Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en Regionaal Archief Alkmaar

Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en Regionaal Archief Alkmaar Samenvatting Dit document beschrijft de procedure en randvoorwaarden voor het opstellen van een jaarlijkse hotspotmonitor. De hotspotmonitor wordt opgesteld in navolging van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ (kortweg: Selectielijst 2020). De Selectielijst 2020 verplicht de archivaris opdracht te geven tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor op basis waarvan in de Selectielijst 2020 als op termijn te vernietigen gewaardeerde archiefbescheiden, kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard1. De hotspotmonitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 en helpt Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (hierna: VRNHN) om aan de hand van criteria vast te stellen welke afzonderlijke gebeurtenissen, kwesties of reeks van gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard. Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht en tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling2. Het doel van de hotspotmonitor is het veiligstellen en bewaren van de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief3. In de ‘Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden’ (2017) wordt tevens gesteld, dat op basis van de vastgestelde hotspots particuliere archieven kunnen worden geacquireerd, voor zover deze informatie bevatten die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn. Dit is in lijn met de oorspronkelijke doelstelling van de hotspots, zoals verwoord door de van rijksoverheidswege ingestelde Commissie Waardering en Selectie in het rapport Gewaardeerd Verleden uit 20074. Op grond van het Aanwijsbesluit Archiefbewaarplaats 2018 (behorend bij de Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018) ligt de beheertaak voor het opnemen van particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats bij de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (hierna: RHCA). Deze procedure en het daarin omschreven instrumentarium voor de integrale waardering van overheids- en particuliere archief, vormt het uitgangspunt voor het op te stellen selectie- en bewaarbeleid van VRNHN. De organisatie kiest daarin voor het veiligstellen van door VRNHN ontvangen en geproduceerde archiefbescheiden, ten aanzien van de vastgestelde hotspots. 1. Achtergrond 1.1 Inleiding De digitalisering van de samenleving heeft de mogelijkheden voor overheden, individuele burgers en organisaties om informatie te creëren, te vergaren, te delen, publiek toegankelijk te maken en (althans tijdelijk) te bewaren, aanzienlijk vergroot. Digitale informatie neemt niet alleen in omvang toe, er is ook sprake van een groeiende publieke belangstelling voor open, toegankelijke en herbruikbare data. Dit betreft dan vooral de informatie aan de hand waarvan VRNHN zich dient te verantwoorden, waarmee inwoners hun identiteit en herinneringen kunnen vastleggen of (her)ontdekken en waarmee historici de geschiedenis van de regio of van een bepaald tijdsbeeld waarin VRNHN een rol heeft gespeeld, kunnen reconstrueren. De verwachting dat (digitale) data volledig worden en kunnen worden bewaard staat soms op gespannen voet met het feit dat die informatie steeds complexer wordt. Het gaat niet langer om losse archiefbescheiden die op één plek gelokaliseerd kunnen worden, maar om datasets, van elkaar afhankelijke data die zijn opgeslagen in allerlei digitale applicaties en tools of op (sociale media) platformen. Deze ontwikkelingen maken het noodzakelijk verantwoorde keuzes te maken voor die archieven die de moeite waard zijn om voor de (zeer) lange termijn te bewaren. Archieven en archiefbescheiden hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd. Daarnaast wordt de neerslag van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen in de regel niet geacquireerd (verworven). Door periodiek een lijst van ‘hotspots’ vast te stellen wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld. 1.2 Wettelijk kader Het wettelijk kader wordt bepaald door de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’. De selectielijst bevat, op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995, een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Sinds 2017 verplicht de Selectielijst de archivaris opdracht te geven tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor op basis waarvan in de Selectielijst als op termijn te vernietigen gewaardeerde archiefbescheiden, kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard. Deze verplichting werkt door in de huidige Selectielijst 2020. De hotspotmonitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 en helpt de organisatie om aan de hand van criteria vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard. Hotspots worden vastgesteld door de betrokken zorgdrager, de lijst met vastgestelde hotspots wordt vervolgens gepubliceerd. 2. Definities en criteria 2.1 Definitie hotspotmonitor Volgens ‘Belangen in Balans’ (2015) is de definitie van een hotspotmonitor als volgt: “De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het primaire object van waardering (…) zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager.” De monitor uitvoeren is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan. De hotspotmonitor wordt dus achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan bepaald worden of er sprake is van een hotspot. Het uitgangspunt van de periodieke hotspotmonitor is dat hotspots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Het is in een digitale beheeromgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verminderd. Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt de actualiteit direct meegenomen. 2.2 Definitie hotspot VRNHN hanteert de volgende definitie van een hotspot: “Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling en die tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht heeft geleid.”5 In de handreikingen ‘Belangen in Balans’ (2015) en ‘Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden’ (2017) worden, naast afzonderlijke gebeurtenissen, ook “kwesties” of “reeksen gebeurtenissen” onder de noemer hotspot gedefinieerd. 2.3 Criteria benoemen hotspots Voor het benoemen van hotspots bestaan criteria, afkomstig uit de ‘Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden’ (2017). VRNHN spreekt van een hotspot als deze voldoet aan een of meer van de volgende criteria: •Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media. •Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt. •Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager. •Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept. Een gebeurtenis of kwestie wordt een hotspot als minimaal een van deze criteria van toepassing is. 3. Doelstelling 3.1 Doel hotspotmonitor Het doel van de hotspotmonitor is het veiligstellen en bewaren van de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief. Hierbij worden periodiek en aan de hand van vaststaande criteria gebeurtenissen, kwesties of reeksen gebeurtenissen in de samenleving geïdentificeerd waarover meer informatie moet worden bewaard dan op grond van de VNG-Selectielijst is bepaald. Dat kan bijvoorbeeld zijn vanwege hun bijzondere betekenis voor de organisatie, opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling, en uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht. 3.2 Doel benoemen hotspots Het doel van het benoemen van hotspots is “het veilig stellen en bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief.”6 •Het gaat daarbij om het uitzonderen van vernietiging van overheidsbescheiden. De beheertaak voor het uitzonderen van vernietigen wordt op basis van deze procedure in samenspraak met het RHCA uitgevoerd door VRNHN. •Het gaat daarbij om het actief acquireren van particulier archief of archiefbescheiden “voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn”7. Op grond van het Aanwijsbesluit Archiefbewaarplaats 2018 (behorend bij de Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018) ligt de beheertaak voor het opnemen van particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats bij de archivaris van het RHCA. 4. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Dagelijks Bestuur Stelt de Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor VRNHN-RAA vast. Stelt de jaarlijkse Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst vast. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Adviseert over de jaarlijkse Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst. Hotspotbeheerder (vertegenwoordiger Team Informatiebeheer) Stelt de Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor VRNHN-RAA op. Stelt de jaarlijkse Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst op. Belegt de ‘expertbijeenkomst’ met in ieder geval het basisteam en eventueel uit te nodigen interne en/of externe experts om de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst te bespreken. Vraagt het SIO om advies ten aanzien van de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst. Schrijft een aanvullende notitie op de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst. Biedt de Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor VRNHN-RAA en de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst ter accordering aan bij het Regionaal Archief Alkmaar. Biedt de Procedure Opstellen jaarlijkse Hotspotmonitor VRNHN-RAA ter vaststelling aan bij het Dagelijks Bestuur. Biedt de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst ter vaststelling aan bij het Dagelijks Bestuur. Team Informatiebeheer Publiceert de Procedure Opstellen Jaarlijkse Hotspotmonitor VRNHN-RAA in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen (na vaststelling door het Dagelijks Bestuur). Publiceert de Periodieke Hotspotmonitor inclusief Hotspotlijst in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen (na vaststelling door het Dagelijks Bestuur). Acquireert en verwerkt de aan de benoemde hotspots gerelateerde informatie. Basisteam hotspotmonitor (Hotspotbeheerder + Archiefinspecteur Regionaal Archief Alkmaar) Signaleert nieuwe hotspots die (tussentijds) aan de hotspotmonitor moeten worden toegevoegd. 5. Hotspotmonitor 5.1 Opzet hotspotmonitor 5.1.1 Periode Sinds 2017 verplicht de Selectielijst de archivaris opdracht te geven tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor. Deze verplichting werkt door in de huidige Selectielijst 2020. VRNHN kiest ervoor om vanaf 1 januari 2017 te beginnen. De eerste monitor zal dan ook betrekking hebben op de periode 2017 tot en met 2024. Het streven is om de eerste monitor in het derde of vierde kwartaal van 2025 ter advisering aan te bieden aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO), waarna de monitor ter vaststelling bij het Dagelijks Bestuur kan worden geagendeerd. In bijlage 1 is hiervoor een sjabloon te vinden. 5.1.2 Frequentie De hotspotmonitor wordt jaarlijks uitgevoerd. Mocht blijken dat er in een jaar geen nieuwe hotspots voorkomen, dan zal VRNHN volstaan met een mededeling dat de actualisatie niet heeft geleid tot het benoemen van nieuwe hotspots. Dit ter voorkoming van verlies van informatie met een korte bewaartermijn, die dan al is vernietigd. 5.1.3 Hotspotbeheerder Om de hotspotmonitor succesvol uit te voeren zal er een hotspotbeheerder worden aangewezen. Deze persoon zal voortkomen uit Team Informatiebeheer en trekt samen op met de archivaris om de hotspotlijst voor te bereiden. 5.1.4 Experts Bij het voorbereiden van de hotspotlijst kan gebruik gemaakt worden van in- en externe experts. VRNHN kiest ervoor om deze experts ad hoc te betrekken als bij het voorbereiden van de hotspotlijst blijkt dat die expertise nodig is. Het basisteam bestaat in ieder geval uit de volgende deelnemers: •Hotspotbeheerder (vertegenwoordiger van Team Informatiebeheer); •Archiefinspecteur Regionaal Archief Alkmaar. 5.1.5 Vaststellen van de hotspots Het formeel vaststellen van de hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van de selectie en acquisitie. De concept hotspotlijst wordt vastgesteld door het Dagelijks Bestuur. De deelnemers van het SIO worden in een vroeg stadium verzocht om multidisciplinair advies uit te brengen over de vast te stellen hotspotlijst. 5.2 Periodieke uitvoering 5.2.1 Research Ter voorbereiding op het opstellen van een hotspotmonitor kan nagedacht worden over mogelijke hotspots. Hiervoor kunnen diverse bronnen gebruikt worden, te denken valt aan het geheugen van de organisator(en), kranten, internet, jaaroverzichten of knipselkranten, maar ook hotspotlijsten van aangrenzende overheden. Van belang is om deze informatie goed op waarde te schatten. Aan de hand van de criteria voor het benoemen van hotspots (zie artikel 2.3) en een sjabloon voor de hotspotlijst (zie bijlage 2) kan een eerste aanzet gemaakt worden van mogelijke hotspots. 5.2.2 Expertbijeenkomst In de bijeenkomst komen in ieder geval de hotspotbeheerder (vertegenwoordiger van Team Informatiebeheer) en de archiefinspecteur samen, met eventueel op basis van het eerste concept van de hotspotlijst ingeschakelde in- en/of externe experts. 5.2.3 Voorbereiden besluitvorming Na afloop van de bijeenkomst zijn de hotspots benoemd. Deze dienen vervolgens een officiële status te krijgen door de besluitvorming van het Dagelijks Bestuur. Het SIO wordt om multidisciplinair advies gevraagd. De hotspotbeheerder controleert vooraf de ingevulde hotspotlijst en schrijft een aanvullende notitie met aandacht voor de volgende punten: •Kan relevante materiaal worden geacquireerd? •Is toekennen van prioriteit van belang? •Wat zijn de gevolgen voor privacy van eventuele betrokkenen (eventueel beperken van openbaarheid)? •Indien hotspots naar voren komen waarvan de archiefbescheiden op grond van de bestaande selectielijsten al worden bewaard, zullen deze hotspots toch op de hotspotlijst worden vermeld, zodat duidelijk wordt dat ze als zodanig geïdentificeerd zijn. •Markante personen en locaties vallen niet onder hotspots. Dit zijn vaak zaken die al onder uitzonderingscriteria van de selectielijst vallen (precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen). Deze worden wel opgenomen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. •In die tabel wordt aangegeven op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van aan te geven welk hotspotcriterium van toepassing is. Het SIO kan dan deze aparte tabel tegelijk met de hotspotlijst vaststellen. 5.2.4 Vaststellen hotspots Wanneer alle leden van het basisteam (zie § 3.1.4) en eventueel ingeschakelde experts akkoord zijn en het SIO een advies heeft geformuleerd, wordt het voorstel over de concept hotspotlijst gestuurd naar het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. Indien er sprake is van een actuele gebeurtenis voegt het basisteam de goedgekeurde hotspot toe aan de lijst. Hotspots die niet meer van toepassing zijn worden van de lijst gehaald. Daarna zal de lijst (opnieuw) voorgelegd worden aan het Dagelijks Bestuur voor akkoord en eventuele aanpassingen. Ten aanzien van een lege hotspotlijst vindt geen bestuurlijke besluitvorming plaats. In alle gevallen wordt het SIO om advies gevraagd. 5.2.5 Publicatie Uitgangspunt van het publiceren is dat overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dat zij dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Bijkomend voordeel is dat burgers kennis kunnen nemen van de lijst en dus ook aanvullingen kunnen inzenden. Het is daarom handig om bij de publicatie direct aan te geven hoe burgers input kunnen leveren. Daarnaast kunnen de andere zorgdragers in hetzelfde verzorgingsgebied kennis nemen van de vastgestelde hotspots en nagaan of deze hotspots ook voor hen relevant zijn. Publicatie zal plaatsvinden in het Blad Gemeenschappelijke Regelingen en ook op de publiekswebsite van VRNHN. 5.2.6 Uitzonderen van vernietiging Na vaststelling en publicatie van de hotspots moet de hotspotstatus worden toegepast op de betreffende archiefbescheiden. Daarbij is sprake van twee uitgangsposities: •Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van VRNHN (op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995); •Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) voert voor alle aangesloten zorgdragers de particuliere acquisitie uit, dat hoeft VRNHN niet zelf te doen. Na vaststelling worden de hotspots toegevoegd als speerpunten in het acquisitiebeleid van het RAA. Archiefbescheiden, die nog niet digitaal beschikbaar zijn in het registratie- en archiefsysteem, zullen hierin worden opgenomen en worden voorzien van Hotspot-codering in de metadata. Archiefbescheiden, die reeds terug te vinden zijn in het registratie- en archiefsysteem, zullen met terugwerkende kracht Hotspot-codering mee krijgen. Archieven of archiefbescheiden van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de zorgdrager die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden geacquireerd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van de archiefdienst. 5.2.7 Actualiseren Iedere jaar zal de hotspotmonitor voor VRNHN worden uitgevoerd. Tussen het monitoren door houdt het basisteam (zie § 3.1.4) hun signaalfunctie. Als er een hotspot wordt gesignaleerd, dan kan deze ter plekke worden vastgesteld of geagendeerd voor de volgende monitor. 6. Bronnenlijst •Belangen in Balans, Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd (Nationaal Archief, 2015). •Beleidsdocument Hotspot-Monitor. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR663483. •Beroering, vervoering en ontroering in de stad; Procedure voor het opstellen en vaststellen van een jaarlijkse hotspotmonitor (Stadsarchief Amsterdam, december 2017). •Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020/AIDO 2017). •Jeurgens, K.J.P.F.M.; Bongenaar, A.C.V.M.; Windhorst, M.C., Gewaardeerd Verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Nationaal Archief, 2007). •Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017. •Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020. Colofon Organisaties Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN) en Regionaal Archief Alkmaar (RAA) Auteurs Tony Keevel, Expert Informatiebeheer VRNHN en Frans van der Horst, Archiefinspecteur RAA Versiedatum 7 oktober 2025 Vaststellingsdatum 9 april 2026 Bijlage 1: Sjabloon inrichten periodieke hotspotmonitor Bijlage 2: Sjabloon hotspotlijst