Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2026

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2026 1 Inleiding Ieder jaar koopt Rogplus in voor ongeveer € 150 miljoen. Dit geld geven we bijvoorbeeld uit aan leveringen en diensten in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdwet, ICT-voorzieningen, inhuur van personeel en de facilitaire organisatie. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid lichten wij toe wat wij als Rogplus belangrijk vinden rondom inkoop. Dit beleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. We hanteren dit Model voor een uniforme marktbenadering, zodat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in Rogplus plaatsvindt. Met dit inkoopbeleid wil Rogplus de efficiëntie van de aanbestedingen en inkopen verhogen en tegelijkertijd risico’s zoals toeleverrisico en rechtmatigheidsrisico’s verlagen. Dit inkoopbeleid zorgt zo voor transparantie en uniformiteit. 2 Leeswijzer De opbouw van dit document bestaat uit 5 hoofdstukken. De overkoepelende doelstellingen en uitgangspunten worden uitgewerkt in 4 vervolghoofdstukken. +Doelmatig & Rechtmatig (Hoofdstuk 4), +Maatschappelijk & Milieu (Hoofdstuk 5), +Markt en Ondernemers (Hoofdstuk 6); en +Professionele Uitvoering (Hoofdstuk 7) 3 Doelstellingen en uitgangspunten Rogplus Rogplus wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren en de ambities uit het strategisch plan concretiseren. Doelstelling Toelichting Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgeld op een transparante en verantwoorde manier wordt uitgegeven. We kopen efficiënt en effectief in, volgens de geldende wet- en regelgeving. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten. Centraal staat het beheersen en besparen op de beschikbare middelen. We zijn een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen en dat dit gebeurt in wederzijds respect tussen Rogplus en de ondernemer. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij inkopen betrekt Rogplus ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke doelstellingen in haar afweging. De kwaliteit van haar inkopen speelt een belangrijke rol. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van Rogplus. Wij zien een grote rol voor Rogplus bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Daarom willen wij bij de inkopen een bijdrage leveren aan het oplossen van deze vraagstukken. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van Rogplus. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het prestatieniveau van Rogplus en draagt daar direct en voortdurend aan bij. Administratieve lastenverlichting voor zowel Rogplus als voor ondernemers. Zowel Rogplus als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Rogplus wil de administratieve last door haar inkopen zoveel mogelijk beperken. We verlichten deze lasten door bijvoorbeeld een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Rogplus zorgt ervoor dat goede ondersteuning beschikbaar en betaalbaar blijft Door de vergrijzing, de stijgende zorgvraag, oplopende kosten en krapte op de arbeidsmarkt staat zorg en ondersteuning onder druk. Door samen te werken, te vernieuwen, in te zetten op preventie en soms ook lastige keuzes te maken houden we goede ondersteuning beschikbaar en betaalbaar. Rogplus is flexibel, wendbaar en in control. We beseffen dat we publiek geld uitgeven en daar gaan we op een verantwoorde manier mee om. 4 Doelmatig & Rechtmatig 4.1 Context: Wettelijk kader Inkopen en aanbestedingen worden door veel verschillende wetten, regels en beginselen bepaald. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vormt, naast deze regelgeving, het kader waarbinnen gemeenschapsgeld van Rogplus op een doelmatige en rechtmatige wijze worden besteed. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante regels worden weergegeven in het schema hieronder en hebben allemaal invloed op dit beleid. Jurisprudentie (rechterlijke uitspraken) beïnvloedt eveneens het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Landelijke en lokale Wet- en Regelgeving Algemene aanbestedingsrechtelijke beginselen Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals: Europese wet- en regelgeving Gelijke behandeling Gelijkheidsbeginsel Aanbestedingswet Non-discriminatie Zorgvuldigheidsbeginsel Burgerlijk Wetboek Transparantie Vertrouwensbeginsel Gemeentewet Proportionaliteit (evenredigheid) Motiveringsbeginsel Gids Proportionaliteit Wederzijdse erkenning Aanbestedingsreglement Werken Wet maatschappelijke ondersteuning Jeugdwet Algemene wet bestuursrecht 4.2 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats op basis van de Mandaatregeling 2022 van Rogplus. Overeenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door personen die daarvoor bevoegd zijn. Rogplus is slechts gebonden aan overeenkomsten die rechtsgeldig zijn gesloten op basis van rechtsgeldige besluitvorming en (civielrechtelijke) vertegenwoordiging. 4.3 Klachtenregeling Uitgangspunt is dat Rogplus en ondernemers in overleg geschillen oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten van ondernemers kent Rogplus een klachtenmeldpunt waar een ondernemer (potentiële inschrijver) een klacht kan indienen. Dit klachtenmeldpunt wordt beheerd door team kwaliteit van Rogplus in samenwerking met team Juridische zaken. Een klacht kan per email worden gericht aan kwaliteit@rogplus.nl, waarna deze in behandeling wordt genomen. 4.4 Contractuele voorwaarden Bij haar inkopen legt Rogplus een eenduidig contractueel kader vast. Rogplus hanteert daarbij de laatste versie van de volgende voorwaarden: +VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten; +Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT); +VNG Standaard Verwerkersovereenkomst en VNG Modelovereenkomst Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken. +Contractstandaarden (JW, Wmo en Wmo hulpmiddelen) 5 Maatschappij & Milieu 5.1 Inkopen met maatschappelijke impact Met een goed Inkoop- en Aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met maatschappelijk impact. Rogplus moedigt aan dat sociale, ecologische en economische criteria worden meegenomen bij haar inkopen en aanbestedingen. Als opdrachtgever en inkoper speelt Rogplus een voorbeeldrol in de samenleving en beïnvloedt ondernemers om positieve maatschappelijke veranderingen door te voeren. Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit wordt tot uitdrukking gebracht door het volgende: + Rogplus analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. +Bij de product- en marktanalyse inventariseert Rogplus welke specifieke producten en diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. +Rogplus zoekt in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure naar bestaande of nieuwe duurzame oplossingen. +In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. +Rogplus stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. +Rogplus monitort de aangeboden duurzame oplossingen en controleert of de afspraken worden nagekomen. Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVOI-thema’s, waaronder: Milieuvriendelijk inkopen Met haar inkoop wil Rogplus ook bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk aan: schone materialen en grondstoffen, schoon water, een gezonde bodem en een gezonde leefomgeving. Klimaatbewust inkopen Door klimaatbewust in te kopen voorkomt Rogplus uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. Zo wordt een bijdrage geleverd aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen. Circulair inkopen Grondstoffen worden schaarser en raken op den duur uitgeput. Door circulair in te kopen minimaliseert Rogplus de inzet van primaire grondstoffen, worden producten en materialen hergebruikt en zetten we in op verlenging van de levensduur. Waardebehoud is het sleutelwoord. Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden) Rogplus wil leveranciers stimuleren om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen en misstanden in hun ketens te voorkomen of aan te pakken. Diversiteit en inclusie In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld wie mensen zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Rogplus werkt graag samen met leveranciers die diversiteit en inclusie bevorderen. Social Return Social return en het inkopen bij sociale ondernemingen bevorderen arbeidsparticipatie en scheppen werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Rogplus stimuleert bij haar aanbestedingen de opdrachtnemer een sociale bijdrage te leveren. Met inbesteden of het voorbehouden van de opdracht wil Rogplus sociale ondernemingen of sociale werkplaatsen een impuls geven. Rogplus hanteert bij aanbestedingen in principe een percentage van 5% over de opdrachtwaarde, maar kan dit percentage verlagen tot 2% als de omstandigheden dit vereisen. 5.2 Integriteit Hoog in het vaandel staat integriteit, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bestuurders en ambtenaren moeten zich houden aan de vastgestelde gedragscodes. Rogplus streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode. Rogplus wil alleen zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen. Wanneer onderliggende wet- of regelgeving dit vereist kan Rogplus ervoor kiezen een kwaliteits- of toegangstoets in te stellen voordat wordt overgegaan tot contractering. Bij twijfel over de integriteit kan Rogplus het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De Bibob-toets kan in iedere fase van het inkoopproces worden uitgevoerd, ook na het aangaan van de overeenkomst. 6 Markt & Ondernemers 6.1 Marktconsultatie Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat Rogplus kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. Rogplus onderzoekt welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties worden aangekondigd op TenderNed. 6.2 Regionale en Lokale markt Het stimuleren van de regionale en lokale markt is belangrijk voor Rogplus. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid. Concreet kan Rogplus de volgende maatregelen treffen: + Regionale en lokale ondernemers kunnen zich kenbaar maken bij Rogplus om zodoende in de toekomst mogelijk te worden uitgenodigd voor offerteaanvragen of aanbestedingen. +Bij kleinere inkopen kan direct aan een regionaal of lokaal bedrijf worden gegund. +Bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag nodigt Rogplus 3 tot 5 partijen uit, waarvan één of meer regionale of lokale ondernemers kunnen zijn. +De kansen te vergoten in aanbestedingen door te werken met percelen (waar dit kan) en het zoveel als mogelijk beperken van de eisen. +Het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming en het verminderen van de lasten voor samenwerkingsverbanden. 6.3 Sociale ondernemingen Bij inkopen kan Rogplus opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen wordt aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bijgedragen. 6.4 Eerlijke mededinging Rogplus werkt eerlijk, open en zonder onderscheid, zodat ondernemers gelijke kansen krijgen op opdrachten. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. Ook ondernemers moeten eerlijke concurrentie steunen en mogen die niet proberen te beïnvloeden. Bij een vermoeden van het vervalsen van de mededinging kan Rogplus de Autoriteit Consument en Markt (ACM) inlichten. 7 Professionele uitvoering 7.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Stap Fase inkoopproces Toelichting 1 Voortraject +Bepalen van inkoopbehoefte +Bepalen van het aanbod door bijvoorbeeld een marktconsultatie +Raming van de opdracht en bepalen van het financiële budget +Keuze inkoopprocedure 2 Specificeren +Opstellen van eisen en wensen (eventueel met behulp van marktconsultatie) +Omschrijven van de opdracht +Opstellen offerteaanvraag/aanbesteding 3 Selecteren +Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers +Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de gemeentelijke website of TenderNed +Offertes evalueren +Voornemen tot gunning aan winnende ondernemer en afgewezen ondernemers +Standstill termijn 4 Contracteren +Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer +Registreren getekende overeenkomst en inkoopdossier 5 Bestellen +Uitvoeren van de opdracht +Eventueel met het doen van bestellingen 6 Bewaken +Bewaken termijnen +Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVOI-afspraken. +Tijdige betaling facturen +Contractmanagement 7 Nazorg +Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd +Evalueren overeenkomst met de ondernemer 7.2 Inkooporganisatie en samenwerkingen Inkopen is bij Rogplus als volgt georganiseerd. +Rogplus heeft een gecoördineerde inkoopfunctie met centrale regie. +Voor Meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen richt Rogplus een specifiek ‘aanbestedingsteam’ op. Hierin zitten de interne opdrachtgever, inkoper, contractbeheerder en materiedeskundige(n). Rogplus heeft oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of overheden. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten en sociale regelgeving. 7.3 Raming en financieel budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Rogplus wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Op basis van deze raming kan Rogplus ook bepalen om bepaalde inkopen niet door te laten gaan, omdat de inschrijfprijs het budget overschrijdt. 7.4 Inbesteden/uitbesteden Net als ondernemingen maakt ook Rogplus een beslissing om iets zelf te produceren/ organiseren (‘inbesteden’) of het in te kopen bij een externe partij (‘uitbesteden’). Deze beslissing wordt genomen op basis van verschillende factoren, zoals de kosten, expertise, en efficiëntie. 7.5 Keuze Inkoopprocedure Als Rogplus kiest voor het uitbesteden aan de markt, dan hanteert zij bij het bepalen van de inkoopprocedure de onderstaande uitgangspunten. +Omvang van de opdracht +Kosten voor Rogplus en ondernemer(s) +Aantal potentiële ‘inschrijvers’ +Bij onderhandse aanbestedingen een motivatie1 voor de keuze van leverancier(s) +Gewenst eindresultaat +Complexiteit van de opdracht +Type van de opdracht en karakter van de markt. Dit legt Rogplus vast in een inkoopdossier Rogplus zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen (bedragen zijn exclusief BTW) de volgende procedures hanteren, tenzij Rogplus gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Enkelvoudig Meervoudig Nationaal Europees Werken Tot € 150.000 Tot € 2.000.000 Tot Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag2 Leveringen Tot € 70.000 Tot Europees drempelbedrag Niet van toepassing Vanaf Europees drempelbedrag Diensten Tot € 70.000 Tot Europees drempelbedrag Niet van toepassing Vanaf Europees drempelbedrag SAS-diensten Tot € 150.000 Tot € 750.000 Niet van toepassing Vanaf € 750.000 Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag: Rogplus vraagt aan één ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag: Rogplus vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Nationaal aanbesteden: Rogplus zal de opdracht in de markt zetten en voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen binnen Nederland. Europees aanbesteden: Rogplus zal de opdracht Europees aanbesteden. Uitgezonderd enkelvoudige onderhandse offerteaanvragen zal Rogplus alle aanbestedingen publiceren op het landelijke aanbestedingsplatform TenderNed. 7.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van Rogplus en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. 7.7 Tenderkostenvergoeding Op grond van de Gids Proportionaliteit kan een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving worden geboden, als een deel van de opdracht voorafgaand aan het indienen van de inschrijving wordt uitgevoerd. Rogplus biedt echter niet standaard een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving. Als een tenderkostenvergoeding van toepassing is wordt dit vermeld in de aanbestedingsstukken. 7.8 Betalingsvoorwaarden Rogplus hanteert in principe de betalingsvoorwaarde 100% achteraf, dus na levering of oplevering. Van deze betalingsvoorwaarde kan in een aanbesteding of raamcontract worden afgeweken. Voor diensten geldt in principe 100% achteraf, te factureren per kalendermaand. Ingediende facturen en offertes moeten altijd voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Voor woningaanpassingen of andere voorzieningen waarvoor geen overeenkomst is gesloten kan de volgende regeling worden toegepast: •Opdrachten tot € 2.500 ex Btw: 100% na oplevering; •Opdrachten van € 2.500 tot € 15.000 ex Btw: maximaal 50% bij opdracht, restant na oplevering; •Opdrachten van meer dan € 15.000 ex Btw in 4 tot 5 gespecificeerde fases. Meerwerk of stelposten op de offerte worden uitsluitend betaald wanneer dit voorafgaand aan de facturatie is voorgesteld aan en goedgekeurd door Rogplus. 8 Slotbepalingen 8.1 Naamgeving Dit beleid wordt aangehaald als “inkoop- en aanbestedingsbeleid Rogplus 2026”. 8.2 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking de dag na vaststelling in het Dagelijks Bestuur van Rogplus. 8.3 Intrekking eerder beleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid Rogplus 2022 d.d. 22 maart 2022 wordt hierbij ingetrokken. [Artikel 8.3 bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: Het inkoop- en aanbestedingsbeleid Rogplus 2022 d.d. 15 februari 2022 wordt hierbij ingetrokken.]