Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2026

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2026 Burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort stelt op basis van artikel 52 van de Gemeentewet vast: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2026 Artikel 1 Procedure bij nieuwe collegesamenstelling 1.Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, waarin de wethouders zijn benoemd. 2.Het college regelt bij aantreden de verdeling van werkzaamheden, portefeuilles en vervanging.3.De besluiten die volgen uit het tweede lid zijn ook van de toepassing op de eerste collegevergadering als een nieuw collegelid na benoeming door de raad in functie is getreden. Artikel 2 Vergaderingen 1.Het college vergadert in beginsel elke week op dinsdag. 2.De burgemeester roept de vergadering bijeen. 3.Als een collegelid een vergadering van het college op een andere dag dan genoemd in het eerste lid nodig acht, verzoekt hij de burgemeester onder opgave van redenen deze bijeen te roepen. 4.De vergaderingen worden in principe in het stadhuis gehouden. Als het om praktische redenen nodig is kan het college besluiten op een andere plek te vergaderen. Ook kan het college besluiten als dat nodig is een digitale en/of hybride vergadering te houden. 5.In de vergadering kunnen alleen besluiten genomen worden als ten minste de helft van het college aanwezig is. Dit geldt ook voor de beraadslagingen. 6.Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt start deze vergadering minstens 4 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering. 7.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor de vergadering zoals genoemd onder punt 6 en stuurt die uiterlijk 1 uur voor de vergadering aan de leden van het college. 8.Op de vergadering (bedoeld in lid 6 is) is lid 5 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten als de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. 9.Het college kan aanvullende bijeenkomsten houden gericht op beeldvorming en interne beraadslaging Artikel 3 Agenda 1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda met voorstellen en bespreekpunten op. Deze vergadering wordt elke vrijdag uiterlijk 12.00 uur digitaal beschikbaar gesteld aan de leden van het college. 2.Na het opstellen van de agenda, zoals omschreven in lid 1, zijn aanvullingen op de agenda uitsluitend mogelijk als na overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de gemeentesecretaris vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt. 3.De (openbare) besluitvormende agenda bevat in ieder geval de volgende onderwerpen: •Besluitenlijst(en) van vorige vergaderingen; •Voorstellen ter besluitvorming; •Lijst met invitaties; •Verstuurde collegeberichten aan de gemeenteraad. 4.Naast het besluitvormende deel is er ook een informatief deel. Dit deel van de agenda biedt ruimte voor interne beraadslagingen (o.a. vooruit- en terugblik raadsvergaderingen, public affaires, rondvraag etc.). 5.De burgemeester stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast. 6.Een voorstel wordt op de agenda geplaatst als: a.Namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering. b.De portefeuillehouder(s), gemeentesecretaris en de afdelingsmanager het voorstel hebben geaccordeerd. Voorstellen die met spoed worden aangeboden zijn alleen ondertekend door afdelingsmanager. 7.Alle stukken zijn duidelijk en begrijpelijk voor iedereen geschreven. Alle stukken zijn in ieder geval voorzien van: a.Duidelijke beslispunten; b.Een korte en volledige publieksvriendelijke samenvatting van de inhoud; c.Benodigde (digitale) parafen zoals opgenomen in de ambtelijke instructies rondom bestuurlijke besluitvorming; d.Een overzicht van de t.b.v. besluitvorming gepleegde afstemming; e.Als het een geheim stuk betreft: de geheimhoudingsgrond, onderbouwing voor het opleggen van geheimhouding en (indien aan de orde) datum waarop geheimhouding afloopt. Artikel 4 Verzending agenda en stukken 1.Voor de vergadering stuurt de (loco) gemeentesecretaris vrijdag (voorafgaand aan de vergadering) een agenda met bijbehorende stukken aan de leden van het college. 2.De agenda en vergaderstukken worden digitaal verstrekt. Tenzij de aard van een stuk om een andere verzendingswijze vraagt. 3.De ambtelijke organisatie biedt, onder akkoord van de portefeuillehouders, de op dinsdag te behandelen stukken uiterlijk de woensdag voorafgaand aan de vergadering vóór 17.00 uur, digitaal aan bij de gemeentesecretaris. 4.Als een behandeling van een stuk geen uitstel duldt, dan kan de gemeentesecretaris op verzoek van de portefeuillehouder toestemming geven het stuk alsnog aan de agenda toe te voegen. 5.Voor een collegevergadering op dinsdag vindt digitale verzending van de agenda en de bijbehorende stukken uiterlijk op vrijdag voorafgaand aan de vergadering plaats. 6.Voor vergaderingen anders dan de vergadering op dinsdag bepaalt de burgemeester het tijdstip voor de vaststelling van de agenda en voor de aanlevering en verzending van de vergaderstukken. Artikel 5 Openbaarheid en geheimhouding 1.Het college maakt de omschrijving van de agenda – zover de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 Wet open overheid daaraan niet in de weg staan - openbaar door publicatie op de gemeentelijke website. De agenda wordt uiterlijk gepubliceerd op 1 werkdag voor de vergadering. 2.In de vergadering worden voorstellen tot geheimhouding bij afzonderlijke vergaderstukken al dan niet bekrachtigd. 3.Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. 4.De bepalingen van dit reglement zijn ook van toepassing op een openbare vergadering. Artikel 6 Besluitvorming, beraadslagingen en verslag 1.Als geen van de leden van het college om een stemming vraagt, wordt het besluit geacht te zijn aangenomen. 2.Als een lid van het college vraagt om bij het nemen van een besluit te stemmen, dan wordt er mondeling gestemd, tenzij gebruikt wordt gemaakt van artikel 7. 3.Als bij een stemming – anders dan over personen – de stemmen staken wordt er opnieuw gestemd. In geval opnieuw de stemmen staken, dan beslist de voorzitter. 4.Tijdens een collegevergadering kan er als volgt worden besloten op een voorstel a.Conform. Er hoeven geen wijzingen te worden doorgevoerd. b.Conform onder voorbehoud van aanpassingen. Er hoeft geen nadere bespreking plaats te vinden. Het stuk wordt onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder aangepast op basis van de gemaakte afspraken in de vergadering en voor afhandeling aangeboden aan de gemeentesecretaris. c.Aangehouden. Het stuk moet opnieuw besproken worden. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het opnieuw agenderen. d.Afgewezen. Het stuk wordt ingetrokken of komt na bespreking te vervallen. 5.De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat er een verslag wordt gemaakt van de vergadering. 6.In beginsel worden stemverhoudingen vermeld in het verslag als een lid van het college van B en W daarom vraagt. Indien gewenst kan de stemverhouding ook op de besluitenlijst weergegeven worden. 7.Als een lid van het college hierom vraagt wordt de aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd en/of zich van stemming heeft onthouden.8.Als de gemeentesecretaris hierom vraagt, wordt een aantekening gemaakt van het afwijkende (ambtelijke) advies.9.Van de behandeling van punten waarop geheimhouding is opgelegd, wordt een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. 10.De besluitenlijst en het verslag worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 11.De besluitenlijst bevat in ieder geval het volgende: a.De namen van de aanwezige collegeleden en andere personen die aan de beraadslagingen hebben deelgenomen of daarbij aanwezig zijn geweest (inclusief notulist); b.De namen van de afwezige collegeleden; c.De door het college genomen besluiten. 12.Het college van B en W maakt conform de Wet open overheid, de besluiten actief openbaar inclusief bijlagen. Uitzonderingen hierop betreft informatie waarop geheimhouding is opgelegd. Artikel 7 Digitale consultatie 1.Het college kan een besluit nemen zonder fysiek bij elkaar te komen (digitale consultatie). Hier wordt alleen gebruik gemaakt van spoed en het gevraagde besluit geen uitstel duldt. 2.De digitale consultatie kan alleen gestart worden op verzoek van de portefeuillehouder en na toestemming van de gemeentesecretaris. 3.Bij een digitale consultatie biedt de gemeentesecretaris namens de portefeuillehouder de stukken aan alle collegeleden aan met het verzoek in te stemmen met het stuk voorzien van een redelijke reactietermijn wanneer deze instemming uiterlijk moet zijn ontvangen. 4.Een besluit via deze weg komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college heeft aangeven akkoord te zijn met het voorstel. 5.De gemeentesecretaris vermeldt op het besluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is. Hiervoor wordt een besluitenlijst opgesteld. Deze wordt vastgesteld bij de eerstvolgende vergadering. Artikel 8 Stemming over personen 1.Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan stemming plaatsvinden via gesloten en ongetekende briefjes. Een stemming over personen heeft alleen plaats als een lid van het college daar om vraagt. 2.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen dan beslist het lot.3.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen geldt de volgende procedure: a.Er vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. b.Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen dan vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. c.Als de stemmen bij de tweede stemming staken dan beslist het lot. Artikel 9 Verhindering 1.Als een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, dan laat het betreffende lid dat voorafgaand aan de vergadering weten aan de gemeentesecretaris. 2.Als de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, dan informeert de gemeentesecretaris de burgemeester hierover en zorgt de gemeentesecretaris voor vervanging door een loco-gemeentesecretaris. Artikel 10 Rol gemeentesecretaris 1.De gemeentesecretaris zorgt voor alles wat binnen de hem opgedragen taak is in het belang van een goed verloop van de vergadering van het college. 2.De gemeentesecretaris heeft in de vergadering van burgemeester en wethouders een adviserende stem. 3.Als het functioneren van de gemeentesecretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het college de gemeentesecretaris vragen om de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op. Artikel 11 Aanwezigheid andere personen 1.Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de (loco) gemeentesecretaris tijdens een vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de vergadering. 2.Een besluit om andere personen toe te laten wordt genomen op basis van een voorstel van de burgemeester of één van de leden van het college voordat aan de behandeling van het agendapunt wordt begonnen. 3.De gemeentesecretaris laat zich voor het opstellen van de besluitenlijst, het maken van het verslag, de terugkoppeling aan organisatie en de voortgang van de stukken, in de vergadering bijstaan door een adviseur. 4.Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten tot de vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing. Artikel 12 Nadere regels 1.Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken wordt dan opgenomen in het verslag. 2.Bij verschil van inzicht over toepassing van het reglement of in gevallen waarin dit reglement niet is voorzien, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel 13 Inwerkingtreding en intrekking 1.Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking. 2.Op het moment van inwerkingtreding van dit reglement wordt het reglement van orde uit 2013 ingetrokken. Artikel 14 Citeertitel 1.Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouder Amersfoort 2026. Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2026 Algemene toelichting In de gemeentewet is opgenomen dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt en dat aan de raad wordt toegezonden. Werkzaamheden hebben o.a. betrekking op de bekendmaking van besluiten en de onderlinge vervanging. Er is op dit moment geen actuele modelverordening van de VNG. Het huidige reglement dateert uit 2013. De huidige regeling is daarom geactualiseerd. Toelichting op artikel 1 (procedure bij nieuwe collegesamenstelling) Op de eerste werkdag na de benoeming van de wethouders komt het college in de nieuwe samenstelling bij elkaar om afspraken te maken over de werkverdeling en plaatsvervanging. In dit artikel wordt ook geregeld dat als een wethouder (tijdelijk) vervangen wordt de afspraken over de werkverdeling gelden zoals bij deze (eerste) vergadering gemaakt zijn. Toelichting op artikel 2 (vergaderingen) Dit artikel bevat bepalingen over plek, frequentie en moment waarop het college vergadert. Wie de vergadering uitroept is aan gemeenten zelf overgelaten. In dit geval is gekozen voor de burgemeester. Dit artikel regelt ook het zogenaamde quorum. Het aantal collegeleden dat in ieder geval aanwezig moet zijn voor beraadslagingen en het nemen van besluiten. De wet biedt hiervoor een minimumvereiste. Het staat gemeenten vrij om een zwaarder quorumvereiste vast te stellen in het eigen reglement van orde. In dit regelement is ervoor gekozen om het stelsel zoals ook opgenomen in de Gemeentewet onverkort van toepassing te verklaren. Bij het niet behalen van het quorum kunnen geen beraadslagingen en besluitvorming plaatsvinden. Er moet dan een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. De Gemeentewet bepaalt hiervoor geen termijn. Om toch besluiten te kunnen nemen is in dit reglement een artikel opgenomen (artikel 10) dat het mogelijk maakt om in minderheid te beraadslagen en besluiten te nemen. Dit kan door gebruik te maken van de (wettelijke) mogelijkheid tot onderlinge machtiging. Bepalend voor het quorum is het aantal leden van het college dat aanwezig is. Het staat los van de omvang van de aanstelling (deel- of voltijd) tot wethouderschap Toelichting op artikel 3 (agenda) In dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat het college vergadert aan de hand van een agenda en beschreven hoe die agenda tot stand komt. De gemeentewet (artikel 53a) biedt daarnaast de burgemeester de mogelijkheden om onderwerpen aan de agenda toe te voegen en/of ten aanzien van al geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college te voorleggen. Omdat dit bij wet al geregeld is, is dit niet toegevoegd aan het reglement. Toelichting op artikel 4 (verzending agenda en stukken) In dit artikel wordt bepaald op welke wijze de agenda en bijbehorende stukken worden verzonden. Voor het goed verlopen van de vergaderingen is het van belang dat voor iedereen in de organisatie duidelijk is wat de deadlines zijn met betrekking tot toevoegen van stukken en hoe dit geregeld is. Dit kan het college ook regelen in een afzonderlijke ambtelijke instructie. Voor de volledigheid is het hier opgenomen. Toelichting op artikel 5 (openbaarheid en geheimhouding) De vergaderingen van het college vinden in principe achter gesloten deuren plaats. Dit is ook zo geregeld in artikel 55 van de Gemeentewet. Het college kan besluiten hiervan af te wijken. In artikel 5 wordt dit uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Als een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken. Hoewel het achter gesloten deuren vergadert, maakt het college vooraf wel de agenda openbaar. Openbaarheid en geheimhouding van informatie is al geborgd in de Wet Open Overheid. Voor de volledigheid is in artikel 5 wel een bepaling opgenomen dat het college geheimhouding kan opleggen op stukken. Dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent namelijk niet dat er automatisch ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit genomen te worden. Toelichting op artikel 6 (besluitvorming, beraadslagingen en verslag) In dit artikel (besluiten over personen uitgezonderd) wordt omschreven hoe de besluitvorming in het college tot stand komt. In de praktijk komt het zelden voor dat er gestemd wordt. Het uitgangspunt is collegiaal bestuur. Het college is gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van haar taken. Als er gestemd wordt is dat in principe mondeling. De stem van een deeltijdwethouder telt even zwaar als die van een voltijdswethouder. Stemverhoudingen worden op verzoek van collegeleden opgenomen in het verslag. Deze kunnen op verzoek ook worden opgenomen in de besluitenlijst. Geadviseerd wordt om hier terughoudend mee om te gaan vanwege het uitgangspunt van collegiaal bestuur en eenheid van bestuur. In dit artikel wordt ook de verslaggevende taak van de gemeentesecretaris geregeld en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. De besluiten die genomen zijn door het college hebben gelijk rechtskracht. Het verslag hoeft hiervoor nog niet vastgesteld te zijn. Alle beraadslagingen vinden zoals omschreven in de gemeentewet (artikel 161c) plaats met gesloten deuren. Van deze beraadslagingen wordt een verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Toelichting op artikel 7 (digitale consultatie) De gemeentewet laat vrij of het nodig is om fysiek bij elkaar te komen voor beraadslagingen en/of besluitvorming. Digitaal beraadslagen en besluitvormen is ook mogelijk. Er kunnen spoedeisende gevallen zijn waar een besluit van het college nodig is, maar het niet lukt om alle benodigde leden van het college fysiek bij elkaar te krijgen. Daarom wordt in dit artikel de mogelijkheid geboden om in geval van spoedeisendheid digitaal besluiten te kunnen nemen. Dit artikel beschrijft de procedure hiervoor. Uitgangspunt is dat met toepassing van dit artikel terughoudend wordt omgegaan. Toelichting op artikel 8 (stemming over personen) Stemmen over personen komt in de praktijk slechts zelden voor en alleen als het gebeurt op verzoek van een lid van het college. In de gevallen dat er wel om een stemming wordt gevraagd, is in dit artikel beschreven hoe de stemming verloopt. Toelichting op artikel 9 (verhindering) In dit artikel wordt de procedure bij verhindering vastgelegd. Dit is ook van belang zodat voor de vergadering vastgesteld kan worden of het benodigde quorum voor beraadslagingen en besluitvorming gehaald worden. Toelichting op artikel 10 (rol gemeentesecretaris) In de gemeentewet (artikel 104) is vastgelegd dat de gemeentesecretaris deelneemt aan de collegevergadering. Dit als eerste ambtelijke adviseur van het college. De gemeentewet (artikel 103) biedt daarnaast de mogelijkheid voor het college om in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris te bepalen. In dit reglement wordt alleen ingegaan op de rol van de gemeentesecretaris in kader van het goed laten verlopen van de collegevergaderingen. In artikelen 3 en 6 van dit reglement zijn ook een aantal onderwerpen vastgelegd waaruit duidelijk blijkt wat verwacht wordt van de gemeentesecretaris en ambtelijke organisatie op dit punt. Toelichting op artikel 11 (aanwezigheid andere personen) De gemeentewet (artikel 55, lid 1 en artikel 57) biedt de mogelijkheid dat naast de collegeleden en de gemeentesecretaris ook andere personen aanwezig kunnen zijn bij de collegevergadering. In de praktijk wordt hier uiterst terughoudend mee omgegaan. In dit artikel wordt geregeld hoe wij hier mee omgaan. Er is in ieder geval altijd iemand aanwezig om de gemeentesecretaris te ondersteunen voor het opstellen van besluitenlijst, verslag en terugkoppeling naar de organisatie. Toelichting op artikel 12 (nadere regels) Dit reglement is toepasbaar op de meeste voorkomende gevallen. In de praktijk kan het natuurlijk voorkomen dat zich iets voordoet waarin dit reglement niet voorziet. Dit artikel geeft het college de mogelijkheid om dan passend te handelen. De burgemeester beslist in gevallen er verschillende opvattingen zijn over de toepassing van dit reglement.