Instellingsbesluit Strategisch informatieoverleg (SIO) MijnGemeenteDichtbij

Instellingsbesluit Strategisch informatieoverleg (SIO) MijnGemeenteDichtbij Het Algemeen Management Team van MijngemeenteDichtbij; Overwegende dat het wenselijk is het Strategisch Informatieoverleg (SIO) binnen de organisatie formeel te regelen; In de hoedanigheid van zorgdrager voor archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995 en gelet op: -de artikelen 3, 3a, 8, 9 en 10 van het Archiefbesluit 1995; -het artikel 4 en 5 Beheerregeling informatiebeheer 2022; besluit vast te stellen het Instellingsbesluit Strategisch informatieoverleg (SIO) MijnGemeenteDichtbij: Instellingsbesluit Strategisch informatieoverleg (SIO) MijnGemeenteDichtbij Artikel 1. Begripsbepalingen In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder: a.SIO: het Strategische Informatie Overleg, waar dit besluit betrekking op heeft b.Archiefbescheiden: een schriftelijk stuk of een andere op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit (ongeacht de vorm) c.Beheerder: teammanager Informatievoorziening & Automatisering Artikel 2. Instelling 1.Er is een Strategisch Informatie overleg ingesteld (hierna SIO).2.Het SIO heeft tot doel het adviseren over strategische vraagtukken op het gebied van informatiehuishouding, informatiebeheer en archivering OF3.De taak van het SIO wordt al volgt omschreven: -Het uitbrengen van advies aan de directie en beheerder inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding; Artikel 3. Taken/Bevoegdheden 1.Het SIO is bevoegd gevraagd of ongevraagd advies uit te brengen aan de directie en de beheerder van MijnGemeenteDichtbij over vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;2.Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd a.Adviseren over het informatiebeleid; b.Adviseren over duurzame toegankelijkheid van informatie; c.Adviseren over bewaartermijnen, vernietiging en vervreemding; d.Adviseren over hotspotvraagstukken; e.Adviseren over samenhang tussen informatiebeheer, privacy, informatiebeveiliging en openbaarheid. Artikel 4. Samenstelling van SIO 1.In het SIO bij MGD hebben zitting: -Directeur MijnGemeenteDichtbij -Teammanager Informatievoorziening & Automatisering -Adviseur Informatievoorziening -I-adviseur -Archivaris/gemeentearchivaris -Privacy Officer (PO) -Chief Executive Security Officer (CISO) -Secretaris van het overleg Optioneel afhankelijk van de agenda: -Functionaris Gegevensbescherming (FG) -Concerncontroller 2.Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Artikel 5. Werkwijze 1.Het SIO vergadert ten minste driemaal per jaar op locatie van MijnGemeenteDichtbij.2.Van iedere vergadering wordt een verslag opgesteld.3.Het SIO brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan de directie. Artikel 6. Inwerkingtreding Dit instellingsbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking/publicatie Artikel 7. Citeertitel De regeling wordt aangehaald als: instellingsbesluit Strategische Informatie overleg (SIO) MijnGemeenteDichtbij Aldus vastgesteld in zijn vergadering van 1 oktober 2026. de directie van MijnGemeenteDichtbij, V.C. Fijneman directeur P.W.M. Geurtsdirecteur Toelichting behorende bij het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg GR MijnGemeenteDichtbij Achtergrond Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Het SIO moet worden ingesteld door alle overheidsorganen bij het ontwerpen of aanpassen van een selectielijst, maar is daarnaast als standaard overleg te gebruiken voor de bespreking van vraagstukken rond het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Doel Met het instellen van een SIO binnen ieder overheidsorgaan ontstaat een structureel overleg dat vraagstukken over de informatiehuishouding behandelt en hierover adviezen aan directie en bestuur geeft. In het SIO vindt de belangenafweging in de informatiehuishouding plaats, met name gericht op de verantwoordelijkheden over de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden. De taakvelden van informatiebeheer, informatiemanagement en informatieveiligheid en privacy overlappen elkaar en het risico bestaat dat er binnen de organisatie vanuit verschillende overlegorganen sturing wordt gegeven op dezelfde thema’s. Dat brengt onduidelijkheid en risico’s met zich mee. De vraag daarbij is of deze sturing ook daadwerkelijk op strategisch niveau plaatsvindt of meer op tactisch niveau. Het SIO kan hierin de oplossing vormen en worden ondersteund door ook een tactisch informatieoverleg (TIO) in te richten. Deze tactische overlegstructuren opereren dan bijvoorbeeld per taakveld. Verantwoordelijkheden Het SIO moet op grond van de wet betrokken worden bij: 1.het ontwerpen van een selectielijst (art. 3 Archiefbesluit); 2.het nemen van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden (art. 7.1 Archiefbesluit); 3.het uitvoeren van een hotspotmonitor. Ad 1. Het ontwerpen van een selectielijst wordt voor alle gemeenten verzorgd door het VNG. Het ontwikkelen van een decentraal aanvullend waarderings- en selectiebeleid berust bij het SIO. Ad 3. Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, maatschappelijke beroering veroorzaken en/of van bijzondere betekenis zijn voor burgers en in de media veel aandacht hebben getrokken. Een actueel voorbeeld is de coronacrisis. Iedere overheid stelt zijn eigen hotspots vast. Een hotspotmonitor uitvoeren is geen eenmalige actie en kan meerdere jaren duren. Als gevolg van de uitgevoerde monitor kan worden besloten tot het uitzonderen van ver- nietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit en/of het acquireren van particuliere archieven of documenten voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn. De hotspotlijst en andere van de selectielijst afwijkende of nader omschreven criteria en termijnen, worden in het SIO geagendeerd en ter vaststelling aangeboden aan het college. Het strategisch informatieoverleg van GR MijnGemeenteDichtbij geeft de directie in ieder geval advies in het geval van een voorgenomen besluit tot: 1.het vaststellen van beleid en kaders voor informatie- en databeheer; 2.het vaststellen van uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de selectielijst en bij overige waarderingsvraagstukken; 3.het vervreemden van archiefbescheiden; 4.het uitvoeren van een hotspotmonitor; 5.Het vaststellen van een hotspotlijst. Het strategisch informatieoverleg kan de concernmanager bedrijfsvoering en dienstencentrum en vakinhoudelijke professionals uitnodigen bij het overleg. Vorm en samenstelling Overheden zijn vrij bij de invulling van de vorm en inhoud van een SIO. Het Archiefbesluit schrijft alleen voor dat bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste de verantwoordelijke voor de informatiehuis- houding, de archivaris en een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid moeten deelnemen. Veelal bestaat het SIO uit een vast aantal disciplines, dat naar believen en afhankelijk van de in een overleg te behandelen punten kan worden uitgebreid met andere deskundigen. Veelal zijn vaste deelnemers: •gemeentearchivaris; •archiefinspecteur; •Teammanager I&A; •adviseurs informatievoorziening; •Chief information security officer (CISO); •Privacy Officer (PO); Instelling Met het instellen van het SIO wordt met in achtneming van de huidige governance en verantwoordelijkheden, invulling gegeven aan het artikel 4 en 5 Beheerregeling informatiebeheer 2022. Het instellen van een SIO is de bevoegdheid van de directie als archief wettelijk zorgdrager.