Protocol geheimhouding gemeenteraad Bergeijk

Protocol geheimhouding gemeenteraad Bergeijk De gemeenteraad van Bergeijk, gelet op artikel 23, 24, 87 tot en met 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; besluit vast te stellen: 1.het Protocol geheimhouding gemeenteraad Bergeijk. Protocol geheimhouding gemeenteraad Bergeijk Inleiding Openbaarheid is één van de grondbeginselen van onze democratische rechtsstaat. Het gaat hier niet alleen om openbaarheid van besluitvorming, maar ook om openbaarheid van informatie. De openbaarheid draagt enerzijds bij aan de legitimatie van dat bestuur, anderzijds aan de controle op dat bestuur. Openbaarheid vormt, met andere woorden, een wezenlijk element van het gemeentelijk handelen. Met het uitgangspunt ‘openbaar, tenzij’ moet een bestuursorgaan de afweging tussen openbaar en geheim zeer zorgvuldig maken. Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is, wegen in uitzonderlijke situaties andere belangen tijdelijk zwaarder. Die belangen dienen dan goed gemotiveerd te worden. In zo’n geval kan besloten worden om gemotiveerd tijdelijk geheimhouding op informatie te leggen. Helderheid over de juridische kaders en procedures zijn daarbij behulpzaam. In dit protocol wordt daarom het juridisch kader en de procedures uiteengezet met betrekking tot het opleggen van geheimhouding en vergaderen in beslotenheid. Dit document dient slechts als handvat en ter informatie. Als een raadslid geheime informatie ontvangt, bespreekt of hierover twijfelt, kan er altijd contact opgenomen worden met de griffie om vervolgstappen te bespreken. NB: dit protocol dient als aanvulling op het geldige “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk”. Voornoemd reglement is bij twijfel altijd leidend. 1. Algemeen - Geheimhouding Geheimhouding De term vertrouwelijk kent geen juridische waarde. Het plaatsen van een document/onderwerp op de niet-openbare collegevergadering heeft ook geen juridische waarde, maar slechts politieke en/of organisatorische waarde. Het plaatsen van een document op de niet-openbare raadsagenda heeft niet dezelfde status als een geheim document. De wet kent namelijk slechts de term ‘geheimhouding’. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet kan in uitzonderlijke gevallen het college, de burgemeester, de raad en commissies op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust. Dit protocol ziet vooral toe op hoe raadsleden om dienen te gaan met door anderen, of zelfopgelegde geheimhouding. Informatie rondom het opleggen, verstrekken en opheffen van geheimhouding is hieronder opgenomen in een factsheet. 2. Werkafspraken rondom geheimhouding 2.1 Opleggen van geheimhouding – schriftelijk besluit Zoals in hoofdstuk 1 is aangegeven kan op mondelinge dan wel schriftelijke informatie geheimhouding worden gelegd. In een expliciet schriftelijk besluit tot het opleggen van geheimhouding wordt gemotiveerd op grond van welk belang de geheimhouding wordt opgelegd door het betreffende bestuursorgaan. Er wordt gemotiveerd welk belang prevaleert ten opzichte van het belang tot openbaarmaking. Het besluit tot het opleggen van geheimhouding wordt door het bestuursorgaan genomen voordat geheime informatie wordt gedeeld. Het besluit dat informatie geheim is, is zelf openbaar tenzij het besluit op zichzelf een deel van de geheime inhoud bevat. Het bestuursorgaan vermeldt in het besluit onder welke voorwaarden of op welke datum de geheimhouding eindigt (horizonbepaling). Bestaat er geen voorwaarde waaronder – of geen datum waarna – de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding ‘voor onbepaalde tijd’ dient te gelden. Wanneer het de geheimhouding van een raadsvoorstel en/of eventuele bijlagen betreft neemt de gemeenteraad de horizonbepaling over in haar raadsbesluit. Opheffing geschiedt dan per genoemde datum of de verwezenlijking van de genoemde voorwaarden. 2.2 Geheime informatie delen 2.2.1 Mondelinge informatie Voordat mondelinge geheime informatie wordt gedeeld wordt eerst altijd gezegd: “Op de informatie die nu wordt gedeeld, ligt geheimhouding”. Als de geheime informatie is gedeeld dan wordt afgesloten met: “Dit was de geheime informatie”. Overleg tussen gemeenteraadsleden over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de gemeenteraad niet aanwezig zijn geweest bij de (besloten) vergadering. Uitgangspunt is dat raads- en commissieleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling hebben ontvangen met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren mogen delen. Uiteraard dient daarbij nadrukkelijk vermeld te worden dat het om geheime informatie gaat. Het is niet mogelijk dat individuele gemeenteraadsleden informatie onder geheimhouding ontvangen. Dat benadrukt het uitgangspunt dat alle gemeenteraadsleden een gelijke informatiepositie dienen te hebben. Indien geheime informatie wordt verstrekt aan een commissie waarin leden van de gemeenteraad zitten, dan moet deze informatie ook aan de gehele gemeenteraad worden verstrekt. 2.2.2 Schriftelijke informatie Schriftelijke informatie wordt bij voorkeur op een niet-openbaar gedeelte van het raadsinformatiesysteem gezet of schriftelijk ter inlage gelegd bij de griffie. Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding 'GEHEIM’ in de koptekst. Daarnaast wordt er in de bestandstitel van het document de aanduiding ‘GEHEIM’ opgenomen. 2.2.3 Behandeling door de raad en haar commissies Indien het document waar geheimhouding op ligt behandeld wordt door de raad, dan wordt het document op het raadsinformatiesysteem achter een “slotje” gedeeld. Op deze manier kunnen slechts de raadsleden, commissieleden, en bevoegde medewerkers van de griffie de informatie inzien. Als een geheim document op de agenda van de raad komt te staan, komt dit onder het agendapunt “Geheimhouding op grond van artikel 87 van de Gemeentewet” te staan. De griffier zorgt ervoor dat indien de geheimhouding is opgeheven, het slotje op het raadsinformatiesysteem wordt weggehaald. 2.2.4 Register griffier De griffie legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding is opgelegd en die aan de gemeenteraad zijn verstrekt. Het register bevat de datum(s) van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven. Het register wordt op het openbare gedeelte in het raadsinformatiesysteem geplaatst. De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de gemeenteraad wordt gedaan. 2.3 Raadplegen van geheime stukken Wees bij het inzien van geheime stukken altijd alert op je omgeving. Bekijk deze documenten uitsluitend op een veilige, besloten locatie. Vermijd openbare plekken zoals het openbaar vervoer, cafés, hotellobby’s of wachtruimtes. Zorg ervoor dat niemand kan meekijken of meeluisteren die niet bevoegd is om kennis te nemen van de informatie. Let daarbij niet alleen op directe omstanders, maar ook op indirecte risico’s, zoals reflecties in ramen of schermen. Houd daarnaast rekening met digitale en fysieke beveiliging: -Vergrendel je scherm wanneer je het even niet gebruikt. -Print bij voorkeur niets uit. Moet je wel iets printen? Laat documenten dan nooit onbeheerd achter, ook niet voor korte tijd. -Zorg dat afdrukken na gebruik veilig worden opgeborgen of vernietigd. -Gebruik uitsluitend goedgekeurde apparaten en netwerken voor het inzien van geheime informatie. 2.4 Geheime informatie gelekt 2.4.1 Strafbepaling Het niet naleven van artikel 87 van de Gemeentewet kan leiden tot juridische sancties (zoals boetes, aangifte of tuchtrechtelijke maatregelen), verlies van vertrouwen en schade aan de gemeente door het uitleggen van gevoelige informatie. Bij schending van geheimhouding van informatie waar de raad of haar commissies geheimhouding heeft opgelegd of geheime informatie die is verstrekt aan de raad of haar commissies, besluit de burgemeester in overleg met het presidium of er namens de gemeente aangifte wordt gedaan. Bij schending van de geheimhouding kan de raad, conform artikel 89, lid 5 Gemeentewet, besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. 2.4.2 Procedure datalekken Indien een schending van de geheimhouding tevens een datalek in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) betreft, wordt dit gemeld aan de Privacy Officer. Deze beoordeelt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, aan de betrokken personen verplicht is. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens vindt plaats en waar mogelijk binnen 72 uur nadat het datalek is ontdekt, conform artikel 33 van de AVG. 3. Werkafspraken rondom vergaderen in beslotenheid Inleiding Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend en ook in het openbaar gesloten. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat schriftelijke of mondelinge geheime informatie wordt behandeld of besproken. 3.1 Het sluiten van de deuren Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig acht, de deuren gesloten. Het besluit om besloten te vergaderen dient ook getoetst te worden aan de weigeringsgronden van artikel 5.1 van de Wet open overheid. Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raads- en commissieleden, de griffier en de medewerkers van de griffie, de betrokken collegeleden en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond. De griffie staakt de (online) uitzending en zorgt ervoor dat de vergadering niet langer elders buiten de vergaderruimte is te volgen. 3.2 Vergaderen in beslotenheid Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raadsleden ook eventuele overige aanwezigen en derden. Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft. De verplichting tot geheimhouding wordt voorafgaand aan de vergadering benoemd. In het verslag van de voorzitter van de gemeenteraad voor een besloten vergadering wordt opgenomen: “Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering”. Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar, tenzij het openbaar wordt gemaakt. Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier. Tijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt aan de aanwezigen meegegeven dat ervan rechtswege sprake is van geheimhouding omtrent hetgeen besproken is tijdens de vergadering. Daarnaast wordt nogmaals benadrukt dat de geheimhouding van toepassing is op alle informatie die in de besloten vergadering is gedeeld en op de stukken waar geheimhouding over is opgelegd. 3.3 Register griffier De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden. Het register bevat de datum(s) van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven. Het register wordt op het openbare gedeelte in het raadsinformatiesysteem geplaatst. De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de gemeenteraad wordt gedaan. 3.4 Overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen Hetgeen beschreven in paragraaf 3.1, 3.2 en 3.3 is overeenkomstig van toepassing op commissievergaderingen. Zoals besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Bergeijk van 1 oktober 2026 De gemeenteraad, P.T. Franx Raadsgriffier W.J.G. Delissen-van Tongerlo Voorzitter