Beleidsregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Kaag en Braassem 2026

Beleidsregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Kaag en Braassem 2026 Het college van de gemeente Kaag en Braassem; overwegende dat - het niet altijd mogelijk is voor dezelfde dag, tijd of locatie meerdere evenementenvergunningen te verlenen - voor bepaalde locaties geldt dat het aantal te houden (B- en C-) evenementen beperkt is door beleidsmatige keuzes; - er in die zin sprake kan zijn van concurrerende en schaarse aanvragen voor evenementenvergunningen; - het gewenst is hiervoor nieuwe regels op te stellen; gelet op het bepaalde in Evenementenbeleid Kaag en Braassem 2024, de artikelen 1.8, 2:24 en 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Kaag en Braassem (hierna: APV) en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht; Besluitvorming De beleidsregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Kaag en Braassem 2026 vast te stellen. Artikel 1 – Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a.aanmelder: degene die een aanmelding doet voor de regionale evenementenkalender; b.B- en C-evenementen: wat daaronder wordt verstaan in het Evenementenbeleid Kaag en Braassem 2024; c.concurrerende vergunningaanvragen: meerdere aanvragen door verschillende partijen voor evenementen die niet alle vergund kunnen worden, bijvoorbeeld omdat een gesteld maximum wordt overschreden, omdat deze op dezelfde locatie zijn aangevraagd of omdat de capaciteit van de hulpdiensten onvoldoende is. d.wet: Algemene wet bestuursrecht. Artikel 2 – Aanmelden evenementenkalender Een aanmelding van een evenement voor de regionale evenementenkalender is nodig voor alle vergunningsplichtige evenementen. Meldingen voor activiteiten die plaatsvinden in het daaropvolgende kalenderjaar worden verzameld tot en met de uiterste aanmelddatum van 1 november van het daaraan voorafgaande jaar. In beginsel komen alleen meldingen die uiterlijk op 1 november zijn ingediend voor activiteiten in het daaropvolgende kalenderjaar, in aanmerking voor toepassing van het stappenplan bij concurrerende vergunningaanvragen en het beleid voor schaarse vergunningen. Artikel 3 – Indieningsvereisten Een melding voor de evenementenkalender wordt in ieder geval in behandeling genomen als aan de volgende vereisten is voldaan: a.de aanmelding is ingediend via het online aanmeldformulier op de website; b.het formulier volledig is ingevuld en alle bijlagen zijn toegevoegd; c.de aanmelding is ingediend voor de in artikel 2 genoemde datum. Artikel 4 - Beoordeling aanmeldingen 1.Indien na het verstrijken van de in artikel 2 genoemde datum blijkt dat voor een datum, locatie of categorie meer meldingen zijn ontvangen dan vergunningen beschikbaar zijn, worden de betrokken aanmelders hiervan uiterlijk binnen drie werkdagen schriftelijk of elektronisch in kennis gesteld. Vanaf dat moment wordt het stappenplan in artikel 5 toegepast.2.Meldingen die zijn ingediend voor de in artikel 2 genoemde deadline, hebben in alle gevallen voorrang op meldingen die zijn ingediend na deze deadline.3.Indien toepassing wordt gegeven aan het in artikel 5 neergelegde stappenplan, krijgen betrokken aanmelders een aanvullende termijn van vier weken, gerekend vanaf het moment dat de aanvrager is medegedeeld dat nadere informatie nodig is, om aanvullende informatie en gevraagde stukken aan te leveren.4.Indien de gevraagde informatie niet binnen voornoemde termijn of niet volledig wordt aangeleverd, wordt de aanmelder niet verder betrokken bij de procedure. Het uitgangspunt bij de verdelingsprocedures is dat er direct een volledige aanvraag gedaan moet worden zonder herstelmogelijkheid. Artikel 5 – Stappenplan (cumulatief) De volgende stappen worden cumulatief doorlopen. Na iedere stap kunnen aanvragers afvallen. a. Samenwerken Concurrerende aanmelders worden met elkaar in contact gebracht om te bezien of door samenwerking, verplaatsing of een andere oplossing tot overeenstemming kan worden gekomen.Uiterlijk twee weken nadat de aanmelders met elkaar in contact zijn gebracht, dient schriftelijk of elektronisch te worden aangegeven of samenwerking mogelijk is en op welke wijze.Indien geen oplossing wordt bereikt, wordt de procedure voortgezet. De indieners van de aanvraag worden hiervan op de hoogte gebracht door team APV/Bijzondere Wetten. b. Evenementen met een niet-economisch karakter Voorrang wordt gegeven aan evenementen met een niet-economisch karakter die aantoonbaar bijdragen aan het maatschappelijk belang en/of een duidelijke culturele betekenis hebben voor de gemeente.In dat kader wordt bij de beoordeling van de aanmelding onder meer gekeken naar: •bijdrage van het evenement aan de sociale samenhang; •lokale tradities; •gemeenschapsvorming. c. Ervaring Ervaring met het organiseren van evenementen speelt een belangrijke rol bij het beoordelen van de aanmeldingen. De aanmelder toont aan dat hij beschikt over voldoende ervaring met de organisatie van evenementen van vergelijkbare omvang en complexiteit als het evenement waarvoor melding is gedaan. Zo nodig kan de aanmelder door middel van een verzoek om aanvullende informatie als bedoeld in artikel 2, tweede lid, verzocht worden om referenties te overleggen.Bij de beoordeling wordt in ieder geval betrokken: •ervaringen met andere evenementen van de aanmelder in voorgaande jaren; •ervaringen van de aanmelder met het organiseren van evenementen in het lopende kalenderjaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarvoor de melding is ingediend; •ervaringen van de aanmelder met het organiseren van evenementen van vergelijkbare omvang en complexiteit; •naleving van vergunningvoorschriften en afspraken bij eerder georganiseerde evenementen door de aanmelder; •indien de aanmelder het evenement eerder heeft georganiseerd: ervaringen met eerdere edities van het evenement; Indien meerdere aanmelders in gelijke mate aan de gestelde criteria voldoen, wordt overgegaan tot loting als bedoeld in onderdeel d. d. Loting Indien het doorlopen van bovenstaande stappen niet leidt tot een oplossing wordt er geloot. De in aanmerking komende gegadigden worden uitgenodigd om bij de loting aanwezig te zijn. e. Voorkeursvolgorde en voorlopige plaatsing op de evenementenkalender Op basis van het stappenplan wordt een voorkeursvolgorde voor vergunningverlening bepaald. Het evenement dat bovenaan staat wordt als eerste in de gelegenheid gesteld om een vergunning aan te vragen en wordt onder voorbehoud van vergunningverlening op de evenementenkalender geplaatst. Artikel 6 – Hardheidsclausule Op basis van bijzondere feiten en omstandigheden kan de burgemeester besluiten af te wijken van de procedureregels zoals in deze beleidsregels is vastgesteld. Artikel 7 – Citeertitel Deze beleidsregels worden aangehaald als: ’’Beleidsregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Kaag en Braassem 2026’’. Artikel 8 – Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Roelofarendsveen, 13-10-2026 Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de gemeentesecretaris,J.J. Démoed de burgemeester,A. Heijstee-Bolt Toelichting Artikel 4 – Voorkeursevenement Als het aantal meldingen het aantal schaarse vergunningen op een evenemententerrein overschrijdt, wordt het stappenplan doorlopen. Als ieder evenement gelijke kansen zou hebben, is het rendabel voor een aanvrager om zoveel mogelijk evenementen aan te vragen. Om te voorkomen dat er speculatief veel evenementen worden aangevraagd, die allen moeten worden meegenomen in het stappenplan, is het voorkeursevenement per aanvrager opgenomen. Als een organisator meerdere evenementen mee wil laten dingen bij de loting, dient de organisator een voorkeursevenement op te geven. Alleen dit evenement doet mee met de verloting, dit om te voorkomen dat één organisator meerdere evenementen aanvraagt die mee doen met de verloting. Als het aantal voorkeursevenementen gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, hoeft het stappenplan verder niet te worden doorlopen en worden alleen de voorkeursevenementen toegekend. Bij meer voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen wordt het stappenplan doorlopen. Mochten er minder voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen zijn, dan zal voor de overige vergunningen het stappenplan worden doorlopen. Artikel 5c – Ervaring Bij de beoordeling van de ervaring wordt tevens inbegrepen negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen aangevraagd binnen de gemeente Kaag en Braassem. Hierbij valt de denken aan: - intrekking van de verleende vergunning; - stillegging evenement ingevolge van niet nakoming voorschriften; - geen gebruikmaking van een toegekende datum op de evenementenkalender; - een buiten behandeling gestelde aanvraag. Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de gelegenheid gehad heeft om hierop te kunnen reageren. Artikel 5d – Loting De loting wordt uitgevoerd door iemand die geen deel uitmaakt van het vergunningverleningsproces.