Nota activeren, waarderen en afschrijven 2025

Nota activeren, waarderen en afschrijven 2025 1.De “Nota activeren, waarderen en afschrijven 2025” vast te stellen en de “Nota activeren, waarderen en afschrijven 2020-2024” in te trekken. 1 - Inleiding 1.1 - Aanleiding De aanleiding van de nota activeren, waarderen en afschrijven is allereerst gelegen in de financiële verordening. Deze verordening is tevens – samen met het BBV - de basis voor het samenstellen van deze nota. In het BBV staan de spelregels met betrekking tot activering, waardering en afschrijving van activa. In deze integrale nota is alle beleid en regelgeving ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven opgenomen. 1.2 - Doel en wettelijk kader Deze nota is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kader stellende rol van de gemeenteraad. Daarnaast geeft het actuele afschrijvingstermijnen/ spelregels ten behoeve van de administratieve verwerking van nieuwe investeringen per 2025. Het wettelijk kader betreft allereerst artikel 212 van de Gemeentewet, ofwel de financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2023. In artikel 11 van de financiële verordening De Ronde Venen 2023 is onder andere over waarderen en activeren het volgende opgenomen: “In een nota activering, waardering en afschrijvingen worden de afschrijvingstermijnen bepaald“. Deze integrale nota ‘activeren, waarderen en afschrijven’ geeft daarmee detailuitwerking aan de financiële verordening. Uitgangspunt van deze nota is het BBV, hoofdstuk V, artikel 59 tot 65 waarin wordt ingegaan op waardering, activering en afschrijving van activa. 1.3 - Definities Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld worden een aantal kernbegrippen omschreven: ▪︎ Investeringen Dit zijn grote uitgaven die nodig zijn om activa die een meerjarig nut hebben (vaste activa), aan te schaffen of voort te brengen. ▪︎ Investeringen maatschappelijk nut Investeringen die geen mogelijkheid hebben om middelen te genereren, maar wel duidelijk een maatschappelijk doel hebben zoals wegen, bruggen, groenvoorziening e.d. ▪︎ Investeringen economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien zij verhandelbaar zijn of indien ze bijdragen aan het genereren van middelen. ▪︎ Activeren Het opnemen van een investering (activa) op de balans. ▪︎ Balans De balans geeft de omvang van het vermogen weer. De balans is onderdeel van de jaarrekening. De balans bestaat uit 2 zijden, die altijd met elkaar in evenwicht zijn. Op de linkerzijde van de balans staan de bezittingen (de activa), op de rechterzijde staat op welke wijze dit is gefinancierd (de passiva). ▪︎ Afschrijven Afschrijven is de administratieve verwerking van een waardevermindering van een investering (actief). De waardevermindering wordt veroorzaakt door slijtage en-/ of (economische) veroudering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. 1.4 - Doel en opzet van de nota De doelstelling van deze nota is het vastleggen van uniforme regels voor: •Activeren van activa; •Waarderen van activa; •Afschrijven van activa. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere toepast bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening. 1.5 - Leeswijzer In deze nota worden de uitgangspunten per onderdeel weergegeven. Een uitgangspunt kan wettelijk zijn ingegeven of beargumenteerd afgewogen/ gekozen. In de tekst voorafgaand aan de uitgangspunten wordt de onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt. Een samenvatting van alle uitgangspunten met betrekking tot activeren, waarderen en afschrijven is opgenomen in de bijlage. 2 - Het activeren van activa 2.1 - Inleiding Activeren is het als bezitting op de balans opnemen van aangeschafte of vervaardigde zaken die langer dan één jaar (meerjarig nut) tot de beschikking van onze gemeente staan. In het BBV zijn verschillende regels opgenomen over activeren, waarderen en afschrijven. Enkele regels zijn algemeen, maar er zijn ook specifieke regels die gelden voor de verschillende categorieën vaste activa. 2.2 - Landelijke kaders 2.2.1 - Soorten activa In het BBV (artikel 33) wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt in: 1.Immateriële vaste activa; 2.Materiële vaste activa; 3.Financiële vaste activa. Voor deze onderdelen gelden verschillende regels bij het al dan niet activeren. 1. Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa bestaan volgens artikel 34 van het BBV uit: A.Kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio; B.Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaalde investering (actief); C.Bijdragen aan activa in eigendom van derden. 2. Materiële vaste activa Volgens artikel 35 van het BBV bestaan er twee soorten materiële vaste activa: A.Investeringen met een economisch nut; B.Investeringen met een maatschappelijk nut. Beide soorten investeringen moeten apart zichtbaar gemaakt worden op de balans. 2A. Investeringen met economisch nut Dit zijn de investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/ of verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties, automatisering en ook investeringen in afvalstoffeninzameling en riolering. Het gaat nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. De gemeente kan er zelf voor kiezen om ergens geen of geen kostendekkend tarief te rekenen, maar die keuze is niet van invloed op de vraag of het actief economisch nut heeft en moet worden geactiveerd. Eenzelfde redenering geldt voor de verhandelbaarheid. De volgende regels zijn van toepassing: •De investeringen moeten worden geactiveerd (artikel 59, lid 1 van het BBV). Een uitzondering wordt gemaakt voor kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde, zoals een schilderij van een beroemd kunstenaar. Deze worden niet geactiveerd (artikel 59, lid 2 van het BBV); •Directe kosten van software vallen ook onder materiele vaste activa en kunnen worden geactiveerd (stellige uitspraak BBV); •Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten in mindering gebracht op de investering. Deze netto-methode is verplicht voor alle investeringen (artikel 62, lid 2 van het BBV). 2B. Investeringen met maatschappelijk nut Dit betreft investeringen in de openbare ruimte, zoals wegen, bruggen en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Het BBV bepaalt in artikel 59 lid 1 dat ook deze investeringen moeten worden geactiveerd. De volgende regels zijn van toepassing: •De investeringen moeten worden geactiveerd (artikel 59, lid 1 van het BBV); •Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten, zodra deze onherroepelijk zijn, in mindering gebracht op de investering. Deze netto-methode is verplicht voor alle investeringen (artikel 62, lid 2 van het BBV). Om deze reden zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: Uitgangspunt 1: Alle materiele vaste activa (zowel economisch als maatschappelijk nut) worden geactiveerd. Uitgangspunt 2: Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden, zodra zij onherroepelijk zijn, in mindering gebracht op de investering. 3. Financiële vaste activa De financiële vaste activa bestaan volgens artikel 36 van het BBV uit: •Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; •Leningen aan openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden, woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; •Overige langlopende leningen; •Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd van één jaar of langer; •Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rente typische looptijd van één jaar of langer; •Overige uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer; Bovenstaande onderdelen moeten altijd worden geactiveerd. Een eventuele duurzame waardevermindering wordt door een extra afschrijving tot uitdrukking gebracht. Om deze reden is het volgende uitgangspunt van toepassing: Uitgangspunt 3: Alle financiële vaste activa wordt geactiveerd. 2.2.2 - Criteria voor het activeren van activa Om praktische redenen verdient het niet de voorkeur om de investeringen die in aanmerking komen voor activeren in alle gevallen ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet in een notitie rondom verkrijging en vervaardiging van kapitaalgoederen vanuit efficiency oogpunt de aanbeveling om een minimale waarde te hanteren. Hierdoor wordt de staat van activa niet belast met veel kleine investerings- en afschrijvingsbedragen. Er gelden de volgende “algemene” criteria voor het activeren: •Er dient sprake te zijn van een meerjarig nut; •Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd •In mei 2007 heeft de Commissie BBV de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen uitgebracht. Daarin is de volgende uitspraak over onderhoud opgenomen: "De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduur verlengend en mogen niet worden geactiveerd". •Levensduur verlengende investeringen worden gezien als vervangingsinvesteringen. •Bij het treffen van investeringen binnen een grondexploitatie verhaalt de gemeente de kosten van de voorzieningen door middel van opbrengsten uit grondverkopen. Binnen de exploitatieopzetten wordt de openbare aanleg van gemeenschapsvoorzieningen gerealiseerd, denk hierbij aan de aanleg van wegen, riolering, openbare verlichting, openbaar groen. De aanschaf/aanleg van deze investeringen worden wel geactiveerd onder voorraden en niet geactiveerd onder materiele vaste activa. Op het moment dat een exploitatieopzet wordt afgesloten, valt het onderhouden en vervangen van deze voorzieningen onder het reguliere regels van activeren, waarderen en afschrijven. De volgende uitgangspunten van toepassing: Uitgangspunt 4: Er dient sprake te zijn van meerjarig nut (>2 jaar) Uitgangspunt 5: Kosten voor klein en groot onderhoud worden niet geactiveerd. Uitgangspunt 6: De eerste aanleg van investeringen (riolering/wegen/plantsoenen e.d.) binnen een grondexploitatie worden niet geactiveerd onder materiele vaste activa. 2.3 - Lokale kaders Binnen de kaders van de wetgeving hebben gemeente beperkte invullingsvrijheid. Bij de gemeente Ronde Venen is de volgende lokale beleidskeus gemaakt. 2.3.1 - Criteria voor het activeren van activa Conform bestaand financieel beleid van Gemeente De Ronde Venen worden de kosten voor Immateriële activa ten laste van de exploitatie gebracht. Om deze reden is het volgende uitgangspunt van toepassing: Uitgangspunt 7: De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio, kosten van onderzoek en ontwikkeling en bijdragen aan activa van derden worden ten laste van de exploitatie gebracht. Uitzondering zijn de investeringen in de activa van derden hoger dan € 100.000 deze worden wel geactiveerd (mits deze derde het in mindering heeft gebracht op het activum), tenzij er een specifiek ander raadsbesluit is genomen. Daarnaast worden activa met een gebruiksduur van minder dan twee jaar of met een aanschafwaarde van minder dan € 25.000, direct ten laste van de exploitatie gebracht. Uitgangspunt 8: Activa met een (bedrijfseconomische) waarde <€ 25.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. 3 - Het waarderen van activa 3.1 - Inleiding De activa die op de balans van de gemeente worden opgenomen vertegenwoordigen een bepaalde waarde. De gekozen systematiek voor de waardering is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die worden behaald. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. 3.2 - Landelijke kaders 3.2.1 - Waarderingsgrondslagen/ financiële waarde In lid 1 van artikel 62 van het BBV is bepaald dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. In lid 2 en lid 3 wordt echter een uitzondering gemaakt, namelijk: •Bijdragen van derden (bijvoorbeeld een subsidie) die in directe relatie staan met een actief worden, zodra zij onherroepelijk zijn, bij de waardering in mindering gebracht (zie paragraaf 2.2); •Voorzieningen, bedoeld als toekomstige vervangingsinvestering, waarvoor een heffing wordt geheven. •Artikel 63 van het BBV geeft een nadere omschrijving van kosten die geactiveerd mogen worden: oActiva worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs; oDe verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten; oDe vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd; oVoor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde; oVan activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen; oPassiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd; oEventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Om deze reden zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: Uitgangspunt 9: De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Bij de vervaardigingsprijs van investeringen wordt rekening gehouden met een redelijk deel van de indirecte kosten, met rente wordt geen rekening gehouden (over het tijdvak dat aan vervaardiging van het actief kan worden toegerekend). Een uitzondering hierop zijn de bouwgronden in exploitatie waar indirecte kosten en rente wel worden geactiveerd. 3.2.2 - Afwaarderen activa Artikel 65 van het BBV geeft de voorschriften weer voor afwaardering van activa: •Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen; •Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs; •Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Het is niet te voorzien dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen. Een afwaardering op grond wegens een duurzame waardevermindering, bijvoorbeeld bodemvervuiling, is mogelijk. In het derde lid wordt voorgeschreven dat van een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot nul, hetzij tot de restwaarde, die redelijkerwijs verwacht kan worden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij ons gemeentelijk vastgoed. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Duurzame waardevermindering van vaste activa wordt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Om deze reden is het volgende uitgangspunt van toepassing: Uitgangspunt 10: Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar verwerkt; voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs; een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 3.2.3 - Desinvesteren activa Op het moment dat een desinvestering (verkoop van het actief) plaatsvindt wordt de boekwinst of het boekverlies incidenteel ten gunste/ ten laste van het resultaat van het betreffende jaar gebracht. De mogelijke boekwinst wordt niet in mindering gebracht op een nieuwe investering. Dat is niet toegestaan op grond van het BBV (notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen). Om deze reden is het volgende uitgangspunt van toepassing: Uitgangspunt 11: Een desinvestering (verkoop van het actief) wordt niet verrekend met een nieuwe investering; maar komt ten gunste/ ten laste van het resultaat van het betreffende boekjaar. 3.2.4 - Componentenbenadering Bij het activeren van (omvangrijke) investeringen kan het voorkomen dat een componentenbenadering kan worden toegepast. Door een componentenbenadering toe te passen, worden samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per onderdeel kan de (economische) gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd. In onderstaand voorbeeld wordt de componentenbenadering uitgelegd: De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een sporthal: •Grond -> niet afschrijven; •Gebouw -> afschrijving in 50 jaar; •Installaties (bijvoorbeeld verwarming) -> afschrijving in 15 jaar; •Inventaris -> afschrijving in 10 jaar. 3.3 - Lokale kaders Binnen de kaders van de wetgeving hebben gemeente beperkte invullingsvrijheid. Bij de gemeente Ronde Venen is de volgende lokale beleidskeus gemaakt. 3.3.1 - Waarderingsgrondslagen/ financiële waarde Conform bestaand financieel beleid van Gemeente De Ronde Venen worden de kosten voor de diverse onderdelen (grond/gebouw/ installaties/ inventaris) worden op basis van bovenstaande verdeling afzonderlijk afgeschreven, maar hebben een minimale afzonderlijke waarde van € 50.000. Het volgende uitgangspunt is van toepassing: Uitgangspunt 12: De componentenbenadering kan worden toegepast maar de afzonderlijke componenten hebben een waarde van minimaal € 50.000. Als de componentenmethode wordt toegepast zal dit door middel van een raadsbesluit worden toegelicht (bijvoorbeeld bij omvangrijke investeringen). Daarnaast is bestuurlijk is toegezegd om in deze nota aandacht te besteden aan voorbereidingsbudgetten voor het uitvoeren van investeringen. Tot aan € 50.000 is het college bevoegd om een voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen. Voor hogere bedragen moet de raad een besluit nemen. Deze werkwijze sluit aan bij de financiële verordening. Het volgende uitgangspunt is van toepassing: Uitgangspunt 13: Een voorbereidingsbudget kan tot € 50.000 door het college beschikbaar worden gesteld, daarboven moet de raad een besluit nemen. 4 - Het afschrijven van activa 4.1 - Inleiding In de vorige hoofdstukken is behandeld welke investeringen (immateriële/ materiële/ financiële activa) worden geactiveerd en tegen welke waarde ze op de balans komen. Dit onderdeel gaat over de afschrijvingslasten van de geactiveerde investeringen. De waardevermindering van vaste activa wordt door middel van afschrijving tot uitdrukking gebracht. De wijze waarop de gemeente afschrijft heeft invloed op haar exploitatie (begrotingsresultaat) en vermogenspositie. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige economische gebruiksduur. Vaste activa met een onbeperkte gebruiksduur worden niet afgeschreven. Het meest aansprekende voorbeeld van vaste activa met onbeperkte gebruiksduur is grond. 4.2 - Landelijke kaders 4.2.1 - Methoden van afschrijven In artikel 64 lid 3 van het BBV, is bepaald dat op de vaste activa met een beperkte gebruiksduur in beginsel jaarlijks wordt afgeschreven, volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De te hanteren afschrijvingsmethode is daarmee niet specifiek voorgeschreven. De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn de lineaire afschrijvingsmethode, de afschrijving door middel van jaarlijkse gelijkblijvende annuïteiten en de optie om progressief of degressief af te schrijven. Lineaire methode Bij de lineaire afschrijvingsmethode worden jaarlijks gelijkblijvende bedragen afgeschreven. Het afschrijvingsbedrag is dan te berekenen met behulp van een vast percentage van het af te schrijven bedrag, zijnde de verkrijgingsprijs. Door de jaarlijks aflopende boekwaarde wordt de rente steeds lager, dus ook het totaal van afschrijving en rente (kapitaallasten). Annuïteitenmethode Bij de annuïteitenmethode vormen de afschrijving met de rente over de investering samen - gedurende de looptijd - een jaarlijks vast bedrag. Het BBV geeft aan dat de annuïteitenmethode niet meer mogelijk is. Progressief of degressief afschrijven. Bij deze methode wordt elk jaar een hoger (progressief) of lager (degressief) bedrag afgeschreven. In een aantal gevallen wordt dit afhankelijk gesteld van het resultaat van het boekjaar. Het BBV geeft aan in artikel 64 lid 1 en 2 aan dat afschrijvingen onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar moeten geschieden (lid 1) en dat afschrijvingen slechts om gegronde redenen mogen afwijken van het vorige jaar. Daarnaast bepaald artikel 64 BBV over afschrijven het volgende: 1.De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2.Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 4.2.2 - Restwaarde De restwaarde is de schatting, tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname, van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke. –De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat, niet op basis van een % –De restwaarde mag niet zodanig hoog worden geschat, dat feitelijk geen of te weinig afschrijving plaatsvindt. –Indien een pand en de grond (vanuit het verleden) als één actief zijn geactiveerd, kan alleen een restwaarde op het pand worden gehanteerd. Aan de grond kan niet alsnog een (rest)waarde toegekend worden. –Aan het eind van de afschrijvingsperiode kan hooguit een boekwaarde overblijven ter grootte van de geschatte restwaarde op basis van het prijspeil op het moment van ingebruikname. In de praktijk zal veelal worden afgeschreven naar een boekwaarde van € 0, omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten c.q. verouderen. Hiervan is sprake als het voornemen bestaat de activa tot het einde van de mogelijke gebruiksduur te benutten. Bij het bepalen van een restwaarde mag geen rekening worden gehouden met voorgenomen, dus nog niet besloten, toekomstige bestemmingswijzigingen. 4.2.3 - Ingangsmoment van de afschrijvingen De commissie BBV doet de aanbeveling om op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuwe investering wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij zijn: 1)In het jaar waarin de investering gereedkomt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen; 2)Medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt 3)In het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt Het volgende uitgangspunt is van toepassing: Uitgangspunt 14: Met afschrijven wordt begonnen in het begrotingsjaar wat volgt op het gereedkomen/ de verwerving. 4.2.4 - Afschrijvingstermijnen Vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige economische gebruiksduur. De afschrijvingstermijn dient zo goed mogelijk aan te sluiten op de feitelijke waardedaling dan wel het feitelijke gebruik van het actief. De verwachte levensduur van activa is de bepalende factor voor de te hanteren afschrijvingstermijn. Indien activa is afgeschreven, wordt bekeken of de technische staat nog voldoende is of dat vervanging noodzakelijk is. Bij het bepalen van de afschrijvingstermijn is het belangrijk de grondslag eenduidig te bepalen. Dit houdt in dat de gemeente zoveel mogelijk van het ene op het andere jaar dezelfde grondslagen gebruikt. Alleen als er gegronde redenen zijn mag de wijze van waarderen en afschrijven worden veranderd. Verder houdt dit vereiste in dat gelijksoortige activa op dezelfde wijze worden gewaardeerd en afgeschreven. Dit komt tot uitdrukking in een tabel met te hanteren afschrijvingstermijnen. 4.3 - Lokale kaders Binnen de kaders van de wetgeving hebben gemeente beperkte invullingsvrijheid. Bij de gemeente Ronde Venen is de volgende lokale beleidskeus gemaakt: 4.3.1 - Methoden van afschrijven Uitgangspunt 15: Voor afschrijving wordt de lineaire methode toegepast. Als voorgesteld wordt om een andere afschrijvingsmethode toe te passen zal dit door middel van een specifiek raadsvoorstel worden gedaan. 4.3.2 - Restwaarde De restwaarde van een actief aan het eind van de gebruiksperiode is van tevoren vaak lastig in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt ervan uit gegaan dat de restwaarde nihil is. Het volgende uitgangspunt is van toepassing: Uitgangspunt 16: Activa worden afgeschreven naar een boekwaarde van nihil. Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. 4.3.3 - Ingangsmoment van de afschrijvingen De gemeente hanteert binnen de mogelijke keuzes het volgende uitgangspunt: Uitgangspunt 17: Met afschrijven wordt begonnen in het begrotingsjaar wat volgt op het gereedkomen/ de verwerving. 4.3.4 - Afschrijvingstermijnen De afschrijvingstermijn dient zo goed mogelijk aan te sluiten op de feitelijke waardedaling dan wel het feitelijke gebruik van het actief. De verwachte levensduur van activa is de bepalende factor voor de te hanteren afschrijvingstermijn. Het volgende uitgangspunt is van toepassing: Uitgangspunt 18: We hanteren afschrijvingstermijnen zoals deze zijn opgenomen in het hoofdstuk “Het afschrijven van activa” van deze Nota. De tabel is niet limitatief en kan aangevuld worden met nieuwe soorten activa. De afschrijvingstermijnen zijn richtinggevend. Wanneer wordt afgeweken van de aangegeven afschrijvingstermijnen dient dit (bij raadsbesluit) te worden gemotiveerd. Soort investering Afschrijvingstermijn Afschrijvingstermijn Huidig Nieuw per 2025 Immateriële vaste activa (Dis) agio N.V.T. Kosten van onderzoek en ontwikkeling N.V.T. Bijdragen aan activa in eigendom van derden (1) Materiële vaste activa Gronden en Terreinen: Gronden - aanschaf N.V.T. Woonruimten: Woning – Nieuwbouw / restauratie 40 jaar Woning – Renovatie / aanpassing 20 jaar Bedrijfsgebouwen: Bedrijfsgebouw – Nieuwbouw 40 jaar 50 jaar Bedrijfsgebouw – Renovatie / aanpassing 20 jaar 25 jaar Tijdelijke bouwwerk – Aanschaf (3) 15 jaar Max 15 jaar Grond- weg- en waterbouwkundige werken: Herinrichting Openbare Ruimte (straat, fiets & voetpad, parkeer & busstrook) – aanleg of reconstructie 30 jaar Kunstwerken (rotonde) - aanleg 30 jaar Kunstwerken (brug) - hydraulische installatie 25 jaar Kunstwerken (brug) - slagboom 25 jaar 15 jaar Kunstwerken (brug) - elektrische installatie 20 jaar Kunstwerken (brug) – Mechanische aandrijving (motor, tandwiel) 50 jaar 25 jaar Kunstwerken (brug) – constructie staal 50 jaar Kunstwerken (brug) - renoveren hout 10 jaar 15 jaar Kunstwerken (brug) - hout brugdek en slijtlaag 20 jaar 15 jaar Kunstwerken (brug) - aanleg hout 25 jaar Kunstwerken (brug) - aanleg staal onderbouw en niet beweegbare bovenbouw N.V.T. Kunstwerken (brug) – constructie beton 60 jaar 80 jaar Kunstwerken (brug) – composiet 80 jaar Kunstwerken (geluidsscherm) - aanleg hout 20 jaar Kunstwerken (geluidsscherm) - aanleg staal 50 jaar Kunstwerken (geluidsscherm) - aanleg beton 60 jaar 80 jaar Plantsoen, park - aanleg 15 jaar Verkeersregelinstallaties 15 jaar Grassportvelden – aanleg toplaag 15 jaar 10 jaar Grassportvelden – aanleg onderlaag 30 jaar Kunstgrasveld – aanleg toplaag 10-12 jaar Kunstgrasveld – aanleg middenlaag 10-20 jaar Kunstgrasveld – aanleg onderlaag 30 jaar Openbare verlichting – Lantaarnpalen, Lichtmasten 40 jaar Openbare verlichting - Armaturen 20 jaar Speelterrein - aanleg 10 jaar Hekwerk 15 jaar Riolering: Vrijvervalriolering – bergbezinkvoorzieningen – gemalen (bouwkundig) – persleidingen – drukriolering (bouwkundig) 35 jaar IBA’s (individuele behandeling van afvalwater) 30 jaar Gemalen + drukriolering (mechanisch/ elektrisch) 15 jaar Grondwatermaatregelen 10 jaar Vervoermiddelen: Vervoermiddel Specifiek (vrachtwagen) 10-15 jaar Vervoermiddel Niet-specifiek (personenauto, bedrijfswagen) 8-10 jaar Vervoermiddel Overig (veegwagen, zoutstrooier, heftruck, fiets) 5-7 jaar Machines, apparaten, installaties en overige: Zwembadinstallatie – aanleg 15 jaar Gebruik specifieke installatie - aanleg (o.a. 1e inrichting onderwijs) 15 jaar Kantoormeubelen (bijv zit-sta bureau’s) 10 jaar Technische installatie (telefooninst., geluidsinst. postregistratie, klantvolg., airco’s) 5 jaar Technische Apparaten (kopieer- & keukenapp, stem- & frankeermachine) 5 jaar Materieel gemeentewerken (houtversnipperaar, maai- & snijmachine) 5 jaar 5-10 jaar Automatiseringsapparatuur (computerhardware, printers) 5 jaar Automatiseringsapparatuur (AV systemen in vergaderruimten, roompanels) 3 jaar Noodstroomvoorziening 10 jaar Voetnoten: (1)De bijdragen aan activa van derden volgen eenzelfde afschrijvingsregime als eigen activa. (2)De afschrijvingstermijn voor tijdelijke bouwwerken mag niet langer zijn dan de beoogde gebruiksduur met een maximum van 15 jaar. 5 - Werkwijze P&C cyclus 5.1 - Inleiding Investeringen nemen een zelfstandige positie in binnen de planning- en controlcyclus. Onderstaand wordt aangegeven hoe de investeringen in de diverse planning- en control documenten aan de orde komen. Deze werkwijze P&C en de procedures sluiten aan met de Financiële verordening 2023. 5.2 - Inpassing in de P&C-cyclus. Kadernota De jaarlijkse cyclus begint bij de Kadernota. Hierin staan de budgettaire kaders, uitgangspunten en ontwikkelingen van de begroting van het volgende jaar. Programmabegroting In de programmabegroting worden de investeringen opgenomen. Deze investeringen zijn in aanloop naar de begroting zodanig voorbereid dat ze daadwerkelijk in het begrotingsjaar in uitvoering genomen kunnen worden. Daarnaast wordt in de programmabegroting – als doorkijk – een overzicht opgenomen van investeringsprojecten voor latere jaren. Door vaststelling van de programmabegroting autoriseert de gemeenteraad de budgetten voor de geplande investeringen. Het college geeft vervolgens uitvoering aan het realiseren van de investeringen. Bestuursrapportages In de bestuursrapportages worden afwijkingen rondom de in uitvoering zijnde investeringsprojecten toegelicht aan de gemeenteraad. Waar nodig kan worden bijgestuurd op de financiële of inhoudelijke planning. Programmarekening In de programmarekening legt het college verantwoording af over de realisatie van de in de begroting opgenomen investeringen. In een aparte bijlage wordt aangegeven welke van de voorgenomen investeringen zijn gerealiseerd/ nog in uitvoering zijn. 5.3 - Procedures Autorisatie van investeringsbudgetten De gemeenteraad autoriseert bij vaststelling van de programmabegroting de investeringen voor het begrotingsjaar. Hiermee wordt tevens afgesproken dat de investeringen volgens de aangegeven planning worden uitgevoerd. De rol van het college is sturen op de investeringen binnen de met de gemeenteraad gemaakte afspraken. Er kunnen omstandigheden zijn die leiden tot aanpassing van de gemaakte afspraken. Uitvoeren van investeringsbudgetten Voor de in de begroting opgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar stelt de gemeenteraad de benodigde budgetten beschikbaar. Over de resultaten van de uitvoering legt het college verantwoording af, in de regel in de jaarrekening. Afsluiten/ verlengen van investeringsbudgetten Investeringen worden afgesloten uiterlijk op de einddatum die is bij het beschikbaar stellen van het investeringsbudget. Indien een investeringsbudget volgens de afspraak afgesloten zou moeten worden, maar dit nog niet gewenst is, dan kan het college verlenging aanvragen. De aanvraag moet worden voorzien van een toelichting en een nieuwe financiële en inhoudelijke planning. Via besluitvorming bij de jaarrekening wordt vervolgens aan de gemeenteraad gevraagd akkoord te gaan met de verlenging. 6 - Bijlagen 6.1 - Bijlage 1. Begrippen en definities Begrip Definitie Achterstallig onderhoud Onderhoud dat niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet (meer) wordt voldaan aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau. Achterstallig onderhoud kan leiden tot schade en/of onveilige situaties, hetgeen vaak leidt tot hogere herstelkosten. Activeren Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Afschrijven Het op een methodische wijze in de boekhouding (verslaglegging en verslaggeving) tot uitdrukking brengen van de waardedaling van een kapitaalgoed over een bepaalde periode. Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat op verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele verwachte gebruiksduur van die delen. Directe opbrengstwaarde Waarde van een kapitaalgoed bij directe verkoop. Groot onderhoud Uitvoering van correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Groot onderhoud dient zich in de regel aan, is daarom vaak gepland, is veelal ingrijpend van aard en betreft een groot of belangrijk deel van het object. Investeringen Onder investeringen wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investeringen, levensduur verlengend Investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van betreffend actief. Bijvoorbeeld, het renoveren (= vernieuwen naar de huidige maatstaven en normen) van een gebouw. Investeringen met een economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven Investeringen met een economisch nut, waarvoor een bestemmingsheffing kan worden geheven. Bijvoorbeeld riool- en afvalinvesteringen. Investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte Investeringen die geen economisch nut opleveren (geen middelen genereren en/of verhandelbaar zijn), bijvoorbeeld wegen. Investeringen: nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen Investeringen ten behoeve van nieuwe activiteiten of ten behoeve van de uitbreiding van bestaande activiteiten. Bijvoorbeeld een nieuw gemeentehuis resp. een uitbreiding van een bestaand gemeentehuis. Investeringen: vervangingsinvesteringen Investeringen ten behoeve van de vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Een bijzondere vervangingsinvestering is een rehabilitatie van een weg. Dit betreft een vervanging op basis van einde levensduur, waarbij groot- en klein onderhoud (economisch) niet meer toereikend is. De weg wordt weer volledig nieuw aangelegd op het oorspronkelijke structurele en functionele niveau, zonder aanpassingen in vormgeving of gebruik. Er is sprake van een nieuw actief met een nieuwe levensduur. Indien de oude weg nog een boekwaarde heeft, dient deze boekwaarde geheel afgeboekt te worden. Investeringen: levensduur verlengende investeringen Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van betreffend actief. Bijvoorbeeld, het renoveren (= vernieuwen naar de huidige maatstaven en normen) van een gebouw. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. Investeringen: routine-investeringen Dit zijn investeringen ter vervanging van bestaande activa met als doel de bedrijfsvoering op het huidige peil te houden. Het betreft voornamelijk investeringen in automatisering, meubilair, huisvesting, voertuigen en materieel. Klein onderhoud Preventieve maatregelen en dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van tevoren vastgesteld kwaliteitsniveau. Reconstructie van een weg Maatregelen om de verharding en de inrichting van de weg aan te passen aan de huidige (hogere) eisen. Renovatie Renovatie of renoveren is herstellen en wanneer nodig gedeeltelijk vernieuwen van een investeringsgoed, waardoor het beter bruikbaar wordt naar de huidige maatstaven en normen. Restwaarde De restwaarde is de schatting, tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname, van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Schattingswijziging Een wijziging (door nieuwe inzichten) van een verwachte toekomstige gebruiksduur. Stelselwijziging Een wijziging van de vrij te kiezen waardering (activerings-)grondslag. Uitbreidingsinvesteringen Investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of expansie van de huidige activiteiten. Bijvoorbeeld, uitbreiding bestaand rioolstelsel, uitbreiding bestaand gemeentehuis. Vastgoed Een onroerend goed of een onroerende zaak dat zich kenmerkt door vereniging met de grond. Vastgoed omvat de grond en de opstal. Vastgoed met een bedrijfseconomische functie Bij vastgoed met een bedrijfseconomische functie gaat het om vastgoed dat door de decentrale overheid wordt aangehouden om bewust winst te realiseren en/of waardestijgingen te realiseren. Bij vastgoed met een bedrijfseconomische functie bestaat de mogelijkheid dat een duurzame waardevermindering moet worden verantwoord. Vastgoed met een maatschappelijke functie Maatschappelijk vastgoed is vastgoed: •waarin maatschappelijke diensten aan burgers worden verleend of door burgers zelf worden gecreëerd, •waarvan de exploitatie (gedeeltelijk) door publieke middelen mogelijk wordt gemaakt, •waarin vraag (burgers) en aanbod •(instellingen) fysiek bij elkaar komen en •waar iedereen (voor wie het bedoeld is) toegang toe heeft. Waarderen De waarde die toegekend wordt aan het geactiveerde kapitaalgoed c.q. de investering op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.