Treasurystatuut 2022 Waterschap Drents Overijsselse Delta

Treasurystatuut 2022 Waterschap Drents Overijsselse Delta 1. INLEIDING 1.1 Wettelijk kader In de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde, behoudende, professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De doelstellingen van deze wet zijn het: •bevorderen van een solide financiering en kredietwaardigheid van decentrale overheden; •beheersen van renterisico's en •vergroten van transparantie. Op de Wet Fido is verdere regelgeving gebaseerd. In de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (Ufdo) staan de percentages voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Hoeveel geld decentrale overheden mogen lenen is afhankelijk van de hoogte van de begroting. De kasgeldlimiet bepaalt hoeveel geld geleend mag worden voor een periode van maximaal een jaar. De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan een jaar. In de Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden (Ruddo) zijn de normen met betrekking tot kredietwaardigheid vastgelegd, waar externe partijen aan moeten voldoen, waar de decentrale overheden middelen willen uitzetten. In de Regeling Schatkistbankieren decentrale overheden is uitgewerkt hoe het schatkistbankieren voor decentrale overheden werkt en welke rechten en verplichtingen decentrale overheden en de Staat hebben. De verplichting tot Schatkistbankieren is vastgelegd in de Wet Fido. In het Besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden staan de voorwaarden vermeld voor decentrale overheden die geld willen lenen. Geldleningen kunnen slechts worden aangegaan of verstrekt en de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende rente en aflossingsverplichtingen kunnen alleen worden gegarandeerd, indien wederzijdse betalingsverplichtingen zijn uitgedrukt in euro’s of in één van de nationale munteenheden van de lidstaten van de Europese Unie die deelnemen aan de Economische en Monetaire Unie én indien de hoofdsom niet onderhevig is aan indexatie. Tot slot zijn waterschappen verplicht een financiële verordening op te stellen op basis van de Waterschapswet. De begroting en het jaarverslag dienen een financieringsparagraaf te bevatten. Deze verplichting is vastgelegd in het Waterschapsbesluit. Kwalitatieve randvoorwaarden en instrumenten Het wettelijk kader kent ondergenoemde kwalitatieve randvoorwaarden waaruit volgt dat zogenaamd “bankieren” door decentrale overheden niet is toegestaan: •het aangaan van geldleningen, het uitzetten van middelen en het verlenen van garanties zijn alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak en •uitzettingen en het gebruik van derivaten dienen een behoudend karakter te hebben en behoren niet gericht te zijn op het genereren van inkomen door het lopen van risico's, In verband met de vereisten van de Wet Fido heeft het bestuur de volgende instrumenten voor het sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden op het gebied van treasury: •het treasurystatuut; •de treasuryparagraaf. 2. DOEL VAN HET TREASURYSTATUUT 2.1 Doel Het treasurystatuut (hierna: statuut) heeft tot doel een formeel beleidskader te scheppen waar binnen de financiering- en beleggingsactiviteiten van Waterschap Drents Overijsselse Delta dienen plaats te vinden. In het statuut moeten de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden in hun samenhang, duidelijkheid en transparantie garanderen. Het statuut is een "levend" document waarbij regelmatig moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Bij sterk veranderde omstandigheden kan het statuut aanpassingen vereisen. 2.2 Het treasurybeleid Het treasurybeleid is erop gericht toegang te verkrijgen en te behouden tot de geld- en kapitaalmarkt. Om zo, binnen de financiële mogelijkheden van het waterschap, tijdig voldoende financiële middelen te kunnen aantrekken en overtollige middelen te kunnen uitzetten. Om waterschapstaken binnen de vastgestelde kaders te kunnen uitvoeren, een optimaal of voldoende rendement te verkrijgen of om lasten zo veel mogelijk te kunnen reduceren. Hierbij moeten risico's zo goed mogelijk worden beheerst. Meer gedetailleerd zijn de doelstellingen van het treasurybeleid: •het verkrijgen en behouden van toegang tot de geldmarkten en kapitaalmarkten tegen scherpe condities; •het optimaliseren van renteresultaten binnen relevante kaders van wetgeving en statuut; •het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico's zoals rente-, koers-, liquiditeits en kredietrisico's; •het minimaliseren van interne en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; •het realiseren van een efficiënte en controleerbare treasuryfunctie binnen de organisatie; •het tijdig beschikbaar hebben van betrouwbare informatie met betrekking tot de treasury; •het continu voldoen aan de wettelijke vereisten aangaande treasury, zoals onder meer opgenomen in de Wet Fido, Ruddo en Regeling schatkistbankieren decentrale overheden en de daarbij behorende uitvoeringsregelingen. 2.3 Risico-attitude De attitude ten aanzien van financieel risico is risicomijdend. Dit houdt tenminste in dat: •het beleid ten aanzien van financiering is gericht op het zoveel mogelijk spreiden van toekomstige renterisico's. Zodat kan worden ingespeeld op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van het aantrekken en uitzetten van middelen. En waarbij voldaan wordt aan de renterisiconorm conform de eisen uit de wet Fido; •het beleid is gericht op optimalisatie en matching van inkomende en uitgaande geldstromen in een jaar; •het beleid is gericht op het uitsluitend uitzetten van tijdelijke overschotten; •vanwege het beperken van financiële risico’s is het gebruik van derivaten niet toegestaan; •het aangaan van geldleningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties is •uitsluitend toegestaan in euro’s. 2.4 Grenzen van het statuut De volgende activiteiten vallen buiten de kaders van dit statuut: •deelnemingen die worden gedaan in het kader van de publieke taak, waarbij bewust risico’s worden aanvaard; •het uitzetten van overtollige middelen (looptijd > 12 maanden) bij andere openbare lichamen; •het verlenen van garanties. In voorkomende gevallen dient er afzonderlijke besluitvorming plaats te vinden. Deze besluitvorming dient plaats te vinden binnen de kaders van het Delegatiebesluit en de Mandaatregeling. 3. DE ORGANISATIE VAN DE TREASURYFUNCTIE 3.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het algemeen bestuur delegeert door middel van een delegatiebesluit het dagelijks bestuur voor de uitvoering van het treasurybeleid voor de concrete treasury-activiteiten zoals financiering en uitzetten van gelden. Via het mandaatbesluit draagt het dagelijks bestuur de bevoegdheid tot het uitvoeren van het treasurybeleid over aan de secretaris-directeur. De financiële bevoegdheid van de secretaris-directeur is op basis van het mandaatbesluit beperkt. Alle financiële bevoegdheden zijn vastgelegd in de mandateringstabel. In de uitvoering van het treasurybeleid wordt de secretaris-directeur ondersteund door het afdelings-hoofd Financiën Inkoop en Recht. De portefeuillehouder Financiën, de secretaris-directeur, het afdelingshoofd Financiën Inkoop en Recht en een financieel adviseur van de afdeling Financiën Inkoop en Recht (Treasurer) vormen samen de Treasurycommissie. Deze komt periodiek bijeen om de rentevisie, ontwikkelingen en het treasurybeleid te bespreken. 3.2 Bestuurlijke informatievoorziening De secretaris-directeur informeert het dagelijks bestuur over de afgesloten geldleningen en uitgezette middelen (looptijd = < 12 maanden) via een schriftelijke mededeling door de treasury-commissie. Het algemeen bestuur ontvangt sturings- en verantwoordingsinformatie over het treasurybeleid via de treasuryparagraaf in de begroting en via de jaarstukken. 3.3 Administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) In dit treasurystatuut zijn vier procedures in de bijlagen opgenomen. Hierin worden de verantwoordelijkheden, activiteiten, bevoegdheden en functiescheidingen tussen besluitvormende, uitvoerende, registrerende en controlerende functies vastgelegd. De procedures zijn: •aangaan van geldleningen; •uitzetten van gelden voor een periode kleiner dan of gelijk aan 12 maanden (deposito's); •schatkistbankieren. De bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. De functiescheiding is doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: a.bij iedere transactie zijn minimaal twee functionarissen betrokken (het vier-ogen-principe); b.de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; c.de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen met uitzondering van het betalingsverkeer. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestiging van iedere transactie ter controle te versturen naar de Treasurer. Zonder tussenkomst van personen die bevoegd zijn tot het sluiten van transacties. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en op een later moment gecontroleerd door een functionaris die belast is met de interne controle. Controle op de uitvoering van het beleid vindt plaats via de procedures van de administratieve organisatie en interne controle (onderdeel van de Verordening financieel beleid en beheer) en via de jaarlijkse financiële beleidscyclus Daarnaast vindt er controle plaats op de juistheid en de rechtmatigheid van uitgevoerde handelingen via de verbijzonderende interne controle. Externe controle vindt plaats door de accountant in het kader van de controle op de jaarrekening. 4. INSTRUMENTEN EN LIMIETEN VAN DE TREASURYFUNCTIE 4.1 Uitoefening treasuryfunctie Dit hoofdstuk zet de kaders uiteen waarbinnen de uitoefening van de treasuryfunctie dient plaats te vinden. Het geeft daarmee de (uiterste) grenzen aan van handelingen, verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden. Eerst worden de beschikbare instrumenten benoemd. 4.2 Instrumenten Voor het uitvoeren van treasury-transacties zijn de volgende instrumenten beschikbaar: •rekening-courant faciliteiten bij banken; •rekening-courantovereenkomst bij de Staat der Nederlanden (Schatkistbankieren); •kortlopende geldleningen (looptijd korter dan of gelijk aan 12 maanden); •langlopende geldleningen (looptijd langer dan 12 maanden); •uitzettingen (zoals deposito's). 4.3 Limieten Bij het gebruik van de bovenstaande instrumenten moet men in ieder geval voldoen aan de in deze paragraaf genoemde richtlijnen. 4.3.1 Algemeen •Overtollig en benodigd geld wordt uitgezet of opgenomen op basis van een actuele, een zo volledig mogelijke liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie. •De kasgeldlimiet mag in principe niet worden overschreden. •De doelmatigheidsdrempel Schatkistbankieren mag in principe niet worden overschreden. •De renterisiconorm mag in principe niet worden overschreden. •De rentevisie is met name gebaseerd op informatie van de European Central Bank (ECB), het Centraal Plan Bureau (CPB) en de Nederlandse Bank (DNB). 4.3.2 Aantrekken van middelen •Het renterisico op de netto vlottende schuld is conform de Wet Fido begrensd tot de norm van de kasgeldlimiet. •Het renterisico op de vaste schuld is conform de Wet FIDO begrensd tot de renterisiconorm. •Het gebruik maken van specifieke rente-instrumenten vereist per transactie afzonderlijke besluitvorming door het algemeen bestuur. Deze besluitvorming dient plaats te vinden conform de ministeriële regeling uit hoofde van de Wet Fido en Ruddo. •Het aantrekken van kort- en langlopende geldleningen geschiedt conform de procedure 'aangaan van langlopende, kortlopende geldleningen' zoals opgenomen in bijlage 1 en 2. 4.3.3 Uitzetten van gelden voor een korte periode bij andere openbare lichamen Overtollige liquide middelen worden vanaf de drempel schatkistbankieren in ’s Rijks schatkist aangehouden. In afwijking hiervan kunnen er overtollige middelen in de vorm van verstrekte geldleningen worden uitgezet bij andere openbare lichamen, met uitzondering van openbare lichamen welke zijn belast met het financiële toezicht op het waterschap. Risico's bij kortlopende uitzettingen worden beperkt doordat minimaal de hoofdsom in euro’s is gegarandeerd. Het uitzetten van gelden geschiedt conform de procedure 'uitzetten van gelden voor een korte periode bij andere openbare lichamen', zoals opgenomen in bijlage 3. 4.3.4 Integrale financiering en projectfinanciering De geldleningportefeuille van Waterschap Drents Overijsselse Delta is ontstaan door het integraal financieren van tekorten aan financiële middelen via het aantrekken van langlopende geldleningen. In voorkomende gevallen kan geopteerd worden voor het kort- of langdurend financieren van individuele projecten of soortgelijke projectgroepen, waarbij de financieringspartner een decentrale overheid is (bijvoorbeeld een provincie). Voor projectfinanciering is een besluit van het dagelijks bestuur vereist. 5. VOORBEREIDING EN VASTSTELLING VAN HET TREASURYBELEID 5.1 Financiële beleidscyclus / rapportages Het waterschap gebruikt de jaarlijkse financiële beleidscyclus voor: •het vaststellen van het treasury-beleid; •het afleggen van verantwoording over dat beleid; •de bijstelling van het beleid door het jaar heen. De beleidscyclus kent een aantal sturings- en rapportagedocumenten. Deze documenten zijn: • begrotingsbrief: voorafgaand aan de vaststelling van de begroting behandelt het algemeen bestuur de begrotingsbrief die betrekking heeft op het begrotingsjaar alsmede minimaal de drie daarop volgende jaren. De voorjaarsnota is een meerjarenraming, waarin de lange termijn ontwikkelingen worden geanalyseerd en doorgerekend. Dit analyseren en doorrekenen dient ook te gebeuren voor de liquiditeitsprognose en de risicoanalyse. De begrotingsbrief vormt de basis voor de verdere begrotingsprocedure; • programmabegrotinq inclusief meerjarenbegroting: in het najaar wordt de programmabegroting opgesteld waarin de treasuryparagraaf wordt opgenomen. Het treasurybeleid zoals dit in de programmabegroting wordt opgenomen, wordt voorbereid door de afdeling Financiën, Inkoop en Recht en na behandeling door het management en het dagelijks bestuur vastgesteld door het algemeen bestuur. In, of op basis van, de treasuryparagraaf kunnen mandaten worden vastgesteld om de daadwerkelijke transacties te laten uitvoeren. De begroting kent ook nog een liquiditeitsprognose en een rentevisie; •in de jaarstukken, die gezien moet worden als de verantwoording van de uitvoering van het beleid, wordt wederom een treasuryparagraaf opgenomen. Hierin wordt het beleid zoals het voorgenomen was in de treasuryparagraaf in de begroting getoetst aan het werkelijk uitgevoerde beleid. Verschillen worden verklaard. In de treasuryparagraaf worden de volgende onderwerpen opgenomen: •de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de treasuryfunctie; . •de ontwikkeling in de financierings-, beleggings- en vermogensbehoefte; •de ontwikkeling in de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de drempel schatkistbankieren; •het risicobeleid: analyse van de risico's m.b.t. treasury; •het cashmanagement: de plannen en de realisatie van het beleid inzake het kasbeheer; •het financierings- en beleggingsbeleid: de plannen c.q. realisatie van het beleid •voor de financiering en belegging van overschotten; •relevante ontwikkelingen in de treasury-organisatie; •relevante ontwikkelingen in de informatievoorziening en systeembeheer voor de •Treasuryfunctie; •een rentevisie en een rentegevoeligheidsanalyse; . •de hoogte en benutting van het drempelbedrag "Schatkistbankieren" per kwartaal. De genoemde documenten worden als onderdeel van de begroting of jaarstukken vastgesteld door het algemeen bestuur. 6. BESTUURLIJKE VASTSTELLING Artikel 108 en artikel 109 van de Waterschapswet bepalen dat het algemene bestuur bij verordening regels vaststelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden en de controle, Met de vaststelling van dit statuut wordt voldaan aan de verplichting dat het algemeen bestuur (minimaal) regels vaststelt inzake de algemene doelstellingen, de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie zoals die is opgenomen in artikel 108 van de Waterschapswet. 7. SLOTBEPALING Dit statuut treedt in werking met ingang van de eerste dag na vaststelling door het algemeen bestuur. Het statuut welke is vastgesteld op 4 januari 2016 wordt ingetrokken. Dit statuut kan worden aangehaald als 'Treasurystatuut 2022 van Waterschap Drents Overijsselse Delta'. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Waterschap Drents Overijsselse Delta inde openbare vergadering van 20 september 2022. D.S. SchoonmanDijkgraaf E. de Kruijk,Secretaris-directeur BIJLAGE 1: PROCEDURE 'AANGAAN “LANGLOPENDE GELDLENINGEN”( > 12 maanden) Functionaris Activiteit Omschrijving Financieel adviseur ("Treasurer") Signaleren van liquiditeitstekort Op basis van de liquiditeitsprognose wordt een liquiditeitstekort gesignaleerd. Financieel adviseur ("Treasurer") Bepalen van de noodzaak en de omvang van de geldlening De noodzaak van extra liquide middelen wordt beoordeelt. Indien noodzakelijk, dan wordt de omvang van de af te sluiten geldlening bepaald. Financieel adviseur ("Treasurer") Bepalen van randvoorwaarden, inclusief het opstellen van het voorstel Rekening houdende met bovengenoemde informatie en het bepaalde in het treasury-statuut wordt de marktontwikkeling geïnventariseerd. Dit om de gewenste randvoorwaarden te kunnen bepalen. Hierna wordt een voorstel opgemaakt waarin wordt vermeld; de leningssoort, de benodigde omvang, de gewenste looptijd en een inschatting van het te betalen rentepercentage van de af te sluiten geldlening. Treasurycommissie Beoordelen voorstel geldlening Het instemmen met (eventueel na wijzigingen) of het afkeuren van het geformuleerde voorstel. Financieel adviseur ("Treasurer") Opvragen offertes Per e-mail wordt bij minimaal drie geldverstrekkers (waaronder de huisbankier en/of geldmakelaars een offerte opgevraagd. Bij het aantrekken van geldleningen krijgen marktpartijen minimaal vijf werk- dagen de tijd om een offerte in te dienen. Deze termijn is nodig om een goede marktwerking te kunnen waarborgen. Financieel adviseur ("Treasurer") Beoordelen ontvangen offertes Op grond van per mail ontvangen offertes wordt bepaald bij welke marktpartij de geldlening wordt afgesloten. De geldlening met de beste condities qua rente en kosten (incl. risico's) wordt gekozen. Afdelingshoofd FIR Schriftelijk / per e-mail goedkeuren van de voorgestelde marktpartij Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven. Financieel adviseur ("Treasurer") Afsluiten van de geldlening Hierna wordt telefonisch én per e-mail akkoord gegeven aan de gekozen marktpartij. Deze stuurt een schriftelijke bevestiging van de overeengekomen leningsvoorwaarden. Dijkgraaf Ondertekenen van de geldleningsovereenkomst Binnen enkele dagen zal de geldlening worden geformaliseerd door de ondertekening van de geldlenings-overeenkomst. Deze wordt hierna geretourneerd aan de geldverstrekker. Secretaris- Directeur Afleggen verantwoording In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening met relevante gegevens schriftelijk gemeld. Conform de planning- en control-cyclus wordt het dagelijks bestuur achteraf geïnformeerd over de aangegane geldlening. Functionaris Activiteit Omschriivinq Medewerker financiële administratie Inboeken geldlening Na ontvangst van de hoofdsom per bank wordt dit bedrag geboekt in de financiële administratie. Financieel adviseur ("Treasurer") Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden Het dossier geldleningen o/g wordt in de map Treasury op het netwerk bijgewerkt. Hierin wordt alle relevante informatie over de lening vastgelegd (ontvangen offertes, beoordelingsformulier ,geldlenings-overeenkomst, etc.).De originele ondertekende leningsbescheiden met bijlagen worden gearchiveerd in het document management systeem (DMS). Het dossier is hier digitaal te raadplegen. Medewerker verbijzonderde interne controle Toetsen gehanteerde procedure (steekproefsgewijs) Toetsen of de vastgestelde procedure op de juiste wijze is gevolgd en is vastgelegd. BIJLAGE 2: PROCEDURE 'AANGAAN KORTLOPENDE GELDLENINGEN (≤ 12 maanden) Functionaris Activiteit Omschrijving Financieel adviseur ("Treasurer") Signaleren liquiditeitstekort Op basis van de liquiditeitsprognose wordt een liquiditeitstekort gesignaleerd. Financieel adviseur ("Treasurer") Bepalen van de noodzaak van en de omvang van de geldlening Op basis van de liquiditeitsprognose wordt de noodzaak van kortlopende financiering beoordeeld en wordt de omvang van de aan te trekken lening bepaald. Financieel adviseur ("Treasurer") Treasurycommissie Bepalen randvoorwaarden Rekening houdende met de boven- genoemde informatie en het bepaalde in het treasury-statuut wordt de marktontwikkeling geïnventariseerd om de gewenste randvoorwaarden te kunnen bepalen. Hierna wordt aan de Treasurycommissie per mail (indien spoed is vereist) of via een voorstel een akkoord gevraagd. Waarbij wordt voorgelegd de leningsoort, de lening-omvang, de gewenste looptijd en een inschatting van het te betalen rentepercentage. Financieel adviseur ("Treasurer") Opvragen offertes Bij tenminste twee geldverstrekkers (waaronder de huisbankier) en/of tussenpersonen wordt een offerte per mail opgevraagd. Financieel adviseur ("Treasurer") Beoordelen offertes Op grond van ontvangen schriftelijke offertes wordt bepaald bij welke marktpartij de geldlening wordt aangegaan. In principe wordt de geldlening gekozen met de beste condities qua rente en kosten. Afdelingshoofd FIR Schriftelijk of per e-mail goedkeuren gekozen marktpartij Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven. Financieel adviseur ("Treasurer") Afsluiten geldlening Nadat is bepaald bij wie de lening wordt aangegaan wordt telefonisch en per mail akkoord gegeven aan de geldverstrekker. Deze stuurt een schriftelijke of digitale bevestiging met de leningsvoorwaarden. Secretaris- Directeur Afleggen verantwoording In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening schriftelijk gemeld. Conform de planning- en controlcyclus wordt het dagelijks bestuur ook achteraf geïnformeerd over de aangegane geldlening. Medewerker financiële administratie Inboeken lening Na ontvangst van de hoofdsom van de lening wordt deze ingeboekt in de financiële administratie. Functionaris Activiteit Omschriivinq Financieel adviseur ("Treasurer") Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden Het dossier geldleningen o/g wordt in de map Treasury op het netwerk bijgewerkt. Hierin wordt alle relevante informatie over de lening vastgelegd (ontvangen offertes, beoordelingsformulier , geldlenings-overeenkomst, etc.). Medewerker verbijzonderde interne controle Toetsen gehanteerde procedure (steekproefsgewijs) Toetsen of de vastgestelde procedure op de juiste wijze is gevolgd en is vastgelegd. BIJLAGE 3: PROCEDURE UITZETTEN VAN GELDEN OPENBARE LICHAMEN' ( > 12 maanden) Functionaris Activiteit Omschrijving Financieel adviseur ("Treasurer") Signaleren van de noodzaak van het uitzetten van gelden Op basis van de liquiditeitsprognose wordt de omvang (en termijn) van de uitzetting van overtollige middelen bepaald. Dit binnen de kaders van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden. Financieel adviseur ("Treasurer") Bepalen van randvoorwaarden Opstellen van voorstel voor het uitzetten van overtollige middelen bij andere openbare lichamen. Rekening houdend met het bepaalde in het treasurystatuut, wordt een marktinventarisatie uitgevoerd om randvoorwaarden te kunnen bepalen. Hierna wordt een voorstel opgemaakt met hierin de "marktbenadering", de looptijd en omvang van de uitzetting en het te verwachten te ontvangen rentepercentage. Treasurycommissie Beoordelen van het voorstel Instemmen met (evt. na wijzigingen) of afkeuren van het bovenvermelde opgemaakte voorstel. Financieel adviseur ("Treasurer") Opvragen offertes Schriftelijk of per mail wordt bij geïnteresseerde openbare lichamen en/of geldmakelaars een offerte opgevraagd voor de uit te zetten middelen. Partijen krijgen minimaal 5 werkdagen de tijd om een offerte in te dienen. Dit om een goede marktwerking te waarborgen. Financieel adviseur ("Treasurer") Beoordelen offertes Op grond van de ontvangen offertes wordt bepaald bij welke marktpartij het geld wordt uitgezet (hierbij geldt de beste condities op het gebied van rente en kosten). Afdelingshoofd FIR Schriftelijk / per e-mail goedkeuren van de voorgestelde marktpartij Er wordt beoordeeld of de door de treasurer voorgestelde marktpartij terecht is gekozen. Zo ja, dan wordt een mondeling en schriftelijk akkoord gegeven. Financieel adviseur ("Treasurer") Accorderen uitzetting Nadat is bepaald bij wie de uitzetting wordt aangegaan wordt telefonisch én schriftelijk (per e-mail) akkoord gegeven aan deze marktpartij. Inclusief een schriftelijke bevestiging met overeengekomen voorwaarden Secretaris-Directeur Ondertekenen overeenkomst De uitzetting wordt geformaliseerd door de ondertekening van een overeenkomst. Deze wordt verstuurd naar de betreffende instantie, inclusief een verzoek tot retournering van een getekend exemplaar. Hoofd afdeling Financiën, Inkoop en Recht (namens de Treasurycommissie) Opdracht tot beschikbaarstelling van de middelen Na de retourontvangst van de getekende overeenkomst worden de middelen ter beschikking gesteld aan de gekozen contractpartij. Functionaris Activiteit Omschrijving Secretaris Directeur Afleggen verantwoording In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt de afgesloten geldlening schriftelijk gemeld. Conform de planning- en controlcyclus wordt het dagelijks bestuur ook achteraf geïnformeerd over de verstrekte geldlening. Medewerker financiële administratie Inboeken vordering Na afschrijving van het bedrag per bank zal de uitzetting worden ingeboekt in de administratie. Financieel adviseur ("Treasurer") Dossier bijwerken. archiveren officiële geldlening bescheiden Het dossier "uitgezette middelen" wordt bijgewerkt. Hierin worden alle relevante gegevens van de uitzetting vastgelegd (zoals ontvangen offertes, beoordelingsformulier en de overeenkomst). De originele ondertekende bescheiden met bijlagen worden geregistreerd en gearchiveerd in het document management systeem (DMS). Medewerker Verbijzonderde interne controle Toetsen gehanteerde procedure (steekproef) Toetsen of de vooraf vastgestelde procedure op een juiste wijze is gevolgd en vastgelegd. BIJLAGE 4: PROCEDURE “SCHATKISTBANKIEREN” Functionaris Activiteit Omschrijving Financieel adviseur (“Treasurer”) Vaststellen drempelbedrag Bij het opstellen van de begroting wordt het drempelbedrag vastgesteld. Deze wordt vermeld in de financiële paragraaf. Financieel adviseur (“Treasurer”) Informeren kassiers De treasurer informeert kassiers (en visa versa) periodiek en adhoc over belangrijke ontwikkelingen in de geldstromen. Waarbij inschatting van de ontwikkeling van het rekeningcourant krediet bij de Nederlandse waterschapsbank het belangrijkst is. Financieel adviseur (“Kassiers”) Registreren bankstanden Periodiek wordt het format voor de monitoring van het drempelbedrag bijgewerkt door de kassiers. Financieel adviseur (“Kassiers”) Monitoren drempelbedrag Op basis van bovenvermeld format wordt door de kassiers toegezien op de ontwikkeling en het verloop van het drempelbedrag. Financieel adviseur (“kassiers’) Afromen van het saldo op de bankrekening Indien blijkt dat het drempelbedrag op kwartaalbasis frequent en ruim overschreden wordt, dan wordt een “herstelplan” opgesteld. Het doel hierbij is om het drempelbedrag niet te overschrijden en het rendement op overtollige middelen te optimaliseren. Incidentele overschotten worden vanuit de hoofd-bankrekening naar de Schatkist overgeheveld. Bij kortlopende overschotten (≤ 12 maanden) wordt, in samenspraak met de treasurer, onderzocht of de procedure “uitzetten van gelden openbare lichamen (≤ 12 maanden)” moet worden opgestart. Bij langlopende / structurele overschotten (> 12 maanden) dient de treasurer te onderzoeken of het uitzetten van middelen bij openbare lichamen een optie is. Deze activiteit valt buiten de kaders van dit statuut. Hiervoor vindt afzonderlijke besluitvorming plaats. Financieel adviseur (“Kassier”) Aanvullen van het saldo op de bankrekening Indien blijkt dat het banksaldo op kwartaalbasis onder het wettelijke drempelbedrag ligt en er is tevens sprake van een positief rekening courantsaldo bij de Schatkist, dan vindt een overboeking van overtollige middelen vanuit de Schatkist naar de bankrekening plaats. Doel is om het drempelbedrag niet te overschrijden en rendement op overtollige middelen te optimaliseren. Functionaris Activiteit Omschrijving Financieel adviseur (“Treasurer”) Structurele overschotten vereisen evaluatie treasurybeleid Indien sprake is van structurele overschotten dan dient geëvalueerd te worden wat de aanleiding hiervan is en hoe structurele overschotten in de toekomst voorkomen kunnen worden. De treasurer legt hierover verantwoording af via de planning- en controlcyclus. BIJLAGE 5: BEGRIPPENKADER Ten behoeve van de leesbaarheid is het aantal technische termen in dit statuut beperkt. Om misverstanden te voorkomen over gehanteerde begrippen worden specifieke begrippen in de onderstaande begrippenlijst verklaard. Begrotingstotaal: de totale exploitatielasten op de begroting. Financiële derivaten: financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Drempelbedrag: Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. Dit percentage is in de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden voor de waterschappen gesteld op 2,0%, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1.000.000 bedraagt. Financieren: Het aantrekken van vermogen (eigen vermogen en vreemd vermogen) om de beschikking te krijgen over kapitaalgoederen en/of werkkapitaal benodigd voor de uitoefening van de publieke taak. Gemiddelde netto-vlottende schuld per kwartaal: het gemiddelde van de netto-vlottende schuld op de eerste dag van iedere maand in het desbetreffende kwartaal. Kasgeldlimiet: Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. Dit percentage is in de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (Ufdo) voor de waterschappen vastgesteld op 23%. Kredietrisico: De risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij. Liquiditeitenplanning: Een korte termijn overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven ter bepaling van het moment en de omvang van het aantrekken van een lening. Liquiditeitsprognose: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid. Marktrisico: Het gevaar van schommelingen in de waarde van financiële activa door marktbewegingen. Dit risico dient geminimaliseerd te worden. Voorwaarde hierbij is in beginsel dat de hoofdsom van de lening/uitzetting in tact blijft. Netto-vlottende schuld: Het gezamenlijk bedrag van: •de opgenomen gelden met een oorspronkelijk rentetypische looptijd korter dan 1 jaar; •de schuld in rekening-courant; •de voor een termijn van korter dan 1 jaar ter bewaking in kas gestorte gelden van derden en overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de van de vaste schuld, verminderd met het gezamenlijk bedrag van contante gelden, tegoeden in rekening-courant, en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan 1 jaar. Renterisico: Renterisico houdt in dat door veranderingen in de rentestanden de financiële resultaten van het waterschap veranderen. Het renterisico kan worden onderverdeeld in primair en secundair risico. Primair risico is het ondervinden van nadeel door een rentestijging en het secundair risico is het niet profiteren van rentedalingen. Renterisico op de vaste schuld: mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten van een openbaar lichaam verandert door wijzigingen in het rentepercentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer. Renterisiconorm: Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. In de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (Ufdo) is dit percentage voor de waterschappen vastgesteld op 30%. Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de leningsvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding (rentevaste periode). Rentevisie: De rentevisie heeft als doel het renterisico te beheersen. Een rentevisie is gebaseerd op het interpreteren van een aantal economische variabelen. De belangrijkste variabele is de inflatieverwachting. Risicoprofiel: Het bepalen van het risico waaraan een organisatie is blootgesteld. Voor het opstellen van dit profiel wordt bepaald hoe waarschijnlijk het is dat de risico’s optreden en welk effect deze risico’s dan hebben. Schatkistbankieren: Het aanhouden van middelen bij het ministerie van Financiën (“de schatkist”). Het Agentschap van de Generale Thesaurie voert binnen het ministerie van Financiën het schatkistbankieren uit. Alle deelnemers aan het schatkistbankieren hebben een privaatrechtelijke rekening-courantovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door het Agentschap. Toezichthouder: De provincies Drenthe en Overijssel (interprovinciale waterschap) zijn op grond van de Waterschapswet belast met het financieel toezicht op het waterschap. Treasurybeleid: Dit beleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en voorwaarden, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie. Treasuryfunctie: Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Treasuryparagraaf: Deze is in de begroting en in de jaarrekening opgenomen waarbij het geplande c.q. gerealiseerde treasurybeheer weergegeven wordt. Tussenpersonen: Tussenpersonen in het kader van treasury hebben een intermediairfunctie bij het afsluiten van financiële transacties. Aan tussenpersonen waarmee wij zaken doen stellen wij de eis dat zij beschikken over een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB) of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) beschikken om de betreffende activiteiten te mogen verrichten in Nederland. De ondernemingen met een vergunning staan onder doorlopend toezicht van DNB of de AFM. Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van een jaar of langer. Vaste schuld: Het gezamenlijk bedrag van de schuld uit hoofde van de geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer, en de voor een termijn van 1 jaar of langer ontvangen waarborgsommen. Vermogenswaarde: Het geheel van de in geld uitgedrukte waarde van de bezittingen aan goederen en vorderingen (activa en passiva). Vermogensbehoefte: Een overzicht van de behoefte aan middelen op lange termijn ter financiering van de investeringen. Ook wel kapitaalbehoefte genoemd.