Regeling Grote Projecten Almere 2026

Regeling Grote Projecten Almere 2026 De raad van de gemeente Almere, gelet op artikel 149 en artikel 84 Gemeentewet, BESLUIT vast te stellen de ‘Regeling Grote Projecten Almere 2026’ en het ‘Informatieprotocol Grote Projecten 2026’ Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a.project: een samenhangend geheel van activiteiten, uitgevoerd door een daartoe voor de duur van het project aangewezen team of projectorganisatie, gericht op het bereiken van een vooraf gedefinieerd resultaat; b.groot project: een door de raad aangewezen project dat na afweging van de diverse criteria als genoemd in artikel 5, lid 3 als groot wordt beschouwd; c.voortgangsrapportage: een periodieke rapportage waarmee de raad over de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang ten opzichte van de vastgestelde kaders met betrekking tot scope, doelen, planning, organisatie, begroting en risico’s wordt geïnformeerd; d.eindrapportage: de rapportage waarmee de raad wordt geïnformeerd over de afronding van het project; e.effectevaluatie: de rapportage waarmee de raad wordt geïnformeerd over de langetermijneffecten van het project; f.informatieprotocol: het ‘Informatieprotocol Grote Projecten 2026’ bij deze regeling. Artikel 2 Doel Het doel van de regeling is de raad in staat te stellen bij grote projecten zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen, die gericht is op sturing en beheersing vooraf en tijdens de projectuitvoering en op verantwoording achteraf, ten aanzien van de aspecten tijd, geld, kwaliteit en resultaat. Artikel 3 Afbakening Deze regeling is van toepassing op grote projecten als genoemd in artikel 1, sub b, binnen alle beleidsdomeinen van de gemeente Almere. Artikel 4 Informatieprotocol grote projecten Het Informatieprotocol Grote Projecten 2026 dat bij deze regeling is gevoegd vormt een integraal onderdeel van de regeling en is in gelijke mate bindend. Artikel 5 Aanwijzing groot project 1.Het college legt de raad in of aan het eind van de verkenningsfase van het project, als uiteengezet in artikel 6, een voorstel voor om te besluiten een project als groot project aan te wijzen. 2.De raad kan op elk moment zelfstandig besluiten tot aanwijzing van een project als groot project. 3.Het project dat door de raad als groot project wordt aangewezen dient te voldoen aan minimaal 5 van de volgende criteria, en in elk geval aan de criteria als genoemd onder sub a en b: a.het (verwachte) budget van het gehele project heeft een omvang van boven de 2% van de gemeentelijke begroting; b.de (te verwachten) uitvoerings- en/of financiële risico’s liggen boven de 5 miljoen euro; c.het project is politiek gevoelig; d.het project is in organisatorisch opzicht complex; e.de gemeente draagt alleen of grotendeels de (financiële) verantwoordelijkheid voor het project; f.het project heeft ingrijpende gevolgen voor de omgeving en inwoners van Almere; g.het project is geen routinematige activiteit of standaardtaak voor de gemeente; h.het project heeft belangrijke gevolgen voor de gemeentelijke bedrijfsvoering, en i.het project is innovatief door het toepassen of gebruikmaken van nieuwe technologieën, werkwijzen of financieringsconstructies. Artikel 6 De verkenningsfase 1.De eerste fase van het project is de verkenningsfase. 2.De raad neemt op basis van de verkenning het besluit om tot uitwerking over te gaan, en stelt daartoe een budget vast.3.De raad dient voor deze besluitvorming inzicht te krijgen in: a.de publieke waarden, scope, ambities en doelen; de verwachte effecten, de samenhang met andere projecten, en de gevolgen voor de samenleving; b.de voorlopige fasering (deelprojecten) en planning in mijlpalen, inclusief onzekerheidsmarges in de planning; c.de besluitmomenten voor college en raad inclusief een expliciete aanwijzing van gespecificeerde onomkeerbare besluiten; d.de financiën en risico’s, bestaande uit in ieder geval, maar niet gelimiteerd tot: i.de geraamde begroting voor het hele project inclusief onzekerheidsmarges, alsmede een uitgewerkte begroting voor de volgende fase; ii. de effecten op de gemeentelijke kosten en inkomsten en/of inkomstenderving; iii. de financiële en uitvoeringsrisico’s, mede inhoudende een aanwijzing van de risico-verantwoordelijkheid en een indicatie van de kwantitatieve en kwalitatieve beheersmaatregelen, en iv. een maatschappelijke kosten/baten analyse; e.de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden in geval van samenwerking met andere organisaties; f.de organisatie van de uitvoering van het project, mede inhoudende de organisatie van de verbinding tussen de ambtelijke organisatie en het college; g.de gevolgen voor de ambtelijke organisatie en capaciteit; h.het doorlopen van het communicatie- en participatieproces met belanghebbenden en het participatie- en communicatieplan voor de volgende fasen; i.de reflectie op lessen uit eerdere projecten; 4.Het college biedt de raad deze informatie aan in een rapportage of in de voor het betreffende project gebruikelijke (plan)documenten.5.De raad besluit op grond van een onderbouwd voorstel gebaseerd op de criteria als genoemd in artikel 5, lid 3, het project als groot project aan te wijzen. 6.De raad besluit tevens, op voorstel van het college, over: a.de frequentie, aard en vorm van de voortgangrapportages voor de volgende projectfasen; b.het beoogde moment waarop de effectevaluatie van het project wordt uitgevoerd. Artikel 7 De uitwerkingsfase 1.Op de verkenningsfase volgt de uitwerkingsfase. 2.De raad neemt op basis van de uitwerking het besluit dat kan worden overgegaan tot de realisatie, en stelt daarvoor een budget vast.3.De raad dient voor deze besluitvorming inzicht te krijgen in: a.de herijking of heroverweging van de publieke waarden, scope, ambities, en doelen; de verwachte effecten, de samenhang met andere projecten en de gevolgen voor de samenleving; b.de inhoudelijke uitwerking van het project, inclusief een realisatiestrategie; c.de uitgewerkte planning in mijlpalen inclusief onzekerheidsmarges in de planning; d.de besluitmomenten voor college en raad, inclusief een expliciete aanwijzing van onomkeerbare besluiten; e.de financiën en risico’s, bestaande uit in ieder geval, maar niet gelimiteerd tot: i.de uitgewerkte begroting inclusief onzekerheidsmarges; ii. de effecten op de gemeentelijke kosten en inkomsten en/of inkomstenderving; iii. de financiële en uitvoeringsrisico’s, mede inhoudende een aanwijzing van de risico-verantwoordelijkheid en de kwantitatieve en kwalitatieve beheersmaatregelen, en iv. indien en voor zover van toepassing: een herijking van de maatschappelijke kosten/baten analyse; f.de organisatie en uitvoering van het project; g.de overeenkomsten en contracten met andere publieke en private organisaties; h.het doorlopen communicatie- en participatieproces met belanghebbenden en het participatie- en communicatieplan voor de volgende fase; i.indien en voor zover van toepassing: een herijking van de kaders met betrekking tot de informatievoorziening aan raad 4.Het college biedt de raad deze informatie aan in een rapportage of de voor het betreffende project gebruikelijke (plan)documenten. Artikel 8 De realisatiefase 1.In de realisatiefase gaat het college over tot realisatie van het project. 2.Het college informeert de raad tijdens de realisatiefase periodiek over de voortgang middels de voortgangsrapportages als vastgesteld in de verkenningsfase.3.Het college stelt na de realisatie een eindrapportage op en biedt deze na zes maanden aan de raad aan. De eindrapportage is gebaseerd op de voortgangsrapportages en bevat tevens een projectevaluatie.4.De voortgangrapportages en eindrapportage worden opgesteld aan de hand van de specificaties uit het Informatieprotocol grote projecten. 5.De raad bespreekt de voortgangsrapportages en de eindrapportage.6.De raad besluit, op voorstel van het college, tot het beëindigen van de aanwijzing van groot project. Artikel 9 De effectevaluatie 1.Het college stelt na beëindiging van het project binnen de in de verkenningsfase vastgestelde tijd een effectevaluatie op. 2.De effectevaluatie wordt opgesteld aan de hand van de specificaties uit het Informatieprotocol grote projecten.3.Het college biedt de effectevaluatie aan de raad aan met een voorstel voor agendering. Artikel 10 De projectwethouder 1.Het college besluit tot het aanwijzen van een projectwethouder. In principe is dit niet de wethouder Financiën. 2.De projectwethouder is namens het college bestuurlijk opdrachtgever voor de uitvoering van het project. De aanwijzing van een projectwethouder laat de collegiale verantwoordelijkheid onverlet. 3.De projectwethouder zorgt voor besluitvorming en afstemming in het college en rapporteert aan het college over de voortgang.4.De projectwethouder bereidt de besluitvorming en informatievoorziening door het college aan de raad voor.5.De projectwethouder voert nauw overleg met de wethouder Financiën op het gebied van financiële beheersing en risicovorming. De projectwethouder bespreekt afwijkingen met een kwalitatieve en/of kwantitatieve duiding van meer dan vijf miljoen euro, en/of budgetwijzigingen (op het niveau van kosten- en opbrengstencategorieën) groter dan 10%, direct met de wethouder Financiën, waarna dit voor besluitvorming aan het college en de raad wordt voorgelegd. 6.De projectwethouder informeert bij (te verwachten) wijzigingen van de door de raad vastgestelde kaders betreffende scope, doelen, planning, organisatie, of risico’s direct het college, waarna dit voor besluitvorming aan het college en de raad wordt voorgelegd. 7.De projectwethouder informeert het college minimaal één keer per jaar over de voortgang van het project.8.De projectwethouder organiseert voorafgaand aan besluitvormingsmomenten (ambtelijke) tegenspraak.9.De projectwethouder informeert college en raad op besluitvormingsmomenten schriftelijk zowel inhoudelijk als procedureel over de (ambtelijke) tegenspraak.10.De projectwethouder is op besluitvormingsmomenten verantwoordelijk voor het in college- en raadsvoorstellen expliciet inzichtelijk maken van ambtelijk gemaakte kanttekeningen en alternatieven en hoe daarmee is omgegaan.11.Het college richt voor de verbinding met de ambtelijke organisatie voor elk groot project een portefeuillehoudersoverleg in, dat onder leiding van de projectwethouder staat en waarin vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie deelnemen. Artikel 11 Kaderstelling en besluitvorming door de raad 1.De raad vervult bij grote projecten een kaderstellende rol en stelt de bestuurlijke uitgangspunten vast waarbinnen het college het project uitvoert.2.De kaderstelling van de raad heeft in ieder geval betrekking op de scope, doelen, planning, financiën en risico’s.3.Indien een besluit waarvoor de bevoegdheid bij het college ligt ingrijpende gevolgen heeft voor het project, dan wel leidt tot een wijziging van de door de raad vastgestelde kaders, stelt het college de raad vooraf in de gelegenheid zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen door middel van een raadsvoorstel. 4.De raad, of een door de raad ingestelde commissie, kan op belangrijke besluitvormingsmomenten een second opinion laten uitvoeren. 5.Als er geen commissie is ingesteld doet het presidium de raad voorafgaand aan een besluit van de raad over de overgang naar een volgende projectfase een voorstel om een second opinion te laten uitvoeren, waarover de raad zich kan uitspreken. Artikel 12 De raadscommissie 1.De raad kan bij een groot project besluiten een commissie in te stellen voor het volgen van het project en de toepassing van deze regeling.2.Bij de samenstelling van de commissie wordt gestreefd naar een evenwichtige afspiegeling van de raad.3.Het doel van de commissie is de raad te ondersteunen en te adviseren zodat de raad in positie is zijn kaderstellende en controlerende rol goed te vervullen.4.De commissie heeft een signalerende rol richting college en raad.5.De commissie vergadert met gesloten deuren. 6.De commissie doet schriftelijk verslag van haar bevindingen eventueel gevolgd door een mondelinge toelichting tijdens de Politieke Markt.7.De commissie fungeert als opdrachtgever bij het uitvoeren van een second opinion op belangrijke besluitvormingsmomenten. 8.Indien en voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van haar taken kan de commissie interne en/of externe deskundigen om informatie, advies en/of ondersteuning vragen.9.In de ondersteuning van de commissie wordt door de griffie voorzien. Artikel 13 Beëindiging aanwijzing groot project 1.Het college kan bij de raad in elke fase van de uitvoering van een groot project een voorstel gebaseerd op de criteria als genoemd in artikel 5, lid 3 indienen om de aanwijzing van groot project te beëindigen. 2.De raad kan eveneens in elke fase van de uitvoering van een groot project zelfstandig onderbouwd besluiten de aanwijzing van groot project te beëindigen. Artikel 14 Werking en toepassing van deze regeling Het college brengt jaarlijks een verslag uit aan de raad over de werking en toepassing van deze regeling in het voorafgaande kalenderjaar. Artikel 15 Toezicht op naleving van de regeling 1.De raad houdt toezicht op de naleving van deze regeling en het bijbehorende informatieprotocol.2.Het toezicht heeft betrekking op de procedurele toepassing van deze regeling en de kwaliteit en tijdigheid van de informatievoorziening. 3.De raad, of een door de raad ingestelde commissie, kan het college verzoeken binnen een gestelde termijn tekortkomingen te herstellen.4.Indien het college niet voldoet aan de verplichtingen uit deze regeling of het informatieprotocol, kan de raad aanvullende informatie- en rapportageverplichtingen opleggen. Artikel 16 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking in het gemeenteblad. Artikel 17 Evaluatie van de regeling De raad evalueert na de inwerkingtreding van deze regeling in elk geval eenmaal per raadsperiode de doeltreffendheid en doelmatigheid van deze regeling. Artikel 18 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Grote Projecten Almere 2026. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Almere, d.d. 1 oktober 2026 De griffier, G.J. Broer De voorzitterW.H.J.M. van der Loo Informatieprotocol Grote Projecten 2026 Uitgangspunten en randvoorwaarden De informatievoorziening betreffende grote projecten geschiedt schriftelijk op de volgende wijze: a.Er wordt gebruik gemaakt van duidelijke en eenduidige definities, die in een begrippenlijst worden opgenomen; b.De verstrekte informatie is actueel, realistisch en begrijpelijk; c.De doelen en effecten zijn SMART1 geformuleerd; d.De ramingen en prognoses zijn inzichtelijk en onderbouwd, met duidelijk gedefinieerde bandbreedtes. e.De informatie bedoeld in het protocol wordt verstrekt op hoofdlijnen en is gericht op kaderstelling en controle door de raad. De Voortgangsrapportage 1.De raad ontvangt minimaal eenmaal per jaar een door het college vastgestelde voortgangsrapportage betreffende het grote project. 2.In de verkenningsfase stelt het college een rapportageformat op. Dit betref het vaste stramien van de voortgangsrapportages. 3.In geval van wijzigingen ten opzichte van (een) eerdere voortgangsrapportage(s) wordt expliciet aangegeven welke dit zijn; wat de reden voor wijziging is, en wat de consequenties daarvan zijn voor de vastgestelde scope, doelen, planning, financiën en risico’s. 4.De voortgangsrapportages worden maximaal tien weken na de peildatum door het college aan de raad aangeboden op een vast moment in het jaar. 5.De voortgangrapportages gaan zonder uitzondering vergezeld van een voorstel voor agendering in de raad. 6.Als het daarmee belaste gremium van de raad besluit dat agendering gewenst is, wordt de voortgangsrapportage binnen zes weken nadat deze is aangeboden door de raad besproken. 7.De raad kan het college verzoeken om een technische toelichting indien de voortgang, complexiteit of de verwachte risico’s daartoe aanleiding geven. Deze technische toelichting wordt geagendeerd op de Politieke Markt. 8.De voortgangsrapportage beschrijft de voortgang van het project, mede inhoudende de actuele en te verwachten ontwikkelingen en de afwijkingen ten aanzien van: a.de doelstelling(en)/opgave; b.de scope; c.de kwaliteit; d.de financiën; e.de risico’s; f.de planning/mijlpalen; g.de organisatie; h.de samenwerking met andere partijen; i.de communicatie/participatie. Informatievoorziening bij afwijkingen 1.De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd indien er sprake is of kan zijn van afwijkingen in de scope, doelen, planning, financiën, risico’s en/of andere zaken die de door de raad vastgestelde kaders raken. 2.De informatie bevat ten minste: a.een beschrijving van de aard en oorzaak van de (verwachte) afwijking; b.de (verwachte) gevolgen voor scope, doelen, planning, financiën en risico’s; c.de door het college voorgestelde maatregelen en vervolgstappen. De eindrapportage De eindrapportage richt zich op de realisatie van het project en de evaluatie van de uitvoering van het project. In de eindrapportage wordt feitelijk gerapporteerd over de eindresultaten van het project, op vergelijkbare wijze als in de voortgangsrapportages. Daarnaast bevat de eindrapportage een evaluatie van het verloop van het project. De onafhankelijkheid van de projectevaluatie wordt gewaarborgd door deze te laten opstellen door personen die niet betrokken waren bij het project. Het eindrapport bevat in ieder geval: a.een beschrijving van het gerealiseerde project en de opgeleverde resultaten, alsmede de gevolgen daarvan voor de stad en samenleving; b.een beschrijving van de verrichte activiteiten; c.een vergelijking tussen de gerealiseerde resultaten in relatie tot de bij aanvang vastgestelde en tijdens het project aangescherpte doelstellingen en kaders; d.een overzicht van de gerealiseerde planning en eventuele afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde planning, inclusief toelichting; e.een financieel overzicht van de gerealiseerde kosten, afgezet tegen het door de Raad vastgestelde budget, inclusief een toelichting op eventuele afwijkingen; f.een overzicht van de wijze waarop geïdentificeerde risico’s zich hebben gemanifesteerd en hoe hiermee is omgegaan; g.een overzicht van de risico’s die niet voorzien waren, maar wel gemanifesteerd, en wat hiervan de oorzaak was; h.een overzicht van de wijze van organisatie en aansturing van het project, inclusief de samenwerking tussen college, ambtelijke organisatie en/of partners; i.een overzicht van het verloop van het besluitvormingsproces, het participatieproces en het communicatieproces; j.de in het project geleerde lessen en concreet geformuleerde aanbevelingen; k.een publiekssamenvatting. De effectevaluatie De effectevaluatie bevat tenminste: a.een beschrijving van de effecten van het project voor de stad en samenleving; b.een vergelijking tussen de geconstateerde effecten en de bij aanvang en gedurende het project beoogde publieke waarden, doelen en effecten; c.een vergelijking tussen de effecten en de kosten van het project, indien en voor zover van toepassing op basis van de eerder uitgevoerde kosten/baten analyse; d.een analyse van de risico’s die zich hebben gemanifesteerd en de gevolgen hiervan op de effecten; e.de in het project geleerde lessen en de concreet geformuleerde aanbevelingen; f.een publiekssamenvatting. Archivering De projectinformatie wordt zodanig vastgelegd, beheerd en gearchiveerd dat deze duurzaam toegankelijk is. Standaardisatie van projectinformatie staat centraal. Deze moet in overeenstemming zijn met het gemeentelijke informatiebeheerstramien. Hierin staan afspraken over het projectdossier (w.o. opbouw, wijze van vastlegging en archivering). Uitgangspunt is dat informatie vindbaar, betrouwbaar en volledig moet zijn, met een duidelijke toedeling van eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Daarbij dient rekening gehouden te worden met de eisen en voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Wet open overheid, en daaraan gelieerde regelgeving. De informatie betreffende het grote project dient te worden aangewezen als een zogenaamde ‘hotspot’. Dit betekent dat overheidsinformatie die normaal vernietigd zou worden, toch permanent bewaard moet blijven. Daarbij dient de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht zoals de Archiefwet voorschrijft. Bij de archivering worden de adviezen en richtlijnen voor het beveiligen, beschermen en beheren van informatie binnen projecten en programma’s uit het 3 B Handboek Projecten gevolgd. Toelichting op de Regeling Grote Projecten Almere 2026 Aanleiding Na de sluiting van de Floriade leefde eind 2022 in de raad breed de wens de feiten en omstandigheden die hebben geleid tot het tegenvallende resultaat van de Floriade te onderzoeken. De uitvoering van een vooronderzoek resulteerde eind 2023 in het besluit van de raad de raadsenquête Floriade in te stellen. De raad heeft daarbij een amendement aangenomen om de onderzoeksresultaten te borgen. Dit amendement vroeg om een instrument, gebaseerd op de lessen uit het onderzoek, dat de raad in de toekomst kan hanteren wanneer hij geconfronteerd wordt met een keuze voor een financieel ingrijpend gemeentelijk project. Zo wordt - zo staat in de toelichting op het amendement - de opgedane kennis geborgd en wordt de raad in staat gesteld om in de toekomst betere afwegingen te maken. In april 2025 heeft de enquêtecommissie Floriade haar eindrapport ‘Raadsenquête Floriade: Het project dat niet tot bloei kwam’ gepresenteerd. In dit rapport doet de enquêtecommissie de aanbeveling een ‘Regeling Grote Projecten Almere’ op te stellen als uitwerking van bovengenoemd amendement. In het rapport zijn de contouren geschetst van deze regeling. De raad heeft op 25 september 2025 besloten een dergelijke regeling verder uit te werken. Hiervoor is een raadswerkgroep in het leven geroepen. Onderhavige regeling is onder meer het resultaat van gesprekken die zijn gevoerd met een ambtelijke klankbordgroep, raadsleden en collegeleden. Status en reikwijdte In de kern formuleert de Regeling Grote Projecten Almere 2026 de spelregels tussen college en raad bij grote projecten, zodat er een duidelijk, effectief, doelmatig en transparant proces ontstaat. De gemeenteraad kan besluiten tot aanwijzing van een groot project als hij van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende rol meer toegesneden informatie vereist dan die waar de reguliere processen in voorzien. De regeling kan worden toegepast op alle projecten in de gemeente. Hoewel de grote projecten zich naar verwachting voor het grootste deel (mede) in het fysieke domein zullen bevinden, is de regeling ook bedoeld voor risicovolle en complexe projecten in bijvoorbeeld het sociaal domein of op het gebied van bedrijfsvoering. Gezien de zwaarte van het instrument is het in geest en opzet nadrukkelijk de bedoeling het aantal projecten dat onder deze regeling valt te beperken. De regeling staat niet op zichzelf, maar sluit aan bij geldende wetgeving en beleid en regelgeving van de gemeente Almere. De onderhavige regeling dient in samenhang daarmee te worden gelezen en begrepen. In geval van afwijkingen van regelgeving, beleidskaders of interne afspraken van de gemeente Almere prevaleert de Regeling Grote Projecten. De regeling vormt een verbijzondering van de informatieplicht van het college van B&W, zoals vastgesteld in artikel 169 gemeentewet. Toelichting artikelen Toelichting artikel 2 Doel De regeling kent geen uitvoeringsbevoegdheden aan de raad toe; de uitvoering is een verantwoordelijkheid van het college. Toelichting artikel 5 Aanwijzing groot project De criteria als genoemd in artikel 5 van de Regeling Grote Projecten vormen de basis voor een besluit tot aanwijzing als ‘groot project’. Het voldoen aan vijf of meer van de genoemde criteria in artikel 5 lid 4 leidt niet automatisch tot de bedoelde aanwijzing. De criteria zijn kwantitatief en kwalitatief van aard. Om tot een goede afweging te komen is het van belang alle criteria goed onderbouwd te beschrijven. Alleen op basis hiervan kan het goede gesprek tussen college en raad worden gevoerd en tot een afgewogen besluitvorming worden gekomen. Artikel 5 lid 1: Hier wordt gesproken over ‘in of aan het eind van de verkenningsfase’ omdat het wenselijk is projecten die in aanmerking komen te worden aangewezen als ‘groot project’ in een zo vroeg mogelijk stadium onder de regeling te laten vallen. Het college maakt daarvoor bij de start van een project de eerste afweging of het project voldoet aan de criteria om te worden aangemerkt als een ‘groot project’ en doet een voorstel aan de raad daartoe als dit het geval is. Artikel 5 lid 2: Indien de raad gedurende de verkennings- of uitwerkingsfase besluit tot aanwijzing van een groot project en nog niet alle in artikel 6 en 7 genoemde informatie beschikbaar is dan dient deze informatie alsnog door het college te worden aangeleverd al vorens de raad besluit tot realisatie over te gaan. Artikel 5 lid 3 a en b: Als bij een project meerdere partijen betrokken zijn, wordt bij het budget van het gehele project en de risico’s gedoeld op het deel dat voor rekening en risico van de gemeente komt, dan wel rechtstreeks dan wel als financier bijvoorbeeld door middel van een garantstelling of aandeelhouderschap. Artikel 5 lid 3 a: Hier wordt gesproken van het ‘gehele project’ om te voorkomen dat het project wordt opgedeeld in verschillende deelprojecten om zo beneden de omvangsgrens van 2% te blijven. Op basis van de gemeentebegroting in 2026 bedraagt deze grens van 2% 24 miljoen euro. Artikel 5 lid 3 b: Het bedrag van 5 miljoen euro is gebaseerd op de Kadernota Risicomanagement 2026 waarin een risico met een financiële impact boven dit bedrag als extreem wordt aangemerkt. Artikel 5 lid 3c: Onder ‘politiek gevoelig’ wordt verstaan dat (besluitvorming over) het project onderhevig is aan tegengestelde belangen, publieke discussie en/of grote mediabelangstelling/zichtbaarheid. Artikel 5 lid 3 d: Een project wordt aangeduid als complex als er sprake is van samenwerking met en tussen verschillende organisaties, zowel binnen het publieke als private domein en de (financiële) verantwoordelijkheid verdeeld is over een of meer partijen. Artikel 5 lid 3 h: De gemeentelijke bedrijfsvoering dient breed te worden geïnterpreteerd en gaat onder meer over (capaciteit van) de ambtelijke organisatie. Toelichting artikel 6 Verkenningsfase Artikel 6 lid 3 a: Een aantal begrippen wordt hieronder nader geduid: •‘Publieke waarden’ wordt in het kader van de onderhavige regeling gedefinieerd als: idealen en principes waar een samenleving collectief belang aan hecht en die de basis vormen voor goed bestuur en een rechtvaardige maatschappij. Deze waarden vormen de onderbouwing voor het eigenaarschap van de gemeente als publiek orgaan bij een groot project. •Met ‘scope’ wordt de afbakening van het project bedoeld. Daaronder valt een definitie van wat wel en wat niet bij het project hoort en tevens waarover wel en niet reeds een besluit is genomen. •De ‘verwachte effecten’ dienen te worden afgezet ten opzichte van een ‘nulmeting’ met de meest actuele (kwantitatieve) situatie. Alle in dit artikel genoemde aandachtspunten dienen zo SMART2 mogelijk te worden geformuleerd. Artikel 6 lid 3 b: Aangegeven wordt wat de verwachte doorlooptijden en mijlpalen in de planning zijn, maar ook wat de onzekerheden en risico’s in de planning zijn, en wat de planning zal zijn als deze onzekerheden en risico’s werkelijkheid worden. Artikel 6 lid d, sublid i: de geraamde begroting dient ook inzicht te geven in de kasstroom en eventuele terugverdientijd. Artikel 6 lid d, sublid ii: Met de effecten op de gemeentelijke kosten en inkomsten en/of inkomstenderving wordt gedoeld op de lange termijneffecten op de gemeentelijke begroting, bijvoorbeeld als gevolg van exploitatielasten, beheerlasten of subsidies en uitkeringen uit het gemeentefonds of gemeentelijke belastingen. Artikel 6 lid d, sublid iii: Bij de risico’s (inclusief risicoreserveringen) gaat het onder meer, maar niet limitatief, om de financiële, technische, juridische, maatschappelijke, planmatige en organisatorische risico’s en het financiële gevolg daarvan berekend via kans en impact. Artikel 6 lid 3 g: De gevolgen van het aanwijzen van een groot project voor de ‘ambtelijke organisatie en capaciteit’ worden onderbouwd met een uitvoerbaarheidstoets. Artikel 6 lid 3 h: Met belanghebbenden wordt in het kader van de onderhavige regeling verwezen naar alle personen, groepen, organisaties of stakeholders die betrokken zijn of zouden kunnen worden bij het project. Artikel 6 lid 4: Wanneer het project een gebiedsontwikkeling betreft dan wordt onder ‘de voor het betreffende project gebruikelijke planproducten’ datgene verstaan waarmee in het op dat moment voor gebiedsontwikkeling geldende beleidskader de raad besluit over de overgang naar de volgende in deze regeling gedefinieerde projectfase. Op het moment van vaststelling van deze regeling is dat op basis van de Kadernota Grondbeleid 2021: Regeling Grote Projecten 2026 Kadernota Grondbeleid Verkenningsfase Ontwikkelingsfase •Projectopdracht Uitwerkingsfase Ontwikkelingsfase •Ontwikkelingsplan en grondexploitatie Realisatiefase Bouwplan en Realisatiefase •N.v.t. Dit laat onverlet dat in elke projectfase ook andere planproducten, waarvoor de raad het bevoegd gezag is aan de raad kunnen worden voorgelegd. Artikel 6 lid 6 a: De aard en vorm van de voortgangsrapportage wordt onderbouwd door het overleggen van een rapportageformat dat het stramien gaat vormen voor de voortgangrapportages. Toelichting artikel 7 Uitwerkingsfase Artikel 7 lid 3 b: De inhoudelijke uitwerking van het project betreft ook, indien van toepassing, de ruimtelijke inpassing. Artikel 7 lid 3f: Onder ‘organisatie en uitvoering’ wordt verstaan hoe het project aangestuurd wordt. Het organisatiemodel wordt uitgewerkt, inclusief een verdeling en definiëring van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als er meerdere partijen bij de uitvoering van het project betrokken zijn wordt aangegeven welke van de partners kan besluiten over welke aspecten of fasen. Ook wordt aangegeven welke afspraken worden gemaakt over informatievoorziening aan de raad over (geheime) informatie die berust bij samenwerkingspartners betreffende het project. Artikel 7 lid 3 g: Er dient op hoofdlijnen een overzicht te worden opgesteld van de door de gemeente af te sluiten en gesloten overeenkomsten en contracten met publieke en private organisaties (de partner(s), de vorm van de overeenkomst/het contract, de verdeling van de beslissingsmacht, verplichtingen en ontbindende voorwaarden). Artikel 7 lid 4: Zie toelichting bij artikel 6 lid 4. Toelichting artikel 10 De projectwethouder Artikel 10 lid 1: Dit artikel is er op gericht belangentegenstellingen te voorkomen en het vier-ogen- principe in het college te borgen. Tevens dient zo veel mogelijk te worden voorkomen dat de rollen van projectwethouder en wethouder Financiën in één persoon verenigd zijn. De wethouder Financiën kan in principe niet als projectwethouder worden aangewezen. Het college kan om haar moverende redenen, die goed onderbouwd moeten zijn, hiervan afwijken. Indien de wethouder Financiën ook projectwethouder is, dan dient een andere wethouder door het college te worden aangewezen als wethouder ‘control’. Artikel 10 lid 5. Kosten- en opbrengstcategorieën zijn een verzameling van kosten of opbrengsten die nauw met elkaar verbonden zijn en op die wijze gezamenlijk onder één categorie in de begroting worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld bij de categorie 'personeelskosten' horen alle formatie en inhuur kosten en bij de categorie 'investeringen' horen alle kosten van apparatuur, software en infrastructuur. Artikel 10 lid 7. Het informeren van het college over de voortgang dient zo mogelijk parallel te lopen met het informeren van de raad zoals besloten in de verkenningsfase (zie artikel 6 lid 6). Artikel 10 lid 9: Tegenspraak betreft een kritische en onafhankelijke reflectie van buiten het project gericht op het voorkomen van tunnelvisie en het opsporen van blinde vlekken. In ieder geval behelst dit de uitwerking van een ‘worstcasescenario’. Artikel 10 lid 11: De kritische ambtelijke kanttekeningen bestaan in ieder geval uit, en zijn niet gelimiteerd tot: -Een beschrijving van alternatieven en een onderbouwing van de criteria op basis waarvan deze zijn afgevallen; -Een toets op realisme van ramingen en de daarmee samenhangende risico’s, en -Andere aan het project gerelateerde relevante ambtelijke overwegingen. Toelichting artikel 12 De raadscommissie Met raadscommissie wordt in deze regeling bedoeld een commissie in de zin van artikel 84 Gemeentewet (overige commissies). Artikel 12 lid 2: Dit is een streven en geen gegeven. Er wordt gestreefd naar een zo evenwichtig als mogelijke afspiegeling van de verhoudingen binnen de raad. Toelichting artikel 17 Evaluatie van de regeling De raad evalueert de werking van de regeling tenminste éénmaal per raadsperiode ook als er geen enkele keer een project is aangewezen als groot project.