Beleid Wet Politiegegevens Gemeente Oosterhout

Beleid Wet Politiegegevens Gemeente Oosterhout Dit Wpg-beleid is opgesteld aan de hand van het document “Beleid Wet Politiegegevens” van de IBD Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout aangaande regels omtrent de uitvoering van de Wet politiegegevens. Artikel 1: Begripsbepalingen In dit beleid wordt verstaan onder: a.Gemeente Oosterhout: het college van de burgemeester en wethouders als verwerkingsverantwoordelijke van de politiegegevens ; b.buitengewoon opsporingsambtenaar: de buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) als bedoeld in het Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar; c.opsporingstaak: de opsporing van de strafbare feiten als bedoeld in artikel 142, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering ; d.akte van opsporingsbevoegdheid: de akte van opsporingsbevoegdheid als bedoeld in artikel 142, eerste lid, onder a, van het Wetboek van Strafvordering ; e.wet: de Wet politiegegevens (Wpg), het Besluit politiegegevens, het Besluitpolitiegegevens voor buitengewoon opsporingsambtenaar en de Regeling periodieke audit politiegegevens; f.beschikbaar studiemateriaal: het Praktijkhandboek van de wet politiegegevens, de Verstrekkingenwijzer en het Naslagwerk Verstrekken op grond van de wetpolitiegegevens; g.Wpg-domein: domein bestaande uit de politie, marechaussee, rijksrecherche, Bijzondere Opsporingsdiensten en de buitengewoon opsporingsambtenaren; h.politiegegevens: persoonsgegevens die in het kader van de uitoefening van de politietaak worden verwerkt; i.verwerken van politiegegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot politiegegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, vergelijken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van politiegegevens; j.autorisatiebeleid: het autorisatiebeleid voor het toewijzen, wijzigen en intrekken van autorisaties t.b.v. de toegang tot politiegegevens; k.verwerker van politiegegevens: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de politiegegevens worden verwerkt. Artikel 2: Het aanwijzen van de buitengewoon opsporingsambtenaar 1.De gemeente Oosterhout wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar aan, indien de buitengewoon opsporingsambtenaar in het bezit is van een: a.akte van opsporingsbevoegdheid; b.verklaring omtrent het gedrag; 2.De buitengewoon opsporingsambtenaar voldoet aan de her- en bijscholingsplicht. 3.De gemeente Oosterhout organiseert ten aanzien van politiegegevens bewustwordingsactiviteiten dan wel cursussen over de omgang met politiegegevens, die door de buitengewoon opsporingsambtenaar jaarlijks verplicht worden bijgewoond. Artikel 3: Het verlenen, wijzigen en beëindigen van de toegang tot politiegegevens (artikel 6 van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout stelt ten aanzien van het verlenen, wijzigen en beëindigen van toegang tot politiegegevens een autorisatiebeleid vast. 2.De gemeente Oosterhout verleent aan de buitengewoon opsporingsambtenaar conform het vastgestelde autorisatiebeleid een autorisatie tot politiegegevens, indien de toegang tot politiegegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de aan de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak. 3.De gemeente Oosterhout wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar ten aanzien van politiegegevens op de plicht tot geheimhouding en de consequenties bij de schending van deze plicht. 4.Indien de buitengewoon opsporingsambtenaar van functie verandert dan wel uit dienst gaat, wordt de autorisatie conform het autorisatiebeleid gewijzigd of beëindigd. Artikel 4: De plicht tot loggen (artikel 32a van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout controleert en evalueert periodiek de toegekende autorisaties van de buitengewoon opsporingsambtenaar met als doel om de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens te waarborgen. 2.De verwerker heeft ten aanzien van de periodieke controle de plicht om de toegang tot politiegegevens te loggen. 3.De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Oosterhout de logginggegevens zodat deze conform het autorisatiebeleid periodiek gecontroleerd kunnen worden. 4.De gemeente Oosterhout gebruikt de logginggegevens uitsluitend voor de controle van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking, ter ondersteuning van de verplichte audits en ter waarborging van de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens. 5.De gemeente Oosterhout legt het resultaat van de periodieke controle vast in een verslag van bevindingen, welke wordt gearchiveerd binnen het daartoe bestemde en beveiligde zaaksysteem. 6.De gemeente Oosterhout bewaart de logginggegevens alsmede het resultaat van de periodieke controle voor een periode van vijf jaar. Artikel 5: Het verwerken van politiegegevens 1.De gemeente Oosterhout voorziet in werkinstructies per boa-domein, die de buitengewoon opsporingsambtenaar bij de uitvoering van de opsporingstaak in acht neemt. 2.De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt politiegegevens ten behoeve van de uitvoering van de politietaak als bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens. 3.De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt geen politiegegevens, indien het gegevens betreft die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen opsporingstaak. 4.De buitengewoon opsporingsambtenaar maakt bij het verwerken van politiegegevens onderscheid tussen: a.de verschillende categorieën van betrokkenen zoals genoemd in artikel 6b van de Wet politiegegevens; b.gegevens die gebaseerd zijn op feiten en een persoonlijk oordeel zoals genoemd in artikel 4 van de Wet politiegegevens. 5.De verwerker dient ervoor te zorgen dat het onderscheid zoals genoemd in het vierde lid onder a van dit artikel in de applicatie, waartoe de buitengewoon opsporingsambtenaar toegang heeft, mogelijk wordt gemaakt. 6.De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking zoals bedoeld in artikel 7a van de Wet politiegegevens, met inbegrip van profilering, dat voor de betrokkene nadelige rechtsgevolgen heeft of hem of haar in aanmerkelijke mate treft. 7.De gemeente Oosterhout treft passende technische en organisatorische maatregelen om, voor zover mogelijk, politiegegevens die op feiten zijn gebaseerd te onderscheiden van politiegegevens die berusten op persoonlijke waarnemingen, interpretaties of oordelen van medewerkers, overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de Wet politiegegevens. 8.De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt politiegegevens op grond van artikel 9 van de Wet politiegegevens uitsluitend ten behoeve van een gericht onderzoek naar de handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval. 1.Het doel van het onderzoek wordt uiterlijk binnen één week na aanvang van de verwerking schriftelijk vastgelegd. Politiegegevens uit een artikel 9-onderzoek mogen uitsluitend, na instemming van een daartoe bevoegde functionaris, ter beschikking worden gesteld voor een ander artikel 9-onderzoek of een verwerking als bedoeld in artikel 10 of 12 Wpg, dan wel voor de uitvoering van de dagelijkse politietaak als bedoeld in artikel 8 Wpg. 9.De gemeente Oosterhout verwerkt en vergelijkt politiegegevens uitsluitend geautomatiseerd of in combinatie met andere politiegegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een onderzoek als bedoeld in artikel 9 of een verwerking als bedoeld in artikel 10 van de Wet politiegegevens. Gerelateerde gegevens mogen uitsluitend, na instemming van een daartoe bevoegde functionaris, verder worden verwerkt indien sprake is van een noodzakelijk verband met het betreffende onderzoek of de betreffende verwerking. Hierbij worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen ter waarborging van de betrouwbaarheid, vertrouwelijkheid en rechtmatigheid van de verwerking van politiegegevens. Artikel 6: De termijnen van politiegegevens (artikel 14 van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout voorziet in voldoende waarborgen om te bewerkstelligen dat de politiegegevens conform de wet niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak. 2.De gemeente Oosterhout zorgt ervoor dat de politiegegevens voor de uitvoering van de opsporingstaak zoals bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens: a.gedurende een jaar beschikbaar zijn in het kader van de uitvoering van de opsporingstaak; b.na een jaar slechts beschikbaar zijn voor het ge richt zoeken; c.na vijf jaar worden verwijderd; d.na tien jaar worden vernietigd. 3.De verwerker zorgt ervoor dat de bewaartermijn conform de wet en het tweede lid van dit artikel geconfigureerd zijn, zodat gewaarborgd is dat de politiegegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opsporingstaak. 4.De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt de termijnen conform de wet en het tweede lid van dit artikel in acht. 5.Politiegegevens die zijn verwerkt in het kader van een artikel 9-onderzoek en niet langer noodzakelijk zijn voor het doel van het onderzoek, worden door de gemeente Oosterhout verwijderd, dan wel gedurende maximaal zes maanden bewaard om te beoordelen of deze aanleiding geven tot een nieuw onderzoek of een nieuwe verwerking op grond van de Wet politiegegevens, waarna de gegevens definitief worden verwijderd. Artikel 7: Het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens (artikel 15 en paragraaf 3 van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout stelt de politiegegevens conform de wet ter beschikking op basis van het ‘Free flow of information’ principe, indien het ter beschikking stellen van politiegegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken binnen het Wpg- domein. 1.In bijzondere gevallen kan de gemeente het ter beschikking stellen van politiegegevens weigeren of aanvullende voorwaarden verbinden aan de verdere verwerking indien dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de politietaak, de bescherming van betrokkenen of de vertrouwelijkheid van de gegevens. 2.De gemeente Oosterhout mag de politiegegevens verstrekken zoals beschreven in de verstrekkingenwijzer aan partijen buiten het Wpg-domein. Daarbij wijst de gemeente Oosterhout de ontvangende partij op de plicht tot geheimhouding die op de verstrekte gegevens van toepassing is. 3.De gemeente Oosterhout legt de verstrekking zoals genoemd in het tweede lid van dit artikel vast. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b, van de Wet politiegegevens) 4.De verwerker heeft ten aanzien van het tweede lid van dit artikel de plicht om binnen de gebruikte applicaties, technische mogelijkheden te creëren, waarmee verstrekkingen kunnen worden vastgelegd. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b van de Wet politiegegevens) 5.De verwerker dient ervoor te zorgen dat de geautomatiseerde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau, conform de wet plaatsvinden en worden gedocumenteerd. 6.De gemeente Oosterhout alsmede de verwerker voorzien in de technische mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de politiegegevens door middel van een beveiligde wijze worden verstrekt aan de ontvangende partij. 7.De gemeente Oosterhout verstrekt geen politiegegevens aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties. 8.De gemeente Oosterhout verstrekt politiegegevens uitsluitend overeenkomstig artikel 23 van de Wet politiegegevens en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van opsporing, handhaving of vervolging. Rechtstreekse verstrekking vindt uitsluitend plaats aan daartoe bevoegde instanties en geautoriseerde functionarissen. De gemeente draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ten aanzien van autorisatie, beveiliging, logging en controle van verstrekkingen van politiegegevens. Artikel 8: De rechten van de betrokkenen (paragraaf 4 van Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout draagt zorg voor het informeren van de betrokkenen over de verwerking van politiegegevens. Dit vindt plaats conform paragraaf 4 van de Wet politiegegevens. Daarbij heeft de gemeente Oosterhout de plicht tot: a.actieve informatieverstrekking waarbij de informatievoorziening op de website conform de wet plaatsvindt; b.passieve informatieverstrekking; waarbij de informatie op verzoek wordt verstrekt, tenzij het verzoek conform artikel 27 van de Wet politiegegevens geheel of gedeeltelijk kan worden afgewezen, bijvoorbeeld als de informatieverstrekking de opsporing en vervolging belemmert. 2.De gemeente Oosterhout stelt conform de wet een procedure vast de behandeling van verzoeken van betrokkenen, bestaande uit: a.recht op informatie; b.inzagerecht; c.correctierecht; d.recht van verzet; e.recht op bezwaar. Artikel 9: Het behandelen van datalekken (artikel 33a van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout stelt conform de wet een procedure vast voor het melden van een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging op politiegegevens, waaronder voor het melden van datalekken. 2.De gemeente Oosterhout houdt een register bij van gemelde datalekken. Artikel 10: Het register van verwerkingen (artikel 31d van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout houdt een register van verwerkingen bij, waarin per verwerking minimaal de volgende informatie voorkomt: a.de naam en contactgegevens van de gemeente Oosterhout; b.de verwerkingsdoeleinden; c.een beschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt; d.een beschrijving van de categorieën betrokkenen; e.een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de politiegegevens ter beschikking worden gesteld of worden verstrekt; 2.De gemeente Oosterhout actualiseert jaarlijks het register van verwerkingen. Artikel 11: Het uitvoeren van een audit (artikel 33 van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout laat conform de wet, eenmaal in de vier jaren een externe audit uitvoeren. 2.De gemeente Oosterhout voert ter voorbereiding op de verplichting in het eerste lid van dit artikel, jaarlijks een interne audit uit. 3.De gemeente Oosterhout stelt ten behoeve van het tweede lid van dit artikel een (jaarlijks) auditplan vast. 4.De betrokken verwerkers dienen ten behoeve van de audit een Third Party Memorandum verklaring te overleggen die conform de ‘Nederlandse Orde van EDP Auditors handreiking’ wordt uitgevoerd, zodat deze verklaring betrokken kan worden bij de beoordeling van de audit. 5.Indien uit de resultaten van de audit, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, blijkt dat de verwerking van de politiegegevens op onderdelen niet voldoet aan de wettelijke normen, dient de gemeente Oosterhout binnen een jaar zorg te dragen voor deze tekortkomingen, met als doel dat deze worden verholpen. Daarnaast voert de gemeente Oosterhout binnen één jaar een hercontrole uit, binnen de onderdelen waarvan het resultaat onvoldoende bleek te zijn. 6.Indien blijkt dat de beheersmaatregelen ten aanzien van de gebruikte applicatie(s) niet voldoen aan de wettelijke normen, dan draagt de verwerker verantwoordelijkheid voor het verhelpen van de tekortkomingen binnen een periode van één jaar. 7.De gemeente Oosterhout zendt een afschrift van de controleresultaten van de audit zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Artikel 12: De functionaris gegevensbescherming (artikel 36 van de Wet politiegegevens) 1.De gemeente Oosterhout heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld die belast is met het toezicht op het verwerken en in de (interne en externe) controle daarop van politiegegevens conform de wet en het beleid van de gemeente Oosterhout. 2.De functionaris gegevensbescherming ziet erop te dat voert daarbij periodieke (interne en externe) controles worden uitgevoerd op het naleven van de wettelijke verplichtingen, waaronder de controle op: a.de bewustwordingsverplichting conform het derde lid van artikel 1 van dit beleid; b.het autorisatieproces conform artikel 2 van dit beleid; c.de kwaliteit en waarborging van de juistheid van de nauwkeurigheid van politiegegevens; d.het verwerken van politiegegevens conform artikel 5 van dit beleid; e.de bewaartermijnen conform artikel 6 van dit beleid; f.het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens zoals bedoeld in artikel 7 van dit beleid; g.de controle op de informatiebeveiliging en de controle op het uitvoeren van een risicoanalyse zoals genoemd artikel 8 van dit beleid; h.het register voor verwerkingen conform artikel 1 1 van dit beleid; i.de verplichtingen ten aanzien van de audit conform artikel 12 van dit beleid; 3.De functionaris gegevensbescherming stelt periodiek rapportages op over de naleving conform lid 2 van dit artikel en rapporteert zo nodig rechtstreeks aan het college van de gemeente Oosterhout. 13: De bevoegd functionaris 1.De gemeente Oosterhout stelt een bevoegd functionaris aan wanneer er een artikel 9 Wpg verwerking plaatsvindt. Dit is de ‘hoeder’ van de gegevens die onder artikel 9 Wpg worden verwerkt. Deze functionaris is beschreven in artikel 2:10 lid 1 Bpg. 2.De BF moet een persoon zijn met voldoende kennis en vaardigheden over dit type gegevens. Deze BF heeft onder andere de volgende taken: a.Beslist wie er toegang mag hebben tot de gegevens; b.Beslist of de gegevens verstrekt worden aan een samenwerkingspartner; c.Omschrijft het doel van de artikel 9 verwerking en legt dit vast; d.Autoriseert personen voor de betreffende verwerking; e.Bepaalt of gegevens voor andere doeleinden mogen worden gebruikt; f.Zorgt dat voor alle gegevens de herkomst en wijze van verkrijgen worden vastgelegd; g.Bewaakt dat gegevens rechtmatig worden verkregen en verwerkt. Artikel 14: De verplichtingen van de gemeente Oosterhout 1.De gemeente Oosterhout draagt zorg dat de proces inrichting voor de verwerking van politiegegevens in opzet, bestaan en dat de werking voldoet zoals genoemd in de wet, zodat hierop door de (interne en externe) auditor en de functionaris gegevensbescherming toezicht kan worden gehouden. 2.De gemeente Oosterhout treft daarbij conform de wet passende technische- en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde of on rechtmatige verwerkingen, verlies, vernietiging of beschadiging van politiegegevens tegen te gaan, met als doel om de rechtmatigheid en beveiliging van politiegegevens te waarborgen (artikel 4a en 4b van de Wet politiegegevens). 3.Indien er sprake is van een hoog risico op de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan voert de gemeente Oosterhout conform artikel 4c van de Wet politiegegevens een risicoanalyse, zoals een Data protection impact assessment (DPIA), uit. 4.De gemeente Oosterhout maakt uitsluitend gebruik van een verwerker, indien de verwerker afdoende garandeert dat de passende technische- en organisatorische maatregelen en procedures zodanig worden geïmplementeerd dat voldaan wordt aan het bij of krachtens de wet bepaalde (Artikel 6c, 4 a en 4b van de Wet politiegegevens). 5.De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Oosterhout alle informatie die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit artikel 6, 32 en 32a van de Wet politiegegevens aan te tonen. 6.De gemeente Oosterhout legt de verplichtingen zo als genoemd in het vijfde lid van dit artikel, vast in een schriftelijke overeenkomst, welke door beide partijen wordt ondertekend (artikel 6c, tweede lid, van de Wet politiegegevens). 7.De gemeente Oosterhout voldoet aan de documentatieplicht zoals genoemd in de wet (artikel 32, eerste lid, van de wet Politiegegevens). 15: Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid 1.Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid is vastgesteld in een richtinggevend en kaderstellend beleidsdocument, welke periodiek wordt vastgesteld door het college. De gemeente Oosterhout vult het aan met beleid voor informatiebeveiliging op tactisch en operationeel niveau met specifieke (beleids)documenten. 2.Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle activiteiten van de gemeente. Ook voor de activiteiten die vallen onder de Wpg geldt dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten zijn genomen en geïmplementeerd, op basis van een risico analyse waaruit het risico niveau blijkt met betrekking tot ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen moeten bovendien periodiek worden geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd. 3.De gemeente Oosterhout richt processen, applicaties en systemen voor de verwerking van politiegegevens standaard (privacy by default) zodanig in dat uitsluitend politiegegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van de verwerking. Politiegegevens worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor geautoriseerde medewerkers die deze gegevens noodzakelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Politiegegevens worden niet zonder menselijke tussenkomst beschikbaar gesteld aan een onbeperkt aantal personen. Artikel 14: Slotbepaling Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Het besluit wordt gepubliceerd in het gemeenteblad. G. van GrootheestBurgemeesterB. de VriesSecretaris