Controleprotocol Gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Controleprotocol Gemeente Bodegraven-Reeuwijk De raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27-1-2026; gelet op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Besluit Vast te stellen het volgende protocol: Het controleprotocol gemeente Bodegraven-Reeuwijk. 1. Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde hiervan wordt een controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Dit controleprotocol is een nadere uitwerking van de controleverordening 2025. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Op 21 maart 2025 is een wetswijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) aangenomen. Dit besluit heeft gevolgen voor de goedkeuringstolerantie van de jaarrekening en gaat per boekjaar 2025 in. 1.1 Verordening In de controleverordening gemeente Bodegraven-Reeuwijk 2025 welke is vastgesteld door de raad op 26 februari 2026 zijn in dit controleprotocol benoemde uitgangspunten vastgelegd. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van Gemeente Bodegraven-Reeuwijk. 3. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid) 3.1 Algemene uitgangspunten Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel (getrouwheid) over: •De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; •De getrouwheid weergave van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording; •De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; •Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van het bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); •De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; •De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het BBV. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording van het College is een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en licht deze toe in de paragraaf bedrijfsvoering als onderdeel van het jaarverslag. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 lid 6 Gemeentewet, het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de kadernota rechtmatigheid alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheid richt zich volgens artikel 213 lid 3b van de Gemeentewet op het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties; dat wil zeggen, in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen. 4. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en de som van onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is de basis voor de strekking van de af te geven controleverklaring. De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen van de accountant. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In art. 2 van het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De definitie van goedkeuringstolerantie luidt: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie wordt op grond van het BADO berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente exclusief de toevoegingen aan de reserves. Voor de goedkeuringstoleranties stelt de raad de volgende wettelijke minimumeisen: Goedkeuringstolerantie Goedkeurende verklaring Verklaring met beperking Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ≤ 2% >2% – ≤ 4% > 4% De definitie van rapporteringstolerantie luidt: De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 5% van de goedkeuringstolerantie wat een gebruikelijk percentage is binnen de accountantscontrole bij lokale overheden. Tegelijkertijd kan ook een vast bedrag als rapporteringstolerantie worden gehanteerd. De rapporteringstoleranties kunnen zich ook verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringstolerantie wordt door het gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de genoemde minimumeisen. De accountant richt de controle zo in, dat alle afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie worden gesignaleerd. De geconstateerde afwijkingen boven de rapporteringstolerantie worden gerapporteerd. Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad dat elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan 5% van de goedkeuringstolerantie wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen. 5. Rapportage accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant over de uitkomsten. Hierbij worden de volgende rapportages voorgeschreven in dit controleprotocol: Managementletter Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. De managementletter is gericht aan het college. Deze management letter gaat ter informatie naar de audit commissie. Jaarrekeningcontrole/accountantsverslag Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (ook genoemd: accountantsverslag) uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het accountantsverslag bij de jaarrekening wordt door de accountant: •een oordeel gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 4 opgenomen goedkeuringstoleranties en •inzicht gegeven in de voor het oordeel geconstateerde fouten en onzekerheden, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 4 opgenomen rapporteringstoleranties. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening en de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording kan vaststellen. Schematisch wordt dat als volgt weergegeven: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Management letter Na afronding van de interimcontrole De tussentijdse bevindingen over de processen en de aanbevelingen daarop. College. Samenvatting in bestuursbrief ter kennisgeving aan Raad. Verslag van bevindingen Na afronding van de controle van de jaarrekening Wettelijk: De vraag of inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen. Raad met afschrift naar College van B&W Controleverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening (met de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording) een getrouw beeld geeft in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Raad met afschrift naar College van B&W Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk, gehouden op 25 februari 2026. De griffier, drs. J.H. Rijs MMC