Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2027

Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2027 Het algemeen bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, Gezien het: -voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden d.d. 2 september 2026; Gelezen het advies van: -de Auditcommissie financiën d.d. 31 augustus 2026; Gelet op: a.artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; b.artikel 212 van de Gemeentewet; c.artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; B E S L U I T: vast te stellen: de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden” (Financiële verordening VGGM 2027). Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; b.administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. c.Algemeen Bestuur: het hoogste besluitvormende orgaan dat de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders vaststelt voor de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; d.Auditcommissie financiën: een door het Algemeen Bestuur ingestelde commissie die toezicht houdt op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de financiële verantwoording. De Auditcommissie adviseert het Algemeen Bestuur. Voor de uitvoering van de taken van het Algemeen Bestuur, zoals deze zijn omschreven, dient rekening gehouden te worden met de rol van de Auditcommissie zoals deze in het instellingsbesluit Auditcommissie financiën is benoemd; e.begrotingsjaar: is gelijk aan een kalenderjaar, op grond van artikel 189, vierde lid, van de Gemeentewet; f.BBV: Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten; g.Commissie BBV: een onafhankelijke adviescommissie die toeziet op de financiële spelregels van decentrale overheden. Zij zorgt voor een eenduidige toepassing van het BBV, adviseert over wetswijzigingen en beantwoordt praktijkvragen over de gemeentelijke en provinciale financiën.; h.Dagelijks Bestuur: het uitvoerende orgaan binnen de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Het is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding, het voorbereiden van beleid en het uitvoeren van besluiten van het algemeen bestuur. i.dienst: de organisatorische eenheid, die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur heeft; j.doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; k.doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. l.financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; m.financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, teneinde te komen tot een goed inzicht in: -de financieel-economische positie; -het financiële beheer; -de uitvoering van de begroting; -het afwikkelen van vorderingen en schulden; -alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; n.misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en overheidseigendommen bij financiële beheershandelingen door derden; o.rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede verordeningen en besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur; TITEL 1. BEGROTING EN VERANTWOORDING Kaderstellen Artikel 2. Programmabegroting per productcluster 1.Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling (i.c. productcluster) vast.2.Het algemeen bestuur stelt per programma vast: a.Wat willen we bereiken qua maatschappelijke effecten?; b.Wat gaan we doen om het maatschappelijke effect te bereiken?; c.Welke (verbonden) partijen zijn hierbij betrokken? d.Welke investeringen zijn hiervoor gepland met bijbehorende investeringskredieten? e.Welke uitvoeringsrisico’s zijn er aan het programma verbonden? f.Wat gaat het kosten? 3.Het dagelijks bestuur stelt per programma indicatoren en doelstellingen voor om het beoogde maatschappelijke effect te meten van de te leveren goederen en diensten.4.Het algemeen bestuur stelt de indicatoren en doelstellingen, bedoeld in het derde lid, vast.5.Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.6.Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd. Artikel 3. Producten De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen die bij de begroting expliciet worden vermeld. Artikel 4. Kaders begroting Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 15 december van het tweede jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de kaders van de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten. Uitvoering Artikel 5. Uitvoering begroting 1.Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a.de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming; b.de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie; c.de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Beheersing en Interne controle Artikel 6. Interne controle 1.De verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden is van toepassing. 2.De toetsing van de interne controle in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is vastgelegd in het jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen controle protocol. Rapportage en Verantwoording Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie 1.Het dagelijks bestuur informeert de bestuurscommissies door middel van de bestuursrapportage over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.2.De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a.de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar prioriteiten; b.het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar prioriteiten; c.het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b; d.de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; en e.het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 3.In de bestuursrapportage worden afwijkingen op programmaniveau op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht. Artikel 8. Jaarstukken 1.Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma-verantwoording.2.Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: a.wat is bereikt; b.welke goederen en diensten zijn geleverd; c.wat de kosten zijn d.hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3.Het dagelijks bestuur verantwoordt afwijkingen in de baten en lasten ten opzichte van de begroting per programma vanaf het grensbedrag voor individuele afwijkingen van € 100.000. 4.Overige afwijkingen, zoals bedoeld in het vorige lid, worden niet in detail toegelicht.5.Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.6.Het algemeen bestuur stelt dat incidentele baten en lasten zoals gedefinieerd in de meest recente “Notitie structurele en incidentele baten en lasten” van de Commissie BBV vanaf een bedrag van € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd en toegelicht worden in de jaarrekening. TITEL 2. FINANCIELE POSITIE Kaderstellen Artikel 9. Financiële positie 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.3.Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa 1.Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar, of wanneer hier aanleiding voor is, een (bijgestelde) nota investeringen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur voorzien van een advies vanuit de audit commissie. 2.De nota beschrijft een actueel beleid voor het investeren, activeren, waarderen en afschrijven van vaste activa. Dit beleid wordt nageleefd en staat benoemd in de jaarrekening in paragraaf “Waarderingsgrondslagen” sectie “Activa”. 3.Nadere toelichting wordt verstrekt in de paragraaf “Toelichting op de balans” sectie “Vaste Activa”. Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een historisch percentage aan oninbare bedragen van het openstaande saldo van vorderingen ouder dan negentig dagen en een individuele beoordeling van de openstaande vorderingen op basis van bekende feiten en omstandigheden die het innen van de volledig vordering beïnvloeden. Artikel 12. Reserves en voorzieningen 1.In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats. Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar, of wanneer hier aanleiding voor is, een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur voorzien van een advies van de audit commissie. In deze nota wordt minimaal het beleid omschreven aangaande: a.de vorming, besteding en duur van reserves; b.de vorming en besteding voorzieningen; c.bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve. 2.Het algemeen bestuur stelt de reserves vast middels de vaststelling van de resultaatbestemming in de jaarrekening dan wel middels een apart besluit. De voorzieningen worden vastgesteld door het algemeen bestuur met de vaststelling van de jaarrekening. Artikel 13. Kostprijsberekening 1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden verleende diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. Artikel 14. Financieringsfunctie 1.Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar, of wanneer hier aanleiding voor is, een (bijgesteld) Treasurystatuut aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur2.Dit statuut is voorzien van een advies van de Auditcommissie financiën. 3.In dit statuut wordt het treasury beleid beschreven. Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. TITEL 3. PARAGRAFEN Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement 1.Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. 2.Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.3.Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door beheersmaatregelen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt het gewenste weerstandsvermogen bepaald. Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen 1.Het dagelijks bestuur draagt zorg voor consistent beleid voor het onderhoud van kapitaalgoederen en het beoogde onderhoudsniveau van de regionale voorzieningen inclusief de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. 2.Reguliere onderhoudskosten worden verantwoord in de jaarlijkse exploitatiebegroting en jaarrekening. Wanneer een groot onderhoudsvoorziening wordt gevormd, moet deze voldoen aan de vereisten gesteld in het BBV en de nota reserves en voorzieningen. Artikel 18. Financiering Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van: a.de kasgeldlimiet; b.de renterisico norm; c.de huidige liquiditeitspositie en de financieringsbehoefte; d.de rentevisie; en e.de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie. Artikel 19. Bedrijfsvoering 1.Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken op, de verplichte onderdelen op grond van het BBV. 2.Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.3.In de paragraaf Bedrijfsvoering worden de uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht in lijn met de geldende wet- en regelgeving van de Commissie BBV. Artikel 20. Verbonden partijen 1.Op grond van artikel 15 van het BBV wordt in de begroting en de jaarstukken in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op: a.nieuwe verbonden partijen, b.het beëindigen van bestaande verbonden partijen, c.het wijzigen van bestaande verbonden partijen, d.eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen en e.overige verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het BBV. TITEL 4. FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE Artikel 21. Administratie 1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden als geheel en in de dienst; b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.; c.het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d.het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 22. Financiële administratie 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a.de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving; b.de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen. c.een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen; d.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; e.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; f.de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; g.de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; h.het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en i.het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. j.het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst. Artikel 23. Aanbesteding en inkoop 1.Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. 2.De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. TITEL 5. RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING Artikel 24. Rechtmatigheidscontrole 1.De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is gericht op de financiële rechtmatigheid.2.De controle van de rechtmatigheid wordt uitgevoerd conform het jaarlijks door het dagelijks bestuur en algemeen bestuur vast te stellen Controleprotocol VGGM onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. In het controleprotocol worden de definities van de rechtmatigheidscriteria, de verantwoordingsgrens en indien van toepassing de rapportagegrens vastgesteld. Artikel 25. Begrotingsrechtmatigheid Het dagelijks bestuur en algemeen bestuur bepalen met deze financiële verordening op welke wijze om wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit blijkt hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het algemeen bestuur: 1.De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zijnde het programmaniveau, zoals vastgelegd in artikel 2, lid 2. 2.Begrotingsonrechtmatigheden die niet met een begrotingswijziging worden gecorrigeerd, worden expliciet zichtbaar gemaakt en toegelicht in de jaarstukken. Indien het algemeen bestuur de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrotingsonrechtmatigheden tellen niet mee voor het oordeel van de accountant maar worden wel benoemd in de Rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarstukken. 3.Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a.Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b.Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c.De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een begrotingswijziging. d.Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van baten en lasten zijn tijdig gemeld aan het algemeen bestuur wanneer deze in de jaarrekening worden gerapporteerd als onderdeel van de programma verantwoording in het jaarverslag en worden vastgesteld als zodanig. 4.Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Artikel 26. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 1.Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en overheidseigendommen door derden. TITEL 6. SLOTBEPALINGEN Artikel 27. Inwerkingtreding en Overgangsrecht 1.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2027. 2.De Financiële verordening VGGM 2024 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2026 en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2027 dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt. Artikel 28. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Financiële verordening VGGM 2027”. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 9 september 2026. Het algemeen bestuur Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, De (plv.) voorzitter, R. Verhulst De secretaris,Henk Bril