Strategisch inkoopbeleid 2025 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Strategisch inkoopbeleid 2025 Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 1. Inleiding strategisch inkoopbeleid VRNHN Dit strategisch inkoopbeleid draagt bij aan een transparante en proactieve overheid. Het geeft sturing aan de wijze van inkopen binnen Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN) en biedt de kaders waarbinnen dit plaatsvindt. Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld uitgegeven. VRNHN heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden. VRNHN spant zich in voor de professionalisering van de uitvoering van inkooptrajecten. Passend bij deze professionalisering is een regelmatige actualisatie van het Strategisch inkoopbeleid. Dit strategisch inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd. Dit beleid wordt vastgesteld door de Directie van VRNHN. Met het vaststellen van het Strategisch inkoopbeleid 2025 actualiseert VRNHN het Inkoopbeleid 2022. Het inkoopbeleid 2022 komt te vervallen. Naast redactionele aanpassingen let VRNHN nadrukkelijk op het schrijven van dit beleidsstuk naar een zo lang mogelijke houdbaarheid: •Er wordt waar kan verwezen naar wet- en regelgeving, op die manier blijft het beleid op langere termijn actueel; •Dit beleid is gestoeld op vigerende (aanbestedings-)wet- en regelgeving; •Binnen de Aanbestedingswet heeft VRNHN de mogelijkheid om een aantal keuzes te maken (o.a. drempelbedragen meervoudig onderhandse aanbestedingen, voorkeurspositie MKB, etc.). Alleen waar het nodig is wordt verdiepend beschreven hoe VRNHN omgaat met de voorgeschreven wet- en regelgeving. Doel Het doel van dit inkoopbeleid is meerledig: Duiding Door uitleg te geven aan hoe VRNHN inkoop heeft ingericht vanuit wet- en regelgeving en hoe zich dat vertaalt naar wat van VRNHN verwacht mag worden als bestuursorgaan. VRNHN bevordert eerlijke mededinging door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen. Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (lange termijn). De wijze waarop VRNHN dit doet, staat beschreven in dit beleid. Streven is om op deze manier potentiële opdrachtnemers goed te informeren. Realiseren van VRNHN doelen De missie en visie van VRNHN worden vertaald naar beleidsdoelen. Dit strategisch inkoopbeleid geeft aan hoe VRNHN haar beleidsdoelen, mede met de inzet van inkopen, wil bereiken. Bij het inkopen staat voor VRNHN het belang van zowel de eigen hulpverleners als de inwoners en bedrijven uit Noord- Holland Noord voorop. Naast de professionele verantwoordelijkheid biedt inkoop voor VRNHN ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel VRNHN als haar opdrachtnemers zijn daarbij randvoorwaarden. Verhogen toegevoegde en maatschappelijke waarde Bij elk inkooptraject wordt bekeken of waarde kan worden toegevoegd, die er vóór het doorlopen van het traject nog niet was. Deze toegevoegde waarde heeft vele vormen, denk aan: •Een verbeterd of slimmer ingericht proces; •Uniformiteit zowel binnen als buiten de regio waardoor slimmer samengewerkt kan worden op regionaal niveau; •Meer opties op het ingekochte product of dienst ten opzichte van het ‘oude’; •Verschuiving in geleverde dienst waardoor intern tijd vrijkomt, of verantwoordelijkheid verschuift. Deze waarde toevoeging of ‘waarde creatie’ kan ook verder in de productie- of afvoerketen zitten, en waarde toevoegen doordat er bijvoorbeeld minder afvalstromen worden gecreëerd. Onder maatschappelijke waarde schaart VRNHN ook het gunnen van opdrachten aan het lokale MKB of sociale ondernemingen. Kwaliteit, integer en betrouwbaar zijn Kwaliteit wordt waar dat kan door VRNHN fysiek getest en beoordeeld. Kwaliteit zit ook in de professionaliteit van de inkopers én professioneel opdrachtgever zijn. Dit betekent dat ambtenaren die berokken zijn bij een inkooptraject zuiver en rechtmatig handelen. De inkopers volgen vakinhoudelijke opleidingen, staan in verbinding met inkopers vanuit gemeenten en andere veiligheidsregio’s, en VRNHN sluit waar mogelijk aan bij regionale of landelijke (overheids)trajecten. Efficiënte of doelmatige oplossingen De inspanningen en uitgaven dienen effectief bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel van het inkooptraject. Efficiënt en doelmatig inkopen betekent dat VRNHN tijdens het inkooptraject blijft kijken of de inspanningen die gevraagd wordt van VRNHN en van Inschrijvers, in balans zijn. Dit mag niet ten koste gaan van veiligheid, draagdracht bij de hulpverleners, en nut en noodzaak. Dit is een weegschaal op maat bij elk afzonderlijk traject. Beperken van administratieve lasten VRNHN wil de administratieve last die inkooptrajecten met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken. Dit wordt gerealiseerd door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en overeenkomsten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en het doorlopen van een efficiënt inkoopproces. Waar mogelijk en doelmatig maakt VRNHN gebruik van landelijke standaarden (VNG, NIPV). 2. Wettelijke inkoopkaders Algemeen juridisch kader Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de VRNHN restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: •De Aanbestedingswet; •Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie; •De Aanbestedingswet op Defensie- en Veiligheidsgebied (ADV1); •Burgerlijk Wetboek; •Wet veiligheidsregio’s; •Gids Proportionaliteit; •Aanbestedingsreglement Werken. Bij aanbestedingstrajecten wordt altijd uitgegaan van relevante wetsuitleg zoals neergelegd in actuele jurisprudentie. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht VRNHN neemt bij inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: • Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden; • Transparantie: de gevolgde inkoopprocedure moet controleerbaar zijn. Dit is een gevolg van het beginsel van gelijke behandeling: inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn; • Non-discriminatie: er mag geen onderscheid naar nationaliteit gemaakt worden; • Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. VRNHN past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden; • Wederzijdse erkenning: diensten en middelen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover deze op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de behoeften van de Veiligheidsregio. Duiding van beginselen van het aanbestedingsrecht VRNHN heeft een duiding van de wijze waarop overheidsgelden effectief worden ingezet, transparant wordt gewerkt en de (Europese) wet- en regelgeving wordt gevolgd. De vertaling bestaat uit drie eerdergenoemde doelen die bij elk traject verweven zitten in het proces: 1.Er wordt gekeken naar het verhogen van de toegevoegde maatschappelijk waarde; 2.Er wordt gekeken waar de bestaande kwaliteit verbeterd kan worden met in achtneming van het beschikbare budget. Dit is iets anders dan besparen; 3.Door pragmatisch te werken wordt gezocht naar efficiënte of doelmatige oplossingen. Gebruikte aanbestedingsprocedures De Aanbestedingswet geeft de ruimte om onder de Europese aanbestedingsdrempel eigen beleid voor te schrijven. Deze ruimte is door VRNHN als volgt benut: 1.VRNHN hanteert de Europese drempel, maar maakt géén gebruik van de Nationale procedure. 2.Onder de Europese drempel maakt VRNHN gebruik van een Meervoudig Onderhandse procedure, of 3.Een enkelvoudige gunning. Voor Sociale en Specifieke opdrachten volgt VRNHN de wetgeving. De drempelbedragen voor aanbesteden worden iedere twee jaar door de Europese Commissie herzien aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro. Uiteraard conformeert VRNHN zich aan de verordening. Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van de/het vigerende mandaatregeling en - register van VRNHN. VRNHN wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn mogelijk en toegestaan mits deugdelijk gemotiveerd, en alleen Strategisch inkoopbeleid VRNHN 2025 Pagina 6 van 7 indien die afwijking op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Accountantscontrole – toets op rechtmatigheid Jaarlijks vindt door de accountant een rechtmatigheidstoets plaats met borging op actualiteit en kwaliteit van de inkoopprocessen. Omdat het Strategisch inkoopbeleid geen onderdeel is van het normenkader, vallen de inkooptrajecten onder de Europese drempelwaarde niet binnen het rechtmatigheidskader. Hierdoor ontstaat een stuk doelmatigheid: alle meervoudig onderhandse inkooptrajecten worden met een rechtmatigheidsbril pragmatisch in de markt gezet. Geen complexe trajecten die de markt onnodig veel tijd en geld kosten, zo wordt overheidsgeld efficiënt ingezet en draagt VRNHN bij aan (administratieve) lastenverlichting. Verbijzonderde Interne Controle Er is periodiek overleg met de intern auditor waarbij de bevindingen van de accountantscontrole worden doorgesproken. Dit betekent dat VRNHN proactief aan de slag gaat met bevindingen en aanbevelingen en de voortgang wordt behouden doordat het overleg structureel van aard is. Het dwingt om op een positieve manier naar verbeteringen in ons inkoopproces te streven (PDCA-cyclus). Kwaliteitsborging VRNHN maakt gebruik van een aantal (inkoop technische) kwaliteitsinstrumenten: Landelijke inkoopkalender Op landelijk niveau delen de Veiligheidsregio’s informatie over inkooptrajecten met elkaar. De landelijke inkoopkalender is een standaard om de samenwerking te bevorderen biedt een kijkje in de keuken bij de collega’s, en draagt bij aan slim en efficiënt inkopen. Landelijke inkoopaudit Periodiek vindt een landelijke inkoopaudit plaats bij alle veiligheidsregio’s. Hieruit komen aanbevelingen voor hoe VRNHN inkoop heeft georganiseerd ten opzichte van andere veiligheidsregio’s. Omdat deze aanbevelingen horen bij een doorontwikkeling van inkoop binnen VRNHN, zijn ze onderdeel van de verbeterregistratie. Hiermee wordt geborgd dat deze aanbevelingen niet worden vergeten en dragen ze bij aan de verbetercyclus van het inkoopproces. Inkoopkalender De inkoopkalender draagt als (controle)middel bij aan het monitoren van de trajecten en de capaciteit. Jaarlijks wordt in samenhang met het meerjaren investeringsplan (MJIP) een inkoopkalender opgesteld de capaciteitsvraag berekend. Deze bepaalt of (externe) inhuur noodzakelijk is. Ook kunnen trajecten in samenwerking met andere veiligheidsregio’s, gemeenten of Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV) worden uitgevoerd. De VRNHN inkoopkalender wordt niet openbaar gepubliceerd. VRNHN inkoopvoorwaarden VRNHN hanteert verschillende inkoopvoorwaarden die passend op het type traject, van toepassing worden verklaard: •Diensten: Algemene inkoopvoorwaarden voor diensten (voorwaarden van VRNHN); •Leveringen: Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen (voorwaarden van VRNHN); •ICT: Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT: GIBIT (voorwaarden Vereniging Nederlandse Gemeenten). Deze voorwaarden zijn aan verandering onderhavig. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de publiekssite van VRNHN. Inkoopvoorwaarden bij samenwerkingsverbanden In het kader van een landelijk of regionaal samenwerkingsverband kan VRNHN gebruik maken van andere voorwaarden. In het inkooptraject en in de overeenkomst wordt vermeld welke voorwaarden van toepassing zijn. Oudere overeenkomsten Op overeenkomsten die afgesloten zijn vóór 28 februari 2019 onder de voorwaarden van VRNHN zijn de inkoopvoorwaarden ‘AIV NHN 2013’ van toepassing. Aanbestedingskostenvergoeding VRNHN heeft een (intern) praktisch kader beschreven voor Aanbestedingskostenvergoeding. Dit kader beschrijft óf de aanbestedingskosten van toepassing zijn en zo ja, of sprake is van een vergoeding en hoe hoog de vergoeding is. Dit is afhankelijk van2: 1.De mate van inspanning die leveranciers moeten doen voor een Inschrijving, en de kans voor Inschrijvers om de opdracht te winnen; 2.Waarde van de (potentiële) opdracht en de mate van uitzonderlijke inspanningen die inschrijvers moeten doen; 3.Wat gebruikelijk is in de branche. De vergoeding is bedoeld om inschrijvers tegemoet te komen in de gemaakte kosten voor het uitwerken van de kwaliteitscriteria (bijvoorbeeld het aanleveren van een testproduct) en dekt daarmee niet per sé alle kosten die inschrijvers maken. Duurzaamheid De overheid zet concrete stappen naar een duurzame samenleving. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RON) heeft in opdracht van het ministerie van I&M duurzaamheidscriteria ontwikkeld die overheden kunnen toepassen bij hun aanbestedingen. De duurzaamheidscriteria beschrijven sociale en milieuaspecten voor ruim veertig productgroepen. VRNHN heeft een visiedocument Duurzaamheid ontwikkeld met uitgangspunten die inkoop raken: •Circulariteit wordt overwogen en toegepast waar dit kansrijk is in inkooptrajecten; •Bij inkooptrajecten wordt de R-ladder toegepast; •Streven naar 10% minder afval. Waar het kan en meerwaarde biedt, wordt passend bij het inkooptraject, duurzamer uitgevraagd.