Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer 2026

Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer 2026 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer (de zorgdrager) Gelet op: –Artikel 7 van de Archiefwet; –Artikel 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995; –Hoofdstuk 3a van de Archiefregeling besluit(en): Artikel 1 1.over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden (na een kwaliteitscontrole) worden vernietigd. 2.reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit behorende Handboek vervanging archiefbescheiden. Het Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit Besluit. Artikel 3 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer 2026. Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer Managementsamenvatting Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen. De gemeente Landsmeer beschikt al een aantal jaar over een handboek vervanging. Er is echter behoefte aan een nieuw handboek waarbij rekening wordt gehouden met de laatste ontwikkelingen en werkwijzen binnen de gemeente. Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden1 worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren documenten naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document. Onder vervanging wordt níet begrepen conversie, migratie of emulatie (art. 26a Archiefregeling). Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders. Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Het vervangingshandboek heeft drie functies: 1.Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging; 2.Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk; 3.Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel. In dit Handboek zijn systematisch alle aspecten die van invloed (kunnen) zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende reproductie opgenomen. Er is een schematisch overzicht voor het routinematige vervangingsproces en voor het projectmatige proces. Deze processen zijn als bijlage 1 en 2 toegevoegd aan dit handboek. Hoofdstuk 1 Afwegingen voor vervanging 1.1. Aanleiding voor vervanging De gemeente Landsmeer heeft in 2017 een Handboek digitale vervanging archiefbescheiden vastgesteld. Dit Handboek had echter alleen betrekking op documenten met een vernietigingstermijn van 7 jaar of korter. In 2022 is een verbeterde versie van het handboek opgesteld (dat ook is vastgesteld door het Waterlands Archief). Dit handboek heeft een groter bereik en heeft betrekking op alle documenten, ongeacht hun vernietigingstermijn. Dit omvat ook de blijvend te bewaren documenten. Deze documenten (zaken) kunnen te zijner tijd worden overgebracht naar het e-depot van het Waterlands Archief. Op dit moment is er behoefte aan een nieuw en geactualiseerd handboek vervanging waarbij rekening wordt gehouden met de laatste ontwikkelingen en werkwijzen binnen de gemeente. Vervanging is voor de gemeente Landsmeer van belang om de volgende redenen: • Volledig digitaal kunnen werken: de gemeente werkt volledig digitaal en kiest hierbij vervanging boven digitalisering. Bij digitalisering moeten de papieren versies namelijk bewaard blijven omdat deze blijven gelden als de originele informatieobjecten. Bij vervanging worden de analoge originelen vernietigd en worden enkel de digitale reproducties opgeslagen. • Het voorkomen van een hybride situatie: digitalisering zorgt voor een toenemende hybride situatie. Zonder vervanging hebben de digitale reproducties niet de juridische waarde van de analoge originelen en dienen zowel de analoge originelen als de gedigitaliseerde reproducties bewaard te worden. Ook kan de compleetheid van dossiers niet meer worden gegarandeerd als een deel van de documenten digitaal (digital-born) is en een ander deel in papier wordt beheerd. Een hybride situatie zorgt voor dubbele beheerlasten, namelijk zowel beheer op het analoge origineel als op de digitale kopie. • Het kunnen vervangen van documenten in een slechte materiële staat: indien analoge documenten in slechte materiële staat verkeren, kan vervanging noodzakelijk zijn om de gegevens veilig te stellen voor de toekomst. • Het zorgen voor een groter gebruikersgemak: de medewerkers hoeven naast digitaal archief geen fysiek archief meer te beheren. 1.2. Reikwijdte Dit handboek is van toepassing op vervanging van informatie in een lopend werkproces, zoals vervanging van analoge (inkomende en uitgaande) post en analoge documenten met een natte handtekening. Daarnaast is dit handboek van toepassing op afgesloten oude papieren archieven. Dit betekent dat oude papieren archieven van de gemeente Landsmeer vervangen kunnen worden. Zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder de reikwijdte van dit vervangingshandboek. 1.3. Uitzonderingen op vervanging Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historisch context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Binnen de gemeente Landsmeer worden de volgende archiefbescheiden uitgezonderd van vervanging: •Archiefbescheiden met hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde. In praktijk zullen archiefbescheiden van vóór 1850 niet vervangen worden. •Archiefbescheiden die door hun aard of vorm niet zonder informatie- of waardeverlies zijn te digitaliseren zoals documenten met zegels en watermerken, documenten met een afwijkend papierformaat, voor de scanner kwetsbare documenten of documenten van een dusdanig matige kwaliteit dat de leesbaarheid van het gedigitaliseerde exemplaar onvoldoende is. •Archiefbescheiden met een intrinsieke waarde zoals waardepapieren of bescheiden met een •esthetische of artistieke waarde. •Archiefbescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. 1.4. Behoud en beheer van fysieke archiefbescheiden Archiefstukken die niet kunnen of worden vervangen dienen goed te worden beheerd. De bewaarstrategie (en het borgen van de duurzaamheid, ex. art 11 Archiefbesluit) met betrekking tot deze analoge stukken omvat o.a. de volgende aspecten: •Bewaren in de archiefkluis en het juiste gebruik van materialen (Hoofdstuk 2 en 4 Archiefregeling). •Zorgen voor goede terugvindbaarheid. Dit kan worden geborgd door middel van een ordeningsstructuur (Hoofdstuk 3 Archiefregeling) of een Documentair structuurplan (zie ook het Model-DSP). •Het op tijd vernietigen van archiefbescheiden die volgens de selectielijst daarvoor in aanmerking komen. •Het op tijd overbrengen van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar het Waterlands Archief (art. 12 Archiefwet spreekt over archiefbescheiden ouder 20 jaar. In de nieuwe Archiefwet wordt dit 10 jaar). 1.5. Wettelijke kaders Met betrekking tot vervanging is de volgende wetgeving van toepassing: •Archiefwet 1995, artikel 7 •Archiefbesluit 1995, artikelen 2, 6 en 8 •Archiefregeling, artikelen 26a en 26b Naast deze wetgeving zijn de volgende normen van belang: •NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement) •NEN-ISO 23081 (recordmanagementprocessen, metadata voor records) •ISO 16175:2020-deel 1 (functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken) •RODIN-referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer Specifiek voor gemeente Landsmeer zijn de genoemde regels uitgewerkt in de Archiefverordening 2020 en de Beheerregeling 2020. 1.6. Metadata Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context is nodig om informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het gaat hierbij onder meer om de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij de uitvoering van de werkprocessen. Deze context moet na vervanging toegankelijk en reconstrueerbaar blijven. Daarom legt de gemeente Landsmeer vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metadata bij te houden en deze metadata te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden. Welke metadata bijgehouden moet worden, vermeldt de gemeente in een metadataschema. 1.7. Het vervangingsproces in het kort Het vervangingsproces bestaat uit de volgende zeven stappen: 1. Voorbereiding: Onder de voorbereidingshandelingen valt zowel het sorteren en de selectie van voor vervanging in aanmerkende komende documenten als het gereed maken van deze documenten voor het scannen. Zie Hoofdstuk 4 Bepalen reproductiewijze. 2. Scannen archiefbescheiden en bijbehorende controles: de analoge archiefbescheiden worden, indien mogelijk, gescand. Wanneer de archiefbescheiden zijn gescand worden de scans op (beeld)kwaliteit gecontroleerd. Deze controle vindt plaats voordat de scans worden opgenomen in het informatiesysteem. Zie Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit. 3. Registreren archiefbescheiden en bijbehorende controles: Alle archiefbescheiden worden geregistreerd in Decos JOIN en andere vakapplicaties. Door middel van de registratie van bijhorende metadata zijn de archiefbescheiden vindbaar en wordt de registratiekwaliteit geborgd. 4. Tijdelijk opslaan van de analoge archiefbescheiden: De te vervangen archiefbescheiden worden, op ontvangstdatum, opgeborgen in hangmappen. Deze hangmappen worden in de paternosterkast bij de kamer van ICT bewaard totdat zij vernietigd worden. Deze kast is afgesloten. De kast wordt jaarlijks onderhouden door een onderhoudsbedrijf. 5. Uitvoeren kwaliteitscontroles: De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van dagelijkse controles, periodieke controles en jaarlijkse controles. Het vierogenprincipe vindt plaats op zowel metadata-kwaliteit als op beeldkwaliteit. Zie Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit en Hoofdstuk 5 Kwaliteitsprocedures. 6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden: De vervangen analoge archiefbescheiden worden drie maanden in hangmappen opgeslagen. Deze drie maanden is in veel organisaties een praktische, risicogestuurde bewaartermijn voor papieren die al digitaal zijn vervangen. Het is geen wettelijke norm, maar een operationele keuze die meestal voortkomt uit een combinatie van zekerheid, controle en werkbaarheid. Nadat de archiefbescheiden de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen en drie maanden zijn verstreken, wordt er vóór vernietiging nogmaals gecontroleerd op bijzondere kenmerken waardoor het document toch niet vernietigd mag worden. Vervolgens worden de vervangen analoge archiefbescheiden vernietigd door een erkend bedrijf. Zie 6.3 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. In de volgende hoofdstukken worden de verschillende stappen in detail beschreven en toegelicht welke eisen er gelden m.b.t. beeldkwaliteit, infrastructuur, procesinrichting en kwaliteitsprocedures. In Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is. Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit 2.1. Artikel 6 Archiefbesluit Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. Daarom heeft de gemeente Landsmeer criteria bepaald voor de visuele, inhoudelijke en technische kwaliteit van de digitale reproducties (scans). 2.2. Visuele criteria De gemeente Landsmeer zal tijdens de kwaliteitscontroles onderstaande visuele criteria aanhouden. Deze criteria zijn in lijn met de Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van het Nationaal Archief: Juistheid: •De documenten zijn ‘recht’ gescand en er is bijvoorbeeld door scheefliggen, géén tekst of beeld weggevallen. •Het beeld staat recht met de juiste bladspiegel. •Het document is overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand. •Er zijn géén tekeningen met valse vouwen gescand (met lijntjes die niet op het origineel staan). •De afmetingen komen overeen met het origineel. Volledigheid: •Alle ingekomen fysieke documenten zijn gescand. •Het document is in zijn geheel gescand. –Van iedere bladzijde is de voor- en achterkant gescand. Hierbij worden zo min mogelijk blanco pagina’s gescand. –Alle bijlagen zijn gescand. •Alle kleuren worden overgenomen. •Er treedt géén kleurverlies op. •Alle details zijn compleet (er zijn géén lijnen of letters onderbroken, er ontbreekt géén informatie aan de rand van het beeld, beelden zijn niet gecropt of incompleet. •De kleuren komen overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken). Leesbaarheid: •Het kleinste detail is leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s). •De scherpte van het beeld is vergelijkbaar met het origineel. •Als Optical Character Recognition (OCR) wordt gebruikt: de tekst klopt die wordt herkend. •Er is voldoende contrast. Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan. •Er is géén sprake van verlies van scanlijnen in de scan, wit of zwart. •Er is géén sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixels op opvolgende scans (d.w.z. een consistente vlek op elke scan op dezelfde plek). Géén aanwezigheid van artefacten: Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer: •horizontale of verticale strepen; •pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat; •weerspiegelingen; •andere vervormingen en effecten. 2.3. Inhoudelijke criteria De gemeente Landsmeer controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaande inhoudelijke criteria: Metadata: •De registratie van het document is voorzien van de verplichte metadata, conform het metagegevensschema. •Het juiste zaaktype is geselecteerd. •Er is terecht een nieuwe zaak aangemaakt of een document is toegevoegd aan een bestaande zaak. 2.4. Technische criteria De gemeente Landsmeer houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande technische criteria (zie bijlage 4: Technische specificaties scanner en de vereiste scaninstellingen): •Er wordt in kleur gescand: –Scannen op full-color RGB op 24 bits/pixel. –De helderheid, kleuren en tint van de reproductie (scan) komt overeen met het origineel. –De scanner levert bestanden met een ingesloten kleurruimte, de voorkeur gaat hierbij uit naar sRGB kleurruimte. •De scans hebben een resolutie van minimaal 300 PPI. –A4 en groter zijn gescand op minimaal 300 PPI. –Gescande afbeeldingen kleiner dan A4 formaat houden na uitvergroting op A4 een resolutie van 300 PPI over. –De afmetingen komen overeen met het origineel. •De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm: –De scherpte van de scan is vergelijkbaar met het origineel. •Er wordt géén tussentijdse compressie of lossy compressie toegepast. –Let op: TIFF met JPEG-compressie is lossy compressie. Dit is dus niet toegestaan. TIFF uncompressed en TIFF LZW zijn wel toegestaan. •De scans worden opgeslagen als: PDF/A. •Er wordt OCR toegepast. –OCR wordt als een onzichtbare laag weggeschreven. –Documenten met OCR worden opgeleverd in PDF/A. Hoofdstuk 3 Technische infrastructuur 3.1. Artikel 26b sub b/c Archiefregeling De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van systemen en software. Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen, de randapparatuur, de software en de gekozen instellingen. Dit hoofdstuk beschrijft de gekozen technische infrastructuur. De gemeente Landsmeer heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in Hoofdstuk 2 genoemde criteria meegenomen in haar keuze. 3.2. Zaaksysteem De digitale reproducties worden opgeslagen in het zaaksysteem van de gemeente Landsmeer. De inrichting en het gebruik van het informatiesysteem voldoen aan de criteria van de Archiefwet 1995, d.w.z. voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm. Het informatiesysteem heeft een koppeling met een model-DSP. In het model-DSP worden de werkprocessen (zaaktypencatalogus), de informatieobjecten die een rol spelen bij die werkprocessen en de basis- en kernregistraties die worden geraadpleegd door de werkprocessen beschreven en beheerd. 3.3. Scanapparatuur De gemeente Landsmeer heeft bij de keuze voor merk, type, standaardinstellingen van de apparatuur, randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanners werken met voorgeprogrammeerde instellingen. De technische specificaties voor de scanners zijn opgenomen in Bijlage 4: Technische specificaties scanner en de vereiste scaninstellingen. 3.4. Kwaliteit technische infrastructuur Het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties staan grotendeels in de Cloud bij de leverancier. Het functioneel beheer van het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties worden door de gemeente Landsmeer of de leverancier gedaan. Het beheer en onderhoud van de scanners wordt door de leverancier uitgevoerd. Hoofdstuk 4 Bepalen reproductiewijze 4.1. Artikel 26b sub e Archiefregeling De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze moeten op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit vervangingshandboek beschreven worden; ‘De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk’. De voorbereidingshandelingen zijn bepalend voor wat wel of niet zichtbaar is op de digitale reproducties. Vandaar dat de gemeente Landsmeer de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het digitaliseren van archiefbescheiden: •Bij het ontvouwen worden documenten gladgestreken om er zeker van te zijn dat er geen stukken dubbelgevouwen in de scanner komen. •Het aantal pagina’s wordt geteld en dit wordt samen met het zaaknummer vermeld op de eerste pagina ter controle. •Dikkere stapels papier worden losgeschud zodat pagina’s niet aan elkaar blijven plakken en daardoor ongescand blijven. We kiezen er ook steeds vaker voor om documenten met veel pagina’s digitaal op te vragen. 4.2. Extra voorbewerkingshandelingen Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij: • Afwijkend papierformaat: Scannen is het meest efficiënt indien meer documenten in één keer kunnen worden doorgevoerd. Dit is alleen mogelijk indien alle documenten in de stapel hetzelfde formaat hebben. Afwijkende formaten moeten altijd handmatig worden ingevoerd. • Documenten met nietjes: Nietjes beschadigen de scanner. Documenten moeten daarom voor het scannen ontdaan zijn van nietjes. • Documenten met plastic: Plastic beschadigt de scanner. Documenten moeten voor het scannen ontdaan zijn van plastic. • Slechte materiële staat van het document: Documenten die in slechte staat verkeren zijn moeilijker in te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan oude bouwtekeningen. • Papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten. • Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat het document dat gescand moet worden zo dun is dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt. • Afwijkende stand van de tekst: Normaal gezien staat de tekst zo op papier dat de tekst parallel aan de korte kanten van het papier loopt. Als de tekst langs de lange kanten van het papier is georiënteerd, is het draaien van de beelden na het scannen noodzakelijk. • Lettergrootte en stijl: Tekst met een lettergrootte kleiner dan acht kan onleesbaar worden in een gescande afbeelding. Daarnaast kunnen gestileerde fonts onleesbaar worden bij het scannen. • Marges: Informatie die dicht tegen de rand van de pagina staat (binnen 6 mm) kan verloren gaan bij het scannen. • Documenten geprint op een matrixprinter: Documenten geprint op een matrixprinter kunnen soms moeilijk gescand worden omdat de tekst/leestekens door de scanner als op losse delen worden geïnterpreteerd. • Documenten geprint tegen een achtergrondafbeelding: Tekst geprint op een achtergrond kan mogelijk onvoldoende worden gereproduceerd, omdat de scanner het onderscheid tekst -achtergrond moeilijk kan bepalen. • Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Indien het document lichte tekst op een donkere achtergrond bevat, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld. Indien een analoog archiefstuk níet gedigitaliseerd kan worden, kan géén vervanging plaatsvinden. De gemeente Landsmeer gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden: Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd. Deze documenten worden geregistreerd in het zaaksysteem of taakspecifieke applicatie. Daarbij wordt vermeld dat de documenten niet vervangen kunnen worden. Relevante relaties met of verwijzingen naar andere archiefbestanden worden in het zaaksysteem of taakspecifieke applicatie vastgelegd. Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge- en digitale archief. Het archiefstuk wordt bewaard in het analoog archief. Hoofdstuk 5 Kwaliteitsprocedures 5.1. Artikel 26b sub f/h Archiefregeling Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b. sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures. De gemeente Landsmeer voert interne controles uit op de kwaliteit van de vervanging. Deze controles worden in dit hoofdstuk besproken. Door middel van het toepassen van de PDCA (plan-do-check-act cyclus) verbetermethode vindt er foutenherstel plaats. In Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is. 5.2. Periodieke controle scanapparatuur De leverancier controleert de scanapparatuur periodiek. De software wordt ook periodiek gecontroleerd en gekalibreerd. Hierbij wordt gecontroleerd of: •De instellingen van de scanner kloppen (bijv. verscherping, croppen en kalibratie). •De instellingen van de software kloppen (bijv. bestandsformaat, kleur en ruis). Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding. 5.3. Toetsen beeldkwaliteit De gemeente Landsmeer voert dagelijks/steekproefsgewijs controles uit om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 2 genoemde criteria voor beeldkwaliteit. Fouten die uit de controle naar boven komen worden door de gemeente hersteld. Zowel een technische controle als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren. Bij de bepaling van de omvang en frequentie van de steekproef moet een risicoafweging gemaakt worden. Daarom gebruikt de gemeente Landsmeer de AQL-methodiek voor het bepalen van de steekproefgrootte en de foutmarge. De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring. De AQL-methode kent drie controleniveaus: •I Versoepeld; •II Standaard; •III Verscherpt. Landsmeer houdt niveau II aan als geaccepteerd kwaliteitsniveau. De omvang van de batch in figuur 2 is daarop gebaseerd. De omvang van het aantal scans (de batchgrootte) bepaalt de omvang van de steekproef. Figuur 2: Omvang steekproef o.b.v. AQL-methode Batchgrootte Steekproef omvang niveau I Steekproef omvang niveau II Steekproef omvang niveau III 2 tot 8 2 2 3 9 tot 15 2 3 5 16 tot 25 3 5 8 26 tot 50 5 8 13 51 tot 90 5 13 20 91 tot 150 8 20 32 151 tot 280 13 32 50 281 tot 500 20 50 80 501 tot 1.200 32 80 125 1.201 tot 3.200 50 125 200 3.201 tot 10.000 80 200 315 10.001 tot 35.000 125 315 500 35.001 tot 150.000 200 500 800 150.001 tot 500.000 315 800 1250 500.001 en meer 500 1250 2000 Het schema laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten heeft vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten. Hoofdstuk 6 Het vervangingsbesluit 6.1. Opstellen en vaststellen vaststellingsbesluit Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit. Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn definitieve uitspraken gedaan. De gemeente Landsmeer publiceert het vervangingsbesluit via overheid.nl. 6.2. Uitvoeren van het vaststellingsbesluit De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers, zie Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden, bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De gemeente Landsmeer zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het vervangingshandboek en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie omtrent het vervangingsproces. 6.3. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. De snelheid van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden is afhankelijk van de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing en de aard van de vervangen archiefbescheiden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vernietiging bij doorlopende vervanging en vernietiging bij vervanging achteraf. • Doorlopende vervanging: Bij doorlopende vervanging (ook wel routinematige vervanging) worden actuele informatiestromen, de dagelijkse stroom van nieuwe documenten, vervangen. • Vervanging achteraf: Bij vervanging achteraf (ook wel retrospectieve vervanging) worden de (oude) papieren archiefbescheiden met terugwerkende kracht vervangen door een digitale reproductie, waarbij het origineel wordt vernietigd. Het verschil met routinematige vervanging is dat de vervanging plaatsvindt van archiefdelen die al afgesloten zijn, dus het betreft niet de dagelijkse stroom van nieuwe documenten, maar eerder historische collecties. Door de gemeente Landsmeer worden beide vormen van vervanging toegepast. Hierbij hanteert de gemeente een vernietigingstermijn van 3 maanden na vervanging. 6.4. Verklaring van vervanging Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opstellen. Dit geldt voor zowel doorlopende vervanging als vervanging achteraf. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen: •Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. •De grondslag op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit). •Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden. In Bijlage 5: Format verklaring van vervanging is een format opgenomen waarop de verklaring van vervanging gebaseerd kan worden. Hoofdstuk 7 Beheer van het vervangingsproces 7.1. Aanpassing Handboek vervanging Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces. De gemeente Landsmeer controleert periodiek (jaarlijks) of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen. Voorstellen voor het wijzigen van de procedure in dit Handboek, worden vooraf getoetst door de verantwoordelijk medewerker van informatiebeheer. Inhoudelijke wijzigingen zullen altijd voor advies worden voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Dit zal besproken worden in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). 7.2. Kleine wijzigingen Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine veranderingen worden door de gemeente Landsmeer bijgehouden in een logboek, zie Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen. Wanneer sprake is van kleine wijzigingen, zal het handboek worden vastgesteld binnen het SIO. De gemeente stelt de gemeentearchivaris (Waterlands Archief) op de hoogte bij het doorvoeren van kleine veranderingen. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft. 7.3. Grote wijzigingen Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. Bij grote wijzigingen wordt een nieuw handboek opgesteld dat zal worden vastgesteld door het college. Grote wijzigingen zijn: •Wijzigingen van de reikwijdte van het vervangingsbesluit; •Grote veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld; •Wijzigingen in de technische infrastructuur die duidelijke gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures. De gemeente Landsmeer zal het nieuwe vervangingshandboek ter advisering voorleggen aan de gemeentearchivaris (Waterlands Archief). Hierna wordt het Handboek Vervanging en het Vervangingsbesluit opnieuw vastgesteld. Landsmeer, 1 september 2026 Burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer L.A. (Léon) de Lange Burgemeester M. (Menno) de HaanGemeentesecretaris Bijlage 1: Vervangingsproces routinematig Bijlage 2: Vervangingsproces projectmatig Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden Binnen het vervangingsproces worden verschillende taken en verantwoordelijkheden beschreven. Deze zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, maar ook op het beleid van de organisatie. Het college is als zorgdrager belast met de zorg voor de archiefbescheiden van Landsmeer en bevoegd tot het nemen van het vervangingsbesluit. Het beheer van het handboek ligt bij de afdeling bedrijfsvoering. De diverse rollen en verantwoordelijkheden zijn hieronder opgenomen. Rol in vervangingsproces Omschrijving in verantwoordelijkheden Functienaam Bestuur De zorgdrager is verantwoordelijk voor informatie- en archiefmanagement. De zorgdrager draagt zorg voor een overkoepelend beleidsprogramma voor informatie- en archiefmanagement, de organisatorische inbedding en voldoende middelen. De zorgdrager is verantwoordelijk voor periodieke monitoring en correctie van de werking van het archief (in brede zin), inclusief het vervangingsproces. College van B&W Proceseigenaar vervangingsproces De Proceseigenaar Vervangingsproces is verantwoordelijk voor de juiste werking van zijn proces, de kwaliteit van de output en de documentatie van het vervangingsproces. Tevens is hij/zij change manager voor zijn/haar proces. Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Adviseur informatiemanagement De Adviseur informatiemanagement geeft advies over de inrichting van het vervangingsproces en het bewaken van de kwaliteit van het informatiebeheer. De Adviseur informatiemanagement is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de kwaliteitscontroles. Adviseur informatiemanagement/Recordmanager Medewerker informatiebeheer De Medewerker informatiebeheer en de Informatiespecialist zijn verantwoordelijk voor het archiefbeheer van analoge en digitale documenten. De Medewerker informatiebeheer is ook verantwoordelijk voor het registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie. Ook is deze medewerker verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. Medewerker informatiebeheer/Informatiespecialist Keyusers/ Kwaliteitsmedewerkers De medewerker is verantwoordelijk voor het registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie in de taakspecifieke applicaties. Ook is deze medewerker verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. Keyusers/Kwaliteitsmedewerkers Technisch beheer Technisch beheer is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. Leveranciers en IT-specialist Functioneel beheerder Functioneel beheer is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. Functioneel beheerder en keyusers Auditor/externe controle De door B&W aangestelde inspecteur auditeert jaarlijks het vervangingsproces en het digitale informatiebeheer. Waterlands Archief Bijlage 4: Technische specificaties scanner en de vereiste scaninstellingen Voor het scannen wordt door de gemeente Landsmeer gebruik gemaakt van de Canon Multifunctional printer, type image RUNNER ADVANCE DX C5860i. De technische specificaties van deze scanner zijn al volgt: Algemene specificaties Apparaattype Multifunctionele A3-kleurenlaserprinter Kernfuncties Printen, kopiëren, scannen, verzenden, opslaan en optioneel faxen Processorsnelheid 1,8 GHz Dual core-processor Bedieningspaneel 10,1-inch TFT LCD WSVGA-kleurentouchscreen (tot 90° kantelbaar) Geheugen Standaard: 5,0GB RAM Opslag Standaard: (SSD) 256 GB Optioneel: (SSD) 256 GB, 1 TB Interfaceverbinding NETWERK Standaard: 1000Base-T/100Base-TX/10Base-T, Wireless LAN (IEEE 802.11 b/g/n); Optioneel: NFC, Bluetooth Low Energy OVERIGE Standaard: USB 2.0 (host) x1, USB 3.0 (host) x1, USB 2.0 (apparaat) x1; Optioneel: seriële interface, kopieerbeheerinterface Scanspecificaties Type Single-pass duplex met automatische documentinvoer* [Dubbelzijdig naar dubbelzijdig (automatisch)] *Detectie van invoer van meerdere vellen Papierinvoercapaciteit voor documenten (80 g/m²) maximaal 200 vel Toegestane originelen/gewichten Mediagewicht documentinvoer: Enkelzijdig scannen: 38 tot 220 g/m² (zwart-wit, kleur) Dubbelzijdig scannen: 38 tot 220 g/m² (zwart-wit, kleur) * Toegestaan gewicht van A6R of kleiner is 50 tot 220 g/m². Ondersteunende mediaformaten Scanformaat glasplaat: maximaal 297,0 x 431,8 mm Mediaformaat documentinvoer: A3, A4, A4R, A5, A5R, A6R, B4, B5, B5R, B6R Aangepast formaat: 70,0 x 139,7 mm tot 304,8 x 431,8 mm Scansnelheid2 Enkelzijdig scannen: 135 / 135 (300 x 300 dpi, verzenden), 80 / 80 (600 x 600 dpi, kopiëren); Dubbelzijdig scannen: 270 / 270 (300 x 300 dpi, verzenden), 160 / 90 (600 x 600 dpi, kopiëren) Scanresolutie (dpi) Scannen om te kopiëren: 600 x 600 Scannen om te verzenden: (push) 600 x 600 (SMB / FTP / WebDAV / IFAX), (pull) 600 x 600 Scannen om te faxen: 600 x 600 Pull-scanspecificaties Color Network ScanGear2. Voor zowel TWAIN als WIA Ondersteunde besturingssystemen Windows® 8.1 / 10 / Server2012 / Server2012 R2 / Server2016 Vanaf maart 2020 Scanmethode Push-scan, pull-scan, scannen naar Box, scannen naar Advanced Space, scannen naar netwerk, scannen naar USB-geheugenstick, scannen naar mobiele apparaten, scannen naar cloud (uniFLOW Online – optioneel) Alle pagina’s worden automatisch en haarscherp, eventueel dubbelzijdig ingescand en opgeslagen als .PDF, TIFF of JPEG-bestand. Documenten kunnen tot maximaal A3-formaat worden ingescand en opgeslagen. Hieronder de vereiste scaninstellingen voor de door de gemeente Landsmeer gebruikte scanapparatuur: Basisinstellingen Vereiste instellingen Toelichting Kleur/ zwart & wit Kleur (full color) Kleurmodus (kleurdiepte) 24 bits kleur Resolutie (pixels per inch) Min. 300 ppi Helderheid 128 Of middelste waarde van de opties Automatisch scheefstand-correctie Aan Deskew (rechtzetten) OCR-scanning Aan Optical Character Recognition (tekstherkenning) Overige instellingen Vereist Toelichting Verwijderen blanco pagina Aan Paginaformaat Original formaat Automatische detectie Documentgrootte Max. A3 Enkel-/ dubbelzijdig (duplex) Dubbelzijdig (lange zijde) Auto rotate Aan Scans worden automatisch gedraaid op basis van de tekstrichting Scherpte Min. 5 lp/ mm Contrast Geen Er mogen geen bewerkingen plaatsvinden dus het contrast mag ook niet bijgesteld worden, tenzij de tekst anders niet leesbaar is Compressie Geen Er mogen geen bewerkingen plaatsvinden Auto crop (Scan Edge tot Edge) Uit Er mogen namelijk geen bewerkingen dus er mag ook niet gecropt worden. Auto crop zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan Tijdelijk uitvoerformaat TIFF, JPEG Bestandsformaat bij het scannen Conversie (omzetting) naar PDF/A-1b Bijlage 5: Format Verklaring van vervanging Ondergetekende, beheerder van de archieven van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer verklaart: dat de vermelde archiefbescheiden die ter vervanging gereproduceerd zijn, ter vernietiging zijn aangeboden. De archiefbescheiden zijn conform het handboek vervanging van de gemeente Landsmeer, vastgesteld op ……, vervangen door digitale reproducties. Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum … (begindatum) t/m …… (einddatum). Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door … (versnippering en/of verbranding) door … (naam vernietigingsbedrijf). Plaats: Datum: Ondertekening: Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door de gemeente Landsmeer bijgehouden in het onderstaande logboek. Het Waterlands Archief wordt van de wijzigingen in kennis gesteld. Wat is gewijzigd Waarom is dit gewijzigd Wanneer is dit gewijzigd