Hotspotmonitor Werkom 2020–2026

Hotspotmonitor Werkom 2020–2026 Het dagelijks bestuur van Werkom Gelezen •de Hotspotmonitor Werkom 2020–2026, versie .1, gedateerd 1 april 2025, met de hotspot “Corona” (uniek nummer 1); •de behandeling en vaststelling van deze hotspotmonitor in het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van 1 september 2026; Gelet op •de Archiefwet 1995, in het bijzonder de verantwoordelijkheid van de zorgdrager voor de archiefbescheiden; •artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit 1995, op grond waarvan in een selectielijst criteria worden opgenomen voor het in uitzonderlijke gevallen bewaren van archiefbescheiden die in beginsel voor vernietiging in aanmerking komen; •de voor Werkom geldende selectielijst(en), archiefverordening, beheerregeling informatiebeheer en afspraken over de periodieke hotspotmonitor; Overwegende dat •een hotspot een gebeurtenis of kwestie is die een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling veroorzaakt en grote invloed kan hebben op de activiteiten van de organisatie; •de coronapandemie vanaf maart 2020 grote invloed heeft gehad op de bedrijfsvoering, werkgeversrol, voorlichting, preventie, arbeidsomstandigheden, vervoer en restauratieve voorzieningen van Werkom; •de hotspotmonitor tot doel heeft relevante archiefbescheiden die volgens de selectielijst vernietigbaar zouden zijn, gemotiveerd van vernietiging uit te zonderen en blijvend te bewaren; •de concrete afbakening van relevante archiefbescheiden zorgvuldig, navolgbaar en met inachtneming van privacy, informatiebeveiliging en toegangsbeperkingen moet plaatsvinden; B E S L U I T Artikel 1 | Vaststelling De Hotspotmonitor Werkom 2020–2026, versie .1, gedateerd 1 april 2025, wordt vastgesteld. De monitor is als bijlage bij dit besluit gevoegd en maakt daarvan integraal onderdeel uit. Artikel 2 | Aanwijzing hotspot De gebeurtenis “Corona”, uniek nummer 1, met datering vanaf maart 2020, wordt aangewezen als hotspot voor Werkom. Artikel 3 | Gevolg voor waardering en vernietiging 1.Archiefbescheiden die aantoonbaar betrekking hebben op de in artikel 2 aangewezen hotspot en die volgens de geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking zouden komen, worden uitgezonderd van vernietiging en gewaardeerd als blijvend te bewaren.2.De uitzondering geldt uitsluitend voor archiefbescheiden die binnen de inhoudelijke, organisatorische en temporele afbakening van de hotspot vallen.3.Reguliere vernietiging van mogelijk relevante archiefbescheiden wordt opgeschort totdat de afbakening en identificatie zijn afgerond en gedocumenteerd. Artikel 4 | Uitvoering en documentatie 1.De verantwoordelijke voor informatiebeheer coördineert, samen met de betrokken proceseigenaren, de inventarisatie en markering van relevante archiefbescheiden in de gebruikte informatie- en archiefsystemen.2.De selectie wordt vastgelegd in een informatieoverzicht waarin ten minste de processen, systemen, documentcategorieën, periode, verantwoordelijke organisatieonderdelen en motivering zijn opgenomen.3.De uitvoering en eventuele nadere afbakening worden periodiek besproken in het Strategisch Informatieoverleg. Artikel 5 | Bescherming en toegankelijkheid 1.Bij blijvende bewaring worden de Algemene verordening gegevensbescherming, toepasselijke beveiligingsvoorschriften en eventuele openbaarheids- of toegangsbeperkingen in acht genomen.2.De aanwijzing als hotspot geeft geen grondslag voor onbeperkte interne of externe toegang tot persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie. Artikel 6 | Bekendmaking en inwerkingtreding 1.Dit besluit wordt bekendgemaakt binnen Werkom en beschikbaar gesteld aan de functionarissen en organisatieonderdelen die betrokken zijn bij informatiebeheer en vernietiging.2.Dit besluit treedt in werking op de dag na vaststelling. Artikel 7 | Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Vaststellingsbesluit Hotspotmonitor Werkom 2020–2026. Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Werkom op 1-9-2026. S.W van Drooge Bijlage: Hotspots van Werkom 2020 –2026 Inleiding Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in een selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. Eén mogelijk instrument is de periodieke hotspotmonitor, zoals deze door de handreiking Belangen in Balans (versie 1.0) (BiB) van het Nationaal Archief wordt omschreven. Hotspots: definitie en criteria Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan één of meer van de volgende criteria: •Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media. Bijvoorbeeld: de schietpartij in een winkelcentrum in Alphen aan den Rijn (2011); de vuurwerkramp in Enschede (2000); het neerstorten van vlucht MH17 (2014); het uitbreken van de vogelgriep (2014). •Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los. Bijvoorbeeld: de discussie over Zwarte Piet (2013 e.v.). •Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid. Bijvoorbeeld: het delen van de metadata van telefoonverkeer met de NSA door de AIVD (2014); de Schipholbrand (2005). •Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het Kabinet ernstig is bedreigd. Bijvoorbeeld: de fraude met toeslagen door Bulgaren (2013); de nationalisatie van ABN AMRO (2008). Hotspotmonitor: instrument voor identificatie van hotspots De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het al dan niet permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd. Concreet vermeldt de selectielijst van Werkom reeds voor elk proces of en, zo ja, welke categorie persoonsgegevens wordt verwerkt. Daarbij aansluitend wordt de wettelijke grondslag aangegeven op basis waarvan de organisatie de gegevens oorspronkelijk heeft verwerkt en wordt verduidelijkt welke persoonsgegevens (BSN, NAW-gegevens, medische gegevens, IP-adressen, enzovoort) worden verwerkt. Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De hotspotlijst bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen. Disclaimer Na vaststelling van de hotspotlijst zal bepaald worden welke archiefbescheiden uitgezonderd worden van vernietiging. Mogelijk zijn archiefbescheiden al vóór vaststelling van een hotspotlijst vernietigd volgens de geldende selectielijst. Het is ook mogelijk dat archiefbescheiden met betrekking tot een hotspot niet uitgezonderd worden van vernietiging. Hot Spots Werkom Uniek Nummer 1 Titel Corona Datering Maart 2020 - Criteria Maatschappelijk Beroering / media aandacht J Tegenstellingen tussen burgers / emoties J Debat functioneren overheid N Positie minister / kabinet N Nader omschrijving Op 11 maart 2020 heeft de directeur-generaal van de Wereldgezondheids-organisatie de uitbraak van het nieuwe Coronavirus (ook wel COVID-19 of SARS-CoV-2 genoemd) officieel uitgeroepen als een pandemie. Ook in Nederland zien we veel maatschappelijke beroering en uitzonderlijk veel aandacht voor dit onderwerp in de media. De Nederlandse Rijksoverheid voert een regierol en werkt samen met allerlei organisaties om besmettingen te voorkomen en de gevolgen van het nieuwe virus te beperken. Sinds 13 maart 2020 ontving Werkom meldingen van medewerkers die besmet waren geraakt met het virus, of bang waren besmet te geraken met het virus. Werkom heeft als werkgever de plicht om goed voor zijn personeel te zorgen. Werkom heeft laagdrempelige (gratis) Covid testen voor zijn personeel beschikbaar gesteld Werkom heeft alle werkomstandigheden aangepast aan de overheidsrichtlijnen, zodat werknemers zonder risico hun werk konden doen. Daarnaast heeft Werkom personeel beschikbaar gesteld om naleving van de richtlijnen af te dwingen Omdat een groot deel van het personeel met vervoer van Werkom van en naar het werk komt, heeft Werkom ook de vervoerscapaciteit aangepast, zodat conform overheidsrichtlijnen personeel vervoerd kon worden van en naar het werk. Tevens heeft Werkom de restauratieve voorzieningen zodanig aangepast zodat er conform overheidsrichtlijnen gepauzeerd kon worden Rol organisatie De rol van Werkom omvat kortweg : -conform overheidsrichtlijnen werken -voorlichting -preventie Mogelijk andere betrokken rijksorganisaties Gemeente Purmerend Gemeente Zaanstad