Reglement van orde van het college van Drechterland houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Drechterland)

Reglement van orde van het college van Drechterland houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Drechterland) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluit het volgende reglement vast te stellen: Reglement van orde van het college van Drechterland houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Drechterland). Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen Artikel 1. Definities Dit reglement verstaat onder: –college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland; –gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Drechterland of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; –raad: de gemeenteraad van de gemeente Drechterland; –voorzitter: de burgemeester van de gemeente Drechterland of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging 1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.2.Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen 1.Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9.30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.2.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, op een ander tijdstip of op een andere plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Artikel 4. Extra vergaderingen 1.Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. 2.De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen 1.Als de voorzitter een nieuwe vergadering belegt omdat het vereiste aantal leden niet aanwezig is, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.2.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college. Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning Artikel 6. Verhindering en ontstentenis 1.Bij verhindering of ontstentenis van: a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over. 2.In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn verhindering of ontstentenis. Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen 1.De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.2.Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken 1.Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.2.In bijzondere of onvoorziene omstandigheden kan de voorzitter of de (loco)secretaris toestaan dat voorstellen en andere stukken na het in het eerste lid genoemde tijdstip worden aangeleverd, mits dit geen onredelijke belemmering vormt voor een zorgvuldige voorbereiding van de vergadering. 3.De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.4.De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd conform het afgesproken bestuurlijke proces. Artikel 9. Agenda 1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en verstrekt deze uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering aan de leden van het college. 2.De vergaderstukken staan voor de leden van het college in het bestuurlijke informatiesysteem ter inzage.3.Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.4.De gemeentesecretaris maakt de agenda vóór de vergadering of zo spoedig mogelijk openbaar. Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging Artikel 10. Stemmingen 1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.2.Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.3.Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes. 4.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.5.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel 11. Parafenbesluit 1.Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit via een door de gemeentesecretaris georganiseerde mailronde. 2.Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college per e-mail kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college per e-mail expliciet instemt met het voorstel. 3.De gemeentesecretaris stelt vast of de vereiste meerderheid is bereikt en of daarmee het parafenbesluit tot stand is gekomen.4.De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is. Artikel 12. Terugkoppeling 1.De gemeentesecretaris zorgt voor een terugkoppeling van de vergaderingen van het college.2.In de terugkoppeling staat in ieder geval: a.een overzicht van de vastgestelde besluiten; b.eventuele collegiale aandachtspunten of verzoeken om aanvullend advies; c.opdrachten tot communicatie, vervolgacties of correspondentie; d.overige relevante opmerkingen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. 3.In de terugkoppeling wordt afzonderlijk aandacht besteed aan aangehouden en aangepaste besluiten.Indien het college besluit een agendapunt of besluit aan te houden, wordt dit expliciet in de terugkoppeling opgenomen, inclusief de reden van aanhouding en het verwachte moment van herbehandeling. Voor besluiten die nog moeten worden aangepast (bijvoorbeeld wegens tekstuele wijzigingen of noodzakelijke aanvullingen), vermeldt de terugkoppeling welke onderdelen worden aangepast.4.De terugkoppeling wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Artikel 13. Besluitenlijst 1.De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op. 2.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.3.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzetten, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd.4.Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst. Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen Artikel 14. Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel 15. Intrekking oude reglement Het Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland, vastgesteld in de vergadering van het college op 29 september 2020, wordt ingetrokken. Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking op 8 september 2026.2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Drechterland. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 8 september 2026. De burgemeester,B.W. Diepstraten De secretaris,M.N. Schroor