de publieke opbrengst meer is dan een bijkomstig effect van een besloten bijeenkomst, ledenactiviteit of fondsenwervingsactiviteit. Het college legt de uitkomst kort vast en motiveert een negatief oordeel aan de hand van de concrete aanvraag.4.De aanvrager voldoet aan de toepasselijke bepalingen van de ASV. Een subsidiebesluit vervangt geen vereiste evenementenvergunning of een andere voor het evenement benodigde toestemming. Artikel 8 Verplichtingen en vaststelling 1.De subsidie wordt overeenkomstig de ASV direct vastgesteld. De ontvanger meldt onverwijld wanneer het evenement niet, op een andere datum of wezenlijk anders wordt uitgevoerd of wanneer de financiering wezenlijk wijzigt.2.De ontvanger bewaart bewijs van uitvoering en gemaakte kosten en verstrekt dit desgevraagd overeenkomstig de ASV. Het college kan de subsidie wijzigen of terugvorderen indien daartoe op grond van de wet of ASV aanleiding bestaat. Artikel 9 Niet subsidiabele evenementen en kosten 1.Niet subsidiabel zijn besloten bijeenkomsten, uitsluitend intern gerichte activiteiten voor leden, leerlingen, cliënten of genodigden, kleine buurtactiviteiten zonder toegankelijkheid voor publiek buiten de directe buurt, reguliere exploitatie van organisaties en evenementen met hoofdzakelijk individueel commercieel belang.2.Subsidie wordt geweigerd wanneer uit de beleidscheck van artikel 7 volgt dat de aanvraag niet aannemelijk maakt dat de publieke activiteit rechtstreeks en meer dan bijkomstig bijdraagt aan een doel uit artikel 2 en de bijlage. De enkele omstandigheid dat een evenement geld inzamelt voor een goed doel, of dat de organiserende stichting of vereniging maatschappelijk actief is, is daarvoor onvoldoende.3.Voor een evenement wordt geen subsidie uit het integrale evenementenfonds verstrekt indien voor datzelfde evenement reeds een andere gemeentelijke subsidie is verleend of een financiële bijdrage op grond van een gemeentelijke overeenkomst is toegekend. Dit geldt ongeacht welke kosten met die subsidie of bijdrage worden gedekt. De aanvrager vermeldt in de aanvraag alle voor hetzelfde evenement aangevraagde en toegekende gemeentelijke subsidies en financiële bijdragen.4.De regeling die, gelet op het hoofddoel en de aard van de activiteit, het meest specifiek van toepassing is, is voorliggend. Dit fonds is voorliggend bij incidentele evenementen; de cultuur- of sportregeling bij culturele respectievelijk sportieve activiteiten die geen evenement zijn zoals in artikel 1 en/of binnen een andere gemeentelijke regeling ondersteund worden.5.Een bijdrage uit een BIZ of uit een fonds dat uitsluitend met opbrengsten van reclamebelasting wordt gevoed, geldt voor het vorige lid niet als gemeentelijke subsidie, mits de bijdrage niet uit gemeentelijke algemene middelen wordt bekostigd. Zij wordt wel in het dekkingsplan opgenomen. Artikel 10 Hardheidsclausule Het college kan in bijzondere gevallen gemotiveerd afwijken van deze regeling indien toepassing leidt tot onbillijkheden van overwegende aard, voor zover dit niet leidt tot overschrijding van een subsidieplafond of ongelijke behandeling van aanvragers in de volgorde van behandeling. Artikel 11 Begrotingsvoorbehoud Subsidie wordt verleend voor zover de gemeenteraad daarvoor middelen beschikbaar heeft gesteld, met inachtneming van de wettelijke vereisten voor een begrotingsvoorbehoud. Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en geldt voor aanvragen voor evenementen die vanaf 1 januari 2027 plaatsvinden. De regeling Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld, vastgesteld op 16 december 2025, wordt ingetrokken met behoud van haar werking voor aanvragen en subsidies voor evenementen in 2026.2.Deze regeling wordt aangehaald als Integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld. Aldus vastgesteld op 27 oktober 2026,Burgemeester en wethouders voornoemd, W. Wieringa,secretaris J. van der Tak,burgemeester Bijlage bij het integraal Evenementenfonds gemeente Barneveld Deze bijlage maakt onverkort deel uit van de regeling. De beleidscheck is een toets aan minimumvereisten per aanvraag. Er worden geen punten toegekend en aanvragen worden niet onderling vergeleken. Doelen van het fonds Het fonds ondersteunt evenementen met een concreet, openbaar programma dat rechtstreeks bijdraagt aan ten minste één van onderstaande doelen. De bijdrage moet blijken uit de activiteiten die tijdens het evenement worden aangeboden. De maatschappelijke doelstelling van de organisator of de bestemming van de opbrengst is op zichzelf onvoldoende. Cultuur en sportparticipatie Het evenement biedt inwoners of bezoekers een concrete mogelijkheid om cultuur, erfgoed, muziek, kunst, sport of recreatief bewegen te beleven of eraan deel te nemen. De aanvraag beschrijft de aangeboden activiteiten, de beoogde deelnemers of bezoekers en de wijze waarop zij kunnen deelnemen. Een cultureel optreden of sportieve activiteit die uitsluitend dient als omlijsting van een besloten bijeenkomst voldoet niet. Ontmoeting en sociale cohesie Het evenement biedt een openbaar programma waarin inwoners elkaar ontmoeten of gezamenlijk activiteiten ondernemen. Het programma en de publiekswerving richten zich aantoonbaar ook op mensen buiten de leden, relaties, sponsors en genodigden van de organisator. Louter onderlinge ontmoeting binnen die bestaande kring voldoet niet. Leefbaarheid en identiteit van dorpen Het evenement biedt een openbaar programma waarin inwoners lokale tradities, erfgoed of de identiteit van een kern samen beleven of vormgeven. De aanvraag beschrijft welke activiteiten hieraan bijdragen. Alleen de ligging in een kern, de inzet van lokale leveranciers of het gebruik van een dorpsnaam is onvoldoende. Economische vitaliteit en beleving van kernen Het evenement biedt een openbaar programma dat activiteit, ontmoeting en beleving toevoegt aan een dorpscentrum of kern en daarmee aantrekkelijk is voor inwoners en bezoekers. De aanvraag beschrijft welke activiteiten hiervoor zorgen. Extra omzet, naamsbekendheid of netwerkvoordeel voor afzonderlijke ondernemers, sponsors of organisaties is op zichzelf onvoldoende. Ondergrens voor subsidiëring Voor subsidie moet aan alle onderstaande voorwaarden worden voldaan: •Het evenement bevat een concreet openbaar programma dat rechtstreeks bijdraagt aan ten minste één doel van het fonds. •Deelname aan dit programma staat open voor publiek buiten de eigen kring van de organisator.Lidmaatschap, een persoonlijke uitnodiging of een bestaande relatie met de organisator is geen voorwaarde voor deelname. •Het openbare programma wordt publiek bekendgemaakt en is in de praktijk toegankelijk voor de beoogde bezoekers. Een toegangsprijs, aanmelding of capaciteitsgrens sluit subsidiëring niet op zichzelf uit. •Het openbare programma vormt een zelfstandig herkenbare activiteit. Het bestaat niet uitsluitend uit de omlijsting van een besloten diner, ledenactiviteit, sponsorbijeenkomst, netwerkbijeenkomst of fondsenwerving. •De aangevraagde subsidie heeft uitsluitend betrekking op kosten van het openbare programma.Kosten van besloten onderdelen zijn niet subsidiabel. Een evenement dat uitsluitend bestaat uit een besloten bijeenkomst of fondsenwervingsactiviteit zonder zelfstandig openbaar programma dat aan de doelen voldoet, komt niet voor subsidie in aanmerking. Het inzamelen of schenken van geld aan een goed doel is op zichzelf geen subsidiabele bijdrage aan de doelen van dit fonds. Uitvoering van de beleidscheck Het college toetst iedere aanvraag aan bovenstaande doelen en voorwaarden. De beleidscheck kent geen puntentoekenning of onderlinge vergelijking van aanvragen. De behandelaar legt beknopt vast: •Welk concreet openbaar programma wordt aangeboden, voor wie dit toegankelijk is en hoe het publiek wordt bereikt. •Aan welk doel dit programma rechtstreeks bijdraagt en welke beschreven activiteiten die bijdrage aannemelijk maken. •Of deelname mogelijk is zonder lidmaatschap, persoonlijke uitnodiging of bestaande relatie met de organisator. •Of het openbare programma zelfstandig herkenbaar is en niet uitsluitend de omlijsting vormt van een besloten bijeenkomst of fondsenwerving. •Welke kosten betrekking hebben op het openbare programma en of kosten van besloten onderdelen zijn uitgesloten. Bij ontbrekende gegevens krijgt de aanvrager overeenkomstig artikel 6 gelegenheid de aanvraag aan te vullen. Als de aanvraag vervolgens niet aan de subsidievereisten voldoet, vermeldt de afwijzing het onvervulde vereiste, de relevante feiten en de reden waarom het evenement niet voldoet. Toepassingsvoorbeelden Een benefietdiner voor genodigden, een interne ledenactiviteit of een sponsorbijeenkomst komt niet voor subsidie in aanmerking. Een muzikaal optreden tijdens zo’n bijeenkomst maakt deze niet alsnog subsidiabel. Ook de schenking van de opbrengst aan een goed doel verandert dit niet. Een openbaar festival, dorpsfeest of sportevenement kan wel in aanmerking komen, ook wanneer daarbij geld voor een goed doel wordt ingezameld. Het openbare programma moet zelfstandig aan de subsidievereisten voldoen. Bij een evenement met openbare en besloten onderdelen kunnen uitsluitend de kosten van het openbare programma subsidiabel zijn. Als de organisator voldoet aan de vereisten voor aanvragers, wordt de aanvraag beoordeeld op de inhoud, toegankelijkheid en bijdrage van het evenement aan de doelstellingen van het fonds. De naam van de organisatie is geen zelfstandige reden voor toekenning of afwijzing.