Controleprotocol 2025-2028

Controleprotocol 2025-2028 De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2025, nr. 1187325 gelet op Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). besluit: 1.Het Controleprotocol 2025-2028 vast te stellen 1 Inleiding In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De controleverordening is op 16 december 2025 door de raad van de gemeente Wijk bij Duurstede vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit controleprotocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle jaarrekening, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede. Het controleprotocol was opgesteld voor de periode 2021-2024 en wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven of als de looptijd ervan verstreken is. Voor de jaarrekening 2025 is dit het geval. Met ingang van 2024 ligt de verantwoordelijkheid voor de verklaring over de rechtmatigheid bij het college van burgemeester en wethouders (“college”). Deze verklaring wordt opgenomen in de jaarrekening en door de accountant gevalideerd. Dit protocol heeft een geldigheidsduur van het verantwoordingsjaar 2025 tot en met het verantwoordingsjaar 2028. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd aan de Raad ter vaststelling voorgelegd. 1.1 Doelstelling De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen: -de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole; -de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. -de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheids- verantwoording door het college; -Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: -het college van de gemeente Wijk bij Duurstede over de te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en; -de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Wijk bij Duurstede.Het Interne Controle plan biedt achtergrondinformatie omtrent de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controles als instrument voor de controle op de rechtmatigheid door het college. 1.2 Accountant De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Met ingang van boekjaar 2024 is middels een aanbesteding RA12 Registeraccountants door de raad aangesteld om de accountantscontrole uit te voeren en de hiermee verbonden verklaring te verstrekken. 2 Controle accountant Op grond van artikel 213 Gemeentewet stelt de raad bij controleverordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze controleverordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst en is op 16 december 2025 door de raad van Wijk bij Duurstede vastgesteld Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants)controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheid (BADO), Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (vanuit commissie BADO) en de Kadernota Rechtmatigheid (vanuit de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)). In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt aandacht besteed aan de rechtmatigheidscriteria: •het begrotingscriterium •het voorwaardencriterium •het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de toetsing op rechtmatigheidsverantwoording zoals door het college afgegeven – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: •de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva •de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording •de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken •het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) •de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening •De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) •de afgegeven rechtmatigheidsverantwoording door het college. Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de Kadernota Rechtmatigheid en de stellige uitspraken van de commissie BBV, bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden. 2.1 Reikwijdte rechtmatigheidscontrole Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheers handelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheids-verantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: •begrotingscriterium •voorwaardencriterium •misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. 2.2 Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. 2.3 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) te voorkomen. De controle richt zich op: •toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen. •Actualiteit van het M&O-beleid (1189504) 2.4 Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheers handelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het Normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans op een niet-goedkeurende accountantsverklaring verkleind. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheers handelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheers handelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kader stellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kader stellende collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de bedrijfsvoering paragraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd 3 Te hanteren goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 3.1 Goedkeuringstolerantie Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Aanleiding is de aanpassing van de Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Onderstaand tabel geeft de actuele richtlijnen aan. Percentage voor de materialiteit 2% Omvangsbasis voor de materialiteit De totale lasten, exclusief stortingen in de reserves Grens voor onzekerheden Materialiteit van 2% van de omvangsbasis. Afweging van de fouten en onzekerheden Omvang van de fouten en onzekerheden moet gezamenlijk (bij elkaar opgeteld) worden getoetst aan één grensbedrag, de materialiteit. Percentage voor de verantwoordingsgrens 2% 3.2 Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De verantwoordingsgrens is gesteld door Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de stortingen in de reserves. 3.3 Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting louter bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting raad. Deze rapportagegrens wordt vastgesteld op 5% van de verantwoordingsgrens. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant gold tot en met 2020 om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. 4 Rapportering 4.1 College: rechtmatigheid Vanaf boekjaar 2025 rapporteert het College jaarlijks over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles. Bevindingen zullen worden gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag. De rapportage betreft een totaalrapportage in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. 4.2 Accountant: Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een concept-verslag (managementletter) uitgebracht aan het college. Een afschrift van de managementletter wordt verzonden aan de Auditcommissie en met haar besproken. Bestuurlijk relevante uitkomsten van de interim-controle worden aan de raad gerapporteerd via het verslag van bevindingen. 4.3 Accountant: Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en de uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Het verslag van bevindingen wordt conform planning van de P&C-cyclus opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning rapporteert de accountant hierover aan de raad, gehoord hebbende het college. 4.4 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zoals afgegeven door het college van burgemeester en wethouders. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2025. De raad voornoemd, A.D. Jhinkoe-Rai griffier M.M. van ’t Veldvoorzitter