Budgetregeling gemeente Someren 2026

Budgetregeling gemeente Someren 2026 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren; overwegende dat: •het uit een oogpunt van doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering wenselijk is dat er regels worden vastgesteld over de besteding van de door de gemeenteraad in de begroting beschikbare gestelde gelden; •daartoe eerder de “Budgetregeling gemeente Someren 2024” per 1 februari 2024 is vastgesteld; •in de uitvoering is gebleken dat de budgetregeling om aanpassing vraagt; •De budgetregeling met het Organisatiebesluit gemeente Someren 2024, de Mandaatregelingen het treasurystatuut één geheel moet vormen; gelet op: •het Organisatieontwikkelplan “Voor elkaar”; •het Organisatiebesluit gemeente Someren 2024; •de Mandaatregeling gemeente Someren 2026; •de Financiële verordening gemeente Someren 2023; en •het geldende treasurystatuut; b e s l u i t : vast te stellen de navolgende Budgetregeling gemeente Someren 2026: Paragraaf 1 Begripsbepaling Artikel 1. Definities In deze regeling wordt verstaan onder: 1.Budget: de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan programma’s, taakvelden, kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten. 2.Budgethouder: de voor een toegewezen budget verantwoordelijke medewerker. 3.College: het college van burgemeester en wethouders van Someren 4.PAV-er: prestatie akkoord verklaarder; een medewerker die namens de budgethouder verplichtingen en facturen controleert en de door een leverancier geleverde prestaties beoordeelt. 5.Programma: een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en taakvelden met bijbehorende budgetten. Programma’s worden met de begroting vastgesteld. 6.SMT: Het strategisch management team zoals dat blijkt uit het geldende organisatiebesluit. 7.Taakveld: onderdeel van een programma zoals in de begroting benoemd. Paragraaf 2 Aanwijzing budgethouders en PAV-ers Artikel 2. Aanwijzing budgethouders 1.Als budgethouder worden aangewezen: a.de gemeentesecretaris en de griffier; b.de domeinmanagers; c.de teammanagers; d.de concerncontroller; e.de medewerker die op voordracht en onder eindverantwoordelijkheid van de teammanager door het Strategisch Management Team is aangewezen. 2.Het Strategisch Management Team wijst per budget een budgethouder aan. Artikel 3. Aanwijzing PAV-ers De budgethouder wijst PAV-ers aan voor verplichtingen en uitgaven die ten laste komen van het betreffende budget. Artikel 4. Vervanging 1.De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder a, b en c vindt plaats volgens de bepalingen uit het geldende Organisatiebesluit. 2.De vervanging van de concerncontroller gebeurt door de gemeentesecretaris. 3.De griffier wijst zelf een vervanger aan. 4.De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder e gebeurt door de teammanager van het betreffende team. 5.De vervanging van de PAV-ers zoals bedoeld in artikel 3 gebeurt door de medewerker die de functie van de PAV-er vervangt. De budgethouder wijst de vervanger aan. Paragraaf 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 5. Verantwoordelijkheden De budgethouder is verantwoordelijk voor een optimale realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties en een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten. Artikel 6. Aangaan van verplichtingen 1.De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven, conform het inkoopbeleid, tot het maximum is bereikt van: a.de in de begroting opgenomen budgetten; b.de bedragen van de vastgestelde (investerings-)kredieten; c.de omvang van de ingestelde voorzieningen. 2.De PAV-er is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven, na accordering van de inkoopstrategie en het gunningsadvies door de budgethouder, indien en voor zover dit volgens het inkoopbeleid is vereist, tot het maximum van: a.de in de begroting opgenomen budgetten; b.de bedragen van de vastgestelde (investerings-)kredieten; c.de omvang van de ingestelde voorzieningen. 3.In het inkoopbeleid is een plafondbedrag opgenomen. Hieronder is het niet nodig om een inkoopstrategie vast te laten stellen. Dit plafondbedrag is ook van toepassing voor het vastleggen van verplichtingen. 4.Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de budgethouder is vastgesteld dat deze verplichtingen behoren tot de activiteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld en er voldoende budget beschikbaar is. 5.Verplichtingen worden door of namens de budgethouder aantoonbaar vastgelegd - bij voorkeur in het financieel informatiesysteem - op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is. 6.De budgethouder is verantwoordelijk voor het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting en kostenplaatsen opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen. Paragraaf 4 Werkwijze in financiële systeem Artikel 7. Verwerking van facturen Bij de verwerking van inkomende facturen is de onderstaande werkwijze van toepassing: 1.De PAV-er ontvangt de factuur digitaal in zijn workflow; 2.De PAV-er codeert de factuur en accordeert de factuur voor de levering van de goederen of de dienst (=prestatielevering); 3.Bij bedragen boven de € 25.000 voegt de PAV-er de prestatieverklaring digitaal toe aan de factuur in de administratie. Een prestatieverklaring kan onder andere bestaan uit termijnstaten, contracten, urenregistratie, getekende afleverbonnen, e-mails of agenda’s. De volgende categorieën van kosten worden uitgesloten voor het vastleggen van de verplichting voor een prestatieverklaring: a.Kosten elektriciteit, water en gas; b.Subsidies uit het subsidieprogramma; c.Verzekeringen d.Belastingen en afdrachten pensioenfonds; e.Internet; f.Telefoonnota’s; g.Bijdrage aan verbonden partijen; h.Aflossingen en renteleningen. Het SMT kan besluiten hier nog categorieën aan toe te voegen. 4.Na goedkeuring door de PAV-er stuurt deze de factuur door naar de budgethouder; 5.De budgethouder controleert de factuur en keurt de factuur goed voor betaling; 6.De budgethouder ziet toe op correcte wijze van vastlegging van de prestatieverklaring en kan bewijslast vragen voor facturen beneden de € 25.000 aan de PAV-er; 7.De budgethouder en PAV-er zorgen ervoor dat binnen vijf werkdagen de facturen in hun workflow zijn afgehandeld. Artikel 8. Overheveling van budgetten 1.De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem of haar toegewezen budgetten per taakveld, gelden over te hevelen, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het taakveld verbonden prestaties en deze overhevelingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende taakveld. 2.Buiten de overhevelingsruimte als bedoeld in lid 1 van dit artikel vallen: a.doorbelaste baten en lasten van en naar (hulp)kostenplaatsen; b.kapitaallasten; c.mutaties aan reserves en voorzieningen; d.salarislasten; e.inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen van € 10.000,00 of meer; f.verrekeningen tussen baten en lasten. 3.Indien de budgethouder de hiervoor genoemde overheveling van gelden toepast worden deze via het sub-team Financiën in het financiële informatiesysteem vastgelegd door middel van een administratieve budgettair neutrale wijziging van de begroting. 4.De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen budgetten binnen één en hetzelfde programma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college door middel van een door het college vast te stellen administratieve wijziging van de begroting. 5.Budgetsubstitutie tussen programma’s wijzigen in hoofdtaakveld vereist een raadsbesluit in de vorm van door de raad vast te stellen wijzigingen van de begroting. Paragraaf 5 Planning en control-cyclus Artikel 9. Planning en control 1.Indien de budgethouder met inachtneming van artikel 8 voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de budgethouder aan het college door middel van tussentijdse rapportages gemeld. In de financiële verordening is opgenomen wanneer en bij welke grensbedragen een overschrijding wordt opgenomen in een tussentijdse rapportage aan de raad. Dit geldt ook voor de tussentijdse rapportage aan het College. 2.Aanvragen voor extra budget voor nieuw beleid en/of nieuwe activiteiten worden door de budgethouder voorgelegd aan het college. Uitgangspunt is dat dit gebeurd via de P&C-documenten. 3.Het college beslist of een voorstel tot wijziging van het budget of investeringskrediet kan worden meegenomen in de tussentijdse rapportages of dat er een apart raadsvoorstel opgesteld moet worden. 4.De budgethouder kan pas over het extra budget beschikken als de raad hierover beslist heeft. 5.De budgethouder voorziet het college van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van aan de budgetten verbonden lasten en baten en taakstellingen in het kader van het opstellen van de begrotingsdocumenten, inclusief de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen met inachtneming van de relevante door het college vastgestelde algemene richtlijnen en de door het college vastgestelde P&C-cyclus. Artikel 10. Rapportage 1.budgethouder rapporteert conform de door het college vastgestelde P&C-cyclus en richtlijnen in het kader van de tussentijdse rapportages en de jaarrekening ten minste over: a.de inhoudelijke stand van zaken met betrekking tot meerjarige projecten en activiteiten;. b.mutaties omtrent risico’s ten behoeve van de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting; c.de inzet en de (structurele) toereikendheid van de tot de budgetten behorende middelen; significante afwijkingen op reguliere werkzaamheden; d.de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van investeringskredieten. 2.Voor zover in het kader van de jaarrekening sprake is van over- en onderschrijdingen op de baten en lasten dienen deze door de budgethouder van een toelichting te worden voorzien in het kader van de analyse van het rekeningresultaat. Hiervoor geldt dezelfde mate en wijze van overschrijding als bij de tussentijdse rapportages. Artikel 11. Registratie 1.Het sub-team Financiën registreert de budgetgegevens in het financieel informatiesysteem; 2.Het sub-team Financiën draagt zorg voor een centrale krediet- en budgetbewaking en de hiermee verband houdende signaalfunctie naar budgethouders. Paragraaf 6 Slotbepalingen en inwerkingtreding Artikel 12. Slotbepalingen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college. Artikel 13. Citeertitel en inwerkingtreding 1.Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgetregeling gemeente Someren 2026”. 2.Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. 3.Op hetzelfde moment komt de Budgetregeling 2024 gemeente Someren te vervallen, met dien verstande dat deze van kracht blijft voor financiële beheershandelingen die vóór de inwerkingtreding van de Budgetregeling gemeente Someren 2026 hebben plaatsgevonden. Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren,de secretaris,J. Weekersde burgemeester,D. Blok